몇 시간 동안 정성을 들여 만들었던 화면이, 다음 날에는 痕跡 없이 완전히 다른 모습으로 변해 있는 아침이 있었습니다.
그 날 맡고 있던 일은 자산 관리 화면을 보기 좋게 만드는 작업이었습니다. 한 명의 AI 직원에게 숫자 배열 방식이나 표시 전환까지 세부적으로 조정하도록 지시하고 있었습니다. 다음 날 아침, 확인을 위해 화면을 열었더니, 확실히 움직임이 있었습니다. 하지만 화면 속 내용은 완전히 다른 AI 직원이 만든 다른 구현으로 대체되어 있었습니다. 쌓아 올린 노력은 온데간데없이 사라진 것이었습니다. 어느 AI 직원으로부터도 “완료되었습니다”라는 보고가 있었기 때문에, 제가 실제로 작동하는 것을 확인하기 전까지 아무도 이 사고에 눈치채지 못했습니다.
소식이 전해지지 않는다는 의미로 이해됩니다.
원인을 확인해 보니, 답은 놀라울 정도로 단순했습니다. “지금 이 화면을 누가 만지고 있는지”를 아무도 지켜보지 않았던 거죠.
인간의 직장에서는 이러한 사고가 잘 일어나지 않습니다. 옆자리 동료의 관심이나, 채팅 한 조각으로 “지금 A씨가 저곳을 만지고 있다”는 정보가 자연스럽게 공유되기 때문입니다. 그러나 여러 개의 AI에게 업무를 맡기면, 이러한 관심이 완전히 소홀해집니다. AI에게는 피로도도 억제할 것이 없기 때문에, 같은 대상에 대해 안심하고 두 명의 담당자가 동시에 개입해 버리는 것입니다.
처음에는 어느 AI 직원의 부주의로 인한 것이라고 생각했습니다. 하지만 냉정하게 되돌아보면, 어느 쪽도 주어진 지시대로 움직이는 것뿐이었습니다. 문제였던 것은, 담당 업무의 중복을 방지하는 시스템 자체가 처음부터 존재하지 않았던 것입니다.
잡기 전에 보는 것을 모든 사람이 지나다니는 곳에 놓다
그 결과, 회사 내에서는 “작업札”이라는 시스템을 만들었습니다. 규칙은 다음과 같이 네 가지 뿐입니다.
어떤 대상에 손을 대기 전에, 그 대상에 카드가 놓여 있는지 매번 확인합니다.
상황이 좋았다면 제 이름으로 쪽지를 꽂고 작업부터 시작할 텐데.
작업이 지속되는 동안에는 정기적으로 자를 업데이트합니다.
작업이 끝나면 라벨을 제거하십시오.
지가 꽂힌 대상에는 다른 담당은 손을 대지 않습니다. 꼭 관계하고 싶을 때는 갑자기 편집하는 것이 아니라 먼저 아이디어를 작성해서 “지금 누가 담당인지” 확인하는 형태로 바꾸었습니다. 서로 뺏기지 않고 확인을 한 번 덧붙인 것뿐입니다. 지에는 기한도 설정했습니다. 장시간 방치된 지는 자동으로 멸실하고 다른 담당이 이어받을 수 있도록 했습니다. 주인이 모르는 상태로 멈춰 있는 대상을 만들지 않기 위해서입니다.
솔직히 처음에는 “이런 단순한 방식으로 막을 수 있을까”라는 의심을 품었습니다. 하지만 실제로 효과를 본 것은 복잡한 조정 메커니즘이 아닌, “만지는 전에 보는 것”이라는 1단계를 모든 사람이 매번 거치는 장소에 설치한 것이었습니다. 도입 직후에도 2명의 담당자가 같은 자료에 동시에 착수하려던 상황이 있었지만, 한쪽이 카드 존재를 알아차리고 스스로 손을 빼, 사고는 발생하지 않았습니다. 시스템이 실제로 작동하는 순간을 보고 계속 잘 되었다는 것을 느꼈던 것을 기억합니다.
자가가 없어도 업데이트 시간은 확인하세요.
운영을 지속하면서 또 다른 중요한 습관이 추가되었습니다. 장을 확인하는 시스템이 있어도, そもそも札을 세우는 절차 자체를 잊고 작업을 시작하는 경우가, 매우 드물게 남아 있었기 때문입니다. 지금은 장의 유무에 더하여, 대상 폴더나 파일의 업데이트 시점도 확인하도록 하고 있습니다. 수십 분 이내에 다른 담당자가 건드렸다면, 장이 없어도 동시 진행을 의심합니다. 이중의 확인을 통해 한쪽 확인을 잊더라도, 다른 한쪽에서 알아챌 수 있는 형태로 만들었습니다.
유효 기간이 만료된 카드(札)를 무단으로 승계(引き継)하는 행위, 즉 ‘횡取り’도, 임의로 할 수 있는 방식이 아닙니다. 먼저 카드가 실제로 유효 기간이 만료되었는지 확인한 후 승계하고, 이전 담당자가 누구였는지는 기록으로 남깁니다. 현재 담당자가 항상 한 명으로 명확하게 특정되는 상태를 유지하는 것이 이 규약 전체의 목적입니다.
인간의 현장에서도 결국에는 똑같다.
생각해 보면, 이는 인간의 현장에서도 같은 이야기입니다. 예정의 이중 예약을 방지하는 데 필요한 것은 고도의 조정 능력이라기보다는 캘린더를 하나로 맞추는 것이었습니다. 여러 담당자가 같은 자료나 같은 고객에게 접근하는 업무라면, AI인지 여부와 관계없이 이 관점은 그대로 적용될 수 있을 것입니다.
맡는 사람이 많아질수록 이와 같은 충돌이 잦아집니다. 현재 여러 AI 직원들이 동시에 움직이고 있지만, 이 규약을 적용한 이후로는 동일한 종류의 사고가 한 번도 발생하지 않았습니다. 사고 감소 효과 자체보다 더 컸던 것은 제가 “지금 누가 무엇을 하고 있는지 알 수 없는” 불안에서 벗어났다는 점입니다. 불안한 상태에서 맡는 범위를 넓히는 것과 확인 가능한 형태로 넓히는 것과는 결국 맡을 수 있는 양 자체가 달라집니다.
사고가 일어난 날을 되돌아보면, 사라진 것은 수 시간 분량의 작업만이 아니었습니다. 원인을 특정하는 데에도 시간이 걸렸고, 재작업에도 시간이 걸렸으며, 그 날 할 수 있었던 다른 업무에도 손이 도不到 않게 되었습니다. 하나의 충돌이 생각했던 것보다 넓은 범위에 영향을 미친 것이었습니다. 시스템을 바로잡는 데 드는 노력과 사고가 일어날 때마다 지불해야 하는 비용을 비교하면, 전자가 훨씬 가볍다는 것을 깨달았습니다. 지금은 AI 직원 73명이 동시에 움직이는 체제가 되었지만, 이 작업札처럼 작은 규약이 규모가 커질수록 효과가 나타난다는 것을 실감하고 있습니다.
만약 앞으로 여러 AI나 AI 툴을 동시에 실행해 보려고 한다면, 가장 먼저 결정해야 할 것은 작업의 절차 자체보다 “누가 지금 어디를 담당하고 있는지, 어떻게 알 수 있는지”에 대한 것일 겁니다. 절차는 나중에 얼마든지 바로잡을 수 있지만, 담당의 중복만은 발생해 버린 후에는 되돌릴 수 없습니다.
이는 AI들끼리만의 문제도 아닙니다. 여러 외주 업체나 직원들에게 동일한 자료나 동일한 고객 대응을 동시에 의뢰하는 경우도 구조는 완전히 같습니다. “누가 이것을 처리하고 있을 것이다”라는 착각이 중복 작업이나 의견 불일치의 가장 큰 원인이 됩니다. 담당을 하나로 좁히는 시스템은, 도구가 사람이라도 AI라 해도 효과는 변하지 않을 거라고 생각합니다.
저는 이러한 실패들을 하나씩 기록하고, 다시는 발생하지 않도록 규약을 쌓아왔습니다. 작업지에 대한 내용이 포함된 12가지 실패와 규약 89본 중 처음 읽어야 할 10개를 무료 보고서에 모아 놓았습니다. 관심 있으신 분들은 다음 링크에서 읽으실 수 있습니다.
실제로 위임할 때의 내용을 모아서 제공하는 유료 기사입니다. 제가 회사에서 사용하는 규정 50조의 전체 내용에, 각 조마다 “왜 필요한가”와 “내일 운영하는 데 도움이 되는 팁”을 덧붙인 것입니다 (1,980엔).
처음 30일 동안 진행할 업무를 맡기는 절차에 그대로 복사 가능한 지시서와 매일 검수표 등 6개의 양식을 첨부한 상품도 있습니다(980엔).
X에서도 매일 맡은 일의 실화를 짧게 쓰고 있습니다.
출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 16청크
원문 보기 | 출처: note.com