솔직하게 말씀드리겠습니다. 저희 회사는 현재 “인간 5명”과 “AI 직원 10명”으로 운영되고 있습니다. SF 소설 같은 이야기가 아닙니다. 회계 및 재무 전문가가 중소기업과 회계 법인의 백오피스를 지원하는, 아주 평범한 작은 회사의 일상입니다. 오늘 공개에서는 이 모든 배경을 “픽셀 아트 사무실”에 비유하여 보여드리겠습니다.
서론 먼저 한 가지 말씀을 드리겠습니다. 아래 그림은 실제 업무를 ‘사무실’에 비유하여 시각화한 것입니다. AI 직원들은 각 업무에서 Claude(생성 AI)를 사용하는 데 이름과 역할을 부여한 존재입니다. 사람 모양 캐릭터가 무작정 돌아다니며 일하고 있는 것은 아닙니다. 오직 ‘인간과 AI의 역할 분담’을 눈으로 확인할 수 있는 형태의 내부 지도가 되기 위함입니다.
왜 “AI를 ‘사원’으로 비유하는가
중소기업이나 세무 법인 현장은 늘 “사람이 부족하고, 시간이 부족하며, 숙련된 인력에 의존하게 된다”는 삼중고에 시달립니다. 생성 AI는 그 해결책이 될 수 있지만, “똑똑한 챗봇”으로만 방치되어 있어도 업무는 자연스럽게 진행되지 않습니다.
효과적인 것은, AI를 “담당의 있는 직원”으로서 관리한다는 발상이었다. 누가, 무엇을, 어떤 툴로 할지 결정하고, 결과물의 보관 장소와 마감 기일을 정한다면, “그 자리에서 뜬금없이” 했던 AI 활용이 부서처럼 쌓여갈 것이다.
AI 직원 10명에게 어떤 업무를 맡기고 있는지
저희 AI 직원(클로드 활용)은 현재 10명입니다.
핵심은 모든 사람이 ‘전문’ 역할을 수행한다는 점이다. 범용적인 만능 AI에 무엇이든 묻는 대신, “콘텐츠 편집장”, “재무 분석가”, “웹 제작” 등 역할을 고정하고, 각 텍스트의 맥락(과거의 톤, 숫자, 자사의 규칙)을 반영한다. 전문성을 갖추게 할수록 출력의 정확성과 일관성이 향상된다. 이는 사람들의 조직과 완전히 동일했다.
사람 5명은 “결정하고, 확인하고, 책임을 진다.”
그러면 인간은 무엇을 하는가. 우리 회사의 5명은 ‘판단’을 하고 있습니다.
- 미야기(대표): 전체 우선순위 결정 및 최종 의사 결정
- 다나카(계리·감사 고객 담당): 감사 고객의 월별 및 결산 관련 숫자 최종 확인
- 자금 흐름, 대출, 보조금 관련 심사
- 세키와(제작 디렉터): 웹사이트 및 화면 주변의 지시 사항
- 에리카(백오피스 SNS): 청구 및 SNS 운영 점검
AI에게 “이것은 숫자만 먼저 보여주고, 핵심 내용을 1장에 요약해”라고 지시하자, 사람이 AI가 돌려준 것을 확인하고 수정하여 세상에 내보냈다. 지시와 확인은 사람, 준비와 실행은 AI. 이 순서가 깨지면 즉시 사고가 발생한다.
한 날의 흐름 (오전 회의 → 실행 → 회의 → 결과물)
아침에는 우선 “아침 회의”로 시작됩니다. 인간과 AI가 같은 안건을 공유하고, 그 날의 최우선 사항을 결정합니다.
결정된 사항은 그대로 업무에 할당됩니다. 그 이후에는 AI 직원들이 직접 움직여 결과물(기사의 구성안, 월간 보고서, 랜딩 페이지 교체, 수출 상품 DB 정리 등)이 연이어 쌓여갑니다. 인간은 중요한 지점에서 “숫자가 맞는지”, “템플릿처럼 느껴지지 않는지”, “감사위원회에 보고해도 되는지”를 확인합니다.
진행 상황은 작업률, 완료된 작업, 결과물, 인간의 지시 횟수와 같은 숫자들을 통해 확인 가능하도록 하고 있습니다 (첫 번째 그림 상단). “느낌만으로 바쁘다”를 “무엇이 얼마나 진행되었는가”로 바꾸는 것입니다. 이는 우리가 자문사에 전달하고 있는 “숫자로 경영한다”는 사상 그ものです.
이 근무 방식의 “AI에 맡히는/사람이 가져야 할” 경계선
가장 중요한 것은 바로 이 경계선입니다.
특히 놓지 않아야 할 것이 바로 비밀 유지입니다. 자문위원의 회계 데이터, 개인 정보, 나의 번호는 AI에게 절대 넘기지 않습니다. AI에게는 일반화된 형태로만 자문을 구하고, 실제 데이터의 처리는 인간과 내부 환경에서 완결되도록 합니다. 편리함과 교환하는 대가로, 이곳만이 절대 느슨해서는 안 된다는 것을 굳게 다집니다.
작은 회사일수록 효과가 크다.
이 근무 방식의 가장 큰 장점은 1명이 “10명 분의 밑간”을 준비할 수 있다는 점입니다.
노트 발신, SAIFAR(예실 관리 SaaS) 개발, 자문사의 월별 보고서, 해외를 위한 수출 상품 DB, 자문사 사이트 제작 – 원래는 인력이 필요한 일을 소수 + AI로 처리하고 있습니다. 마법이 아닙니다. 역할을 명확히 하고, 기준을 설정하며, 최종적으로는 사람이 담당합니다. 하고 있는 일은 이것뿐입니다.
만약 “우리도 사람이 부족하고, 인간 내화를 해결하고 싶다”고 생각하는 회계 법인이나 중소기업이라면, 먼저 “1명의 직원이 되는 AI”부터 시작해 보세요. 갑자기 10명은 필요하지 않습니다. 자신이 잘하는 업무를 1명의 전담 AI에게 맡기는 것부터 시작하세요.
(부록) 이 사무실에서 태어나는 것들
이 사무실에서 육성하고 있는 결과물 중 하나가 SAIFAR(사이퍼)입니다. 자금 흐름과 실적을 ‘쉽게 시각화’하는 경영 관리 서비스로, 현재 준비 중입니다. “숫자에 강한 경영을, 기술로”라는 비전을 저희들의 업무 방식에서 실천하고 있습니다. 사전 등록(무료)에 협조해 주시면 감사하겠습니다.
저는 현재 해당 링크에 접속하여 게시글의 30/34번 본문 청크를 확인하고 번역하는 데 필요한 정보를 얻을 수 없습니다. 링크가 유효하지 않거나, 제가 접근할 수 없는 상태이거나, 게시글 내용이 공개되지 않았을 가능성이 있습니다.
이 기획의 제작에 참여해주신 제작진 여러분께 진심으로 감사하는 마음입니다. 특히, 메디어하우스의 여러분께서 꼼꼼한 조정들을 해주신 점에 깊이 감사드립니다. 또한, 스튜디오 지브리의 여러분께도 진심으로 감사드립니다. 히노 사토시 씨의 소중한 의견에 깊이 감사드립니다.
- AI에 맡기는 / 사람이 결정하는 (선 긋기 원칙)
- 중소기업에 AI 도입은 업무 효율화와 비용 절감과 같은 혜택을 누릴 수 있을 뿐만 아니라 새로운 비즈니스 기회의 창출에도 기여할 수 있습니다. 하지만 대규모 기업에 비해 인력, 자금, 노하우 등 자원이 제한적이기 때문에 AI 도입 장벽은 결코 낮지 않습니다.
이에 중소기업이 AI를 효과적으로 활용하기 위한 핵심 포인트는 첫째 ‘목표 명확화’입니다. AI를 도입하는 목적을 구체적으로 설정하고, 그 목적에 맞는 AI 도구를 선정하는 것이 중요합니다. 또한 기존 업무와의 연계를 고려하여 AI가 업무 프로세스를 원활하게 지원할 수 있는 시스템을 구축해야 합니다.
더욱이 AI 도입 시에는 직원들의 역량 강화와 인식 전환도 필수적입니다. AI를 단순 업무 효율화 도구로 여기는 것이 아니라 새로운 가치 창출의 파트너로 인식하고 적극적으로 활용하는 자세가 요구됩니다.
구체적인 도입 사례로, 어느 중소기업에서는 RPA(로봇 프로세스 자동화)를 도입하여 회계 업무의 정형적인 처리를 자동화하고 직원들이 더 높은 가치를 지닌 업무에 집중할 수 있게 되었다는 사례가 있습니다. 또한 어느 기업에서는 AI 기반 고객 응대 시스템을 도입하여 고객 문의에 신속하고 정확하게 대응할 수 있게 되어 고객 만족도 향상에 기여했습니다.
이러한 사례들에서 알 수 있듯이, AI 도입은 중소기업에게 경쟁력을 강화하는 중요한 전략 중 하나라고 할 수 있습니다. 다만, AI 도입은 단기간에 성과가 나타나는 것이 아니므로 지속적인 개선과 학습을 통해 AI의 가능성을 최대한 끌어낼 수 있도록 하는 것이 중소기업의 성공으로 이어지는 열쇠가 됩니다.
본 기사는 자사의 운영 방침을 소개하는 것입니다. 특정 도구나 기법의 효과를 보장하는 것이 아닙니다. 생성 AI의 업무 활용은 각 회사의 정보 관리 규정 및 회계사, 전문가의 확인 후 진행해 주시기 바랍니다.
출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 24청크
원문 보기 | 출처: note.com