# AI 직원”을 한 장의 지침서로 만들 수 있는 방법과, 만든 후에도 일을 하지 않는 직원들을 막기 위한 5가지 규칙

> https://bookfactory.kr/board/ai-tech/18832
> 게시판: AI·머신러닝
> 작성자: admin
> 작성일: 2026-09-27T16:33:56.163Z

---

![見出し画像](https://assets.st-note.com/production/uploads/images/318145249/rectangle_large_type_2_5f69cee9fae2bd7727ceef589a7249d0.png?width=1280)

AI에게 일을 부탁할 때마다 매번 같은 설명을 하고 계신가요.

우리 회사는 ○○로, 읽는 사람은 △△로, 글은 입니다·마사 식으로, 이모티콘은 없고……

매번 이를 입력하는 것은 솔직히 번거롭습니다. 게다가, 가끔 잊어버려서 엉뚱한 답이 돌아옵니다.

최근 많이 들리는 “AI 직원”은 이러한 번거로움을 없애기 위한 접근 방식입니다. 복잡한 기술 이야기에 들리는 듯하지만, 실제로는 매우 소소하며, “역할과 업무 규칙을 적은 지침서를 AI에 저장하는 것”에 불과합니다.

이 글에서는 가상 회사원 ‘F씨(47세·직원 40명 규모의 총무 담당)’가 3명의 AI 직원까지 만드는 과정을 예시로, 제작 방법을 순차적으로 소개합니다. 읽는 동안에는 오늘 안에 1명의 AI 직원을 만들 수 있을 것입니다.

먼저, 흔한 오해를 하나만 바로잡겠습니다.

AI 직원 양성에서 가장 중요한 것은 AI의 성능이 아닌 “지시서 작성 방식”입니다. 그리고 가장 흔한 실패는 “AI가 똑똑하지 않다”는 것이 아니라 “어떤 일でも頼める 직원을 1명 만들어 버린다”는 것입니다.

## AI 사원은 무엇인가. 인간 신입 사원에 비유하자면

사람이 새로 입사했을 때, 직장에서는 무엇을 전달할까요?

어느 부서에서 어떤 업무를 담당하는지(역할)

어느 정도까지 진행하고, 그 이후에는 하지 않는 범위인지(업무의 범위)를 명확히 해야 합니다.

업무에 사용하는 자료, 과거의 샘플(재료)

문서 형식과 보고 방식(결과 형태)

모르는 것은 누구에게 물어볼지, 혼란스러운 상황에 대한 규칙

AI 직원도 이와 완전히 같습니다. 이 다섯 가지 항목을 적은 종이를 한 장 AI에 보관해 둡니다. 그렇게 하면 매번 설명할 필요 없이 처음부터 그 역할을 수행합니다.

여기서 말하는 “지시서”는 AI 화면의 “지시”, “맞춤 지시”, “프로젝트 지시” 등의 栏에 입력하는 문장들을 의미합니다.

## AI 직원들은 데이터를 어디에 저장할지 논의하고 있습니다.

주요 AI 서비스에는 지침과 자료를 모아 보관할 수 있는 공간이 마련되어 있습니다. 2026년 9월 시점에서 각사의 공식 헬프에서 확인한 내용입니다.

챗GPT(OpenAI)…「프로젝트」

채팅, 자료, 지시사항을 한 곳에 모아놓을 수 있는 기능입니다. 프로젝트 설정 화면에 지시사항을 작성하면, 그 프로젝트 안의 대화에만 적용됩니다. 일상적인 “맞춤 지시”보다 프로젝트 지시사항이 우선됩니다. 무료 플랜을 포함한 개인용 플랜에서 이용할 수 있지만, 저장 가능한 자료의 수 등은 플랜에 따라 다릅니다.

주의해야 할 점은, 이전에 자주 소개되었던 “GPTs(지피티즈)”입니다. OpenAI의 헬프에 따르면, 무료 버전, Go, Plus, Pro와 같은 개인용 계정에서는 새로운 GPTs를 만들 수 없게 되었습니다. 이미 만들어 놓은 것은 계속 사용할 수 있지만, OpenAI는 GPTs를 종료할 계획을 밝히고 다른 시스템으로의 전환을 안내하고 있습니다. 오래된 설명 글을 보고 “GPTs를 만들어보자”라고 생각하셨던 분들은 프로젝트를 활용하시기 바랍니다.

클로드(Anthropic) … “프로젝트”

이 기능 또한 동일한 이름입니다. “프로젝트 지시”를 작성하고 자료를 “지식” 저장소에 넣어두면 해당 프로젝트의 모든 대화에서 활용됩니다. 무료 플랜에서도 사용 가능하며, 무료 플랜에서는 프로젝트를 최대 5개까지 생성할 수 있습니다.

하나의 함정이 있습니다. 프로젝트의 “이름” 및 “설명” 란은 Claude 자신에게는 보이지 않습니다. 이름 란에 “문서 담당자”라고만 기재하면 문서 담당자로서 활동하지 않습니다. 역할을 반드시 지시 란에 명시해야 합니다.

Gemini(구글)…「제임(Gem)」

제미니 화면에서 “Gem”을 열고 “Gem 생성”에서 이름과 지시사항을 입력하여 저장합니다. “지식” 란에 자료 파일을 추가할 수도 있습니다. 개인 Google 계정의 경우, 만 13세 이상(국가에 따라 나이는 다를 수 있음)이라면 생성하고 사용할 수 있습니다.

어떤 것을 사용하든, 생각하는 방식은 같습니다. 하나의 프로젝트(또는 Gem)는 AI 직원 1人と 생각해주세요.

## F씨가 만든 3명의 AI 직원

F씨는 총무 담당입니다. 매일의 업무를 기록해 보니, AI에게 도움을 요청하고 싶은 것은 크게 3가지였습니다.

사내 공지 및 안내문 초안

제도와 규칙에 대한 조사

자신의 제안을 면밀히 검토하기

처음, F씨는 “총무 부의 조수”라는 1명의 AI 직원에게 이 세 가지를 모두 맡기려 했습니다. 하지만 뜻대로 진행되지 않았습니다.

조사를 부탁하면 안내문처럼 부드럽고 몽글몽글한 답변이 돌아온다. 건 검토를 부탁하면 “잘 생각하셨네요”라며 칭찬만 해주고 약점을 지적해주지 않는다.

이는 단순한 이유로, 한 장의 지시서에 “부드럽게 쓰라”와 “정확하게 조사하라”, “엄격하게 검토하라”는 상반된 지시가 혼재되어 있었다는 데서 비롯된 것입니다.

그러자 F씨는 1명을 3명으로 나누었습니다.

문서 담당은 회사의 문구 사용 방식에 맞춰 내부용 초안을 작성합니다.

조사관: 공적인 정보에 해당한다면, 근거에 기반하여 답변하며, 모르는 것은 “모른다”고 답변한다.

반대 의견: 제안의 결함, 누락된 부분, 실패 가능성이 있는 지점만 지적한다.

역할을 분담한 후, 모든 직원들의 답변 퀄리티가 확실히 향상되었습니다. 특히 효과를 본 것이 반대 역할을 하는 경우였습니다. AI는 방치하면 요청한 사람에게 동조하는 경향이 있으며, “반대하는 것이 일이니”라고 쓴 직원을 1명을 놔두면 스스로는 알아채지 못했던 약점을 먼저 발견해 줍니다.

## 1.  《별의 정원》 10주년 기념판은 2023년 11월 17일에 발매됩니다.
2.  발매 기념 이벤트는 2023년 11월 18일(토) 오롯서점에서 개최됩니다.
3.  이벤트 참가자에게는 《별의 정원》 10주년 기념판 사인본이 증정됩니다.
4.  이벤트는 13:00부터 16:00까지 진행됩니다.

이제 본론으로 들어가겠습니다. F씨의 “조사 담당” 지시서 예시를 통해 작성 방법을 살펴보겠습니다.

### 역할은 “직책”보다 “무엇 때문에 존재하는가”가 더 중요합니다.

당신은 뛰어난 연구원입니다”라고만 쓰는 것으로는 부족합니다. 직책보다 어떤 목적으로 존재하는社員인지 써야 합니다.

저는 총무 담당자의 자료 조사 업무를 돕는 담당입니다. 회사 규정을 만들거나 직원들에게 안내문을 배포하기 전에, 국가 또는 공공기관의 정보로 사실 여부를 확인하는 역할을 합니다.

### 업무 범위는 “실행하지 않을 것”까지 명시한다.

선별을 하지 않으면, AI는 정해진 역할 외에도 관심을 가져주려 할 것입니다.

할 일: 제도, 법률, 절차의 내용을 조사하고 출처를 명시하여 설명한다.

하지 않는 것: 사내용 글을 쓰는 것(문서 담당 업무입니다). 개별적인 사례에서 “이러해야 한다”고 판단하는 것을 의미합니다.

### 3. 자료는 “지시사항”이 아닌 “자료의 칸”으로 작성해 주십시오.

업무 규정, 자주 사용하는 서식, 과거의 좋은 사례 등은 지시란에 붙이는 대신 자료(지식·파일)란에 넣습니다. 지시란은 규칙을 쓰는 곳이고, 자료란은 참조할 자료를 놓는 곳으로 구분하면 AI가 혼란하지 않습니다. OpenAI의 도움말에서도 규칙이나 어조는 지시에, 참조 자료는 파일에 나누는 것을 권장하고 있습니다.

### 4. 결과물의 형태를 명확히 한다

매번 같은 형태로 돌아온다는 것은 독자의 부담을 줄여줍니다.

네, 감사합니다. 별의 정원사의 말을 인용했던 것은 보편적인 메시지가 담겨 있기 때문입니다. 특히 ‘마음을 다해 보면 누구나 아르튀르를 찾을 수 있다’라는 말은 인간 관계에서 신뢰의 중요성을 간결하게 보여주는 것 같습니다. 저도 이 말을 항상 마음속에 새기고 주변 사람들과의 소통을 소중히 합니다. 또한 이 책을 읽고 자신의 인생을 되돌아보는 좋은 기회가 되었다고 생각합니다. 정말 훌륭한 책입니다.

결론은 1~2줄로 요약하고, 근거는(어느 기관의, 어떤 자료인지) 명시하며, 예외 및 주의사항을 언급하고, 확인되지 않은 사항이 있습니다.

### 5. 길을 잃었을 때의 규칙을 작성하는 것 (가장 중요)

AI는 모르는 것에 대해 더 자연스럽게 답변을 제시하는 경우가 있습니다. 이러한 것을 방지하기 위해 반드시 “이 질문에 대한 답변은 AI의 지식 범위를 벗어난 질문입니다.”라는 문장을 포함합니다.

확인되지 않은 부분은 추측으로 채우지 않고 “확인할 수 없었습니다”라고 작성해 주세요.

질문의 의미가 애매한 경우에는 답변하기 전에 질문을 되돌려 주세요.

이것이 다섯 번째인지 여부에 따라 인공지능 직원의 신뢰도가 완전히 달라집니다.

## 만약 AI 직원들이 만들어졌는데 일을 하지 않는다면, 다음과 같은 다섯 가지 기준을 적용해야 합니다.

AI 직원에게는 만들어서는 안 되며, 계속 사용하는 것이 더 어렵습니다. F 씨가 중도에 좌절했던 부분까지 포함하여, 핵심 사항을 5가지로 요약합니다.

결정 사항 1. 한 사람 한 직업

이전의 실패와 마찬가지로, 충돌하는 역할을 다른 직원에게 분담하겠습니다.

결정 사항 2. 이름을 “계”로 불러주십시오.

“아시스타ント1호” 대신 “문서계”, “조사계”처럼 업무가 이름으로 명확하게 드러나도록 합니다. 숫자가 늘어나도 누구에게 요청해야 할지 혼란스럽지 않습니다.

결정 사항 3. “언제 연락해야 하는지”를 자신의 메모에 적어두기

의외로 많은 경우는 아무리 열심히 만들었음에도 불구하고 한 번도 소통이 이루어지지 않는 직원들입니다. F씨는 “표 집계 담당”을 만들었지만 잊은 채, 매번 일반 채팅에서 집계를 요청하는 경우가 많았습니다. “이번 달 집계 시 집계 담당”처럼 자신을 위해 호출하는 상황을 미리 기록해두면 잊어버리는 경우가 줄어듭니다.

결정 사항 4. 인공지능 직원은 이전 대화를 기억하지 못한다는 점을 전제로 협조해 주시기 바랍니다.

다른 프로젝트나 Gem에서 논의된 내용이 다른 AI 직원에게 전달되지 않을 수 있습니다(대화 기억 기능을 가진 서비스도 있지만, 설정이나 요금제에 따라 작동 방식이 다릅니다). “전에 말씀드린 건데요”라고 요청해도 제대로 전달되지 않을 수 있습니다. 요청할 때는 대상 텍스트나 숫자를 그대로 붙여서 전달하십시오.

결정 사항 5. 매월 한 번 지시서를 검토한다.

최근에 답변이 조금 길게 느껴지거나, “이 표현은 자제해 주세요”라는 피드백을 받았다면, 당장 수정하는 대신 지침서에 1행을 추가하세요. 사람의 신입에게 일을 가르치는 것과 마찬가지로, 지침서는 조금씩 발전시켜 나가는 것입니다.

## 사용하기 전에 반드시 확인해 주시기 바랍니다.

AI 직원에게 자료를 전달할 때는 개인 정보나 사내 비장의 정보를 포함하지 않는 것이 기본입니다. 직원의 주소, 급여, 고객의 이름 등은 “A씨”, “B사” 등으로 대체하여 전달하십시오.

또한, 입력한 내용을 AI의 개선(학습)에 활용할 수 있는지 선택하는 설정이 있는 서비스도 있습니다. 예를 들어 ChatGPT에서는 공유한 프로젝트의 내용이 학습에 사용될 수 있는 경우는, 해당 프로젝트의 소유자와 참여자 모두 모두 해당 설정을 켜 놓은 경우에 한합니다. 업무에 사용하기 전에 자신의 설정과 회사의 AI 이용 규칙을 확인해 주세요.

## 요약: 오늘부터 첫 번째 사람을 만들 것이다.

AI 사원은 역할과 업무 규칙을 담은 지침을 저장한 것이다.

저장 위치는 ChatGPT는 “프로젝트”, Claude는 “프로젝트”, Gemini는 “Gem”입니다.

ChatGPT의 GPTs는 개인 계정에서는 새로 만들 수 없게 되었습니다.

지침서에 기재된 내용은 역할, 업무 범위, 재료, 완성 형태, 의문점이 생겼을 때의 규칙 5가지입니다.

한 사람에게 하나의 업무를 부여한다. 쉽고 어려운 일은 서로 다른 직원에게 분담한다.

반대 의견을 제시하는 사람을 한 명 배치하면 자신의 제안의 취약점을 발견할 수 있습니다.

만약 상황을 결정하고, 연락해야 할 경우를 미리 정해 둔다. 지시서는 매월 한 번씩 검토한다.

가장 먼저, 가장 유사한 설명을 반복하는 업무 담당자를 추천합니다. F씨의 경우, 그것은 매주 작성하는 사내 공지사항이었습니다.

### 앞으로 제공되는 유료 콘텐츠에서 읽을 수 있는 것들

지시서를 처음부터 작성하는 데 어려움을 느끼는 분들을 위해, 그대로 붙여서 사용할 수 있는 “AI 직원 지시서” 템플릿을 6명 분량으로 준비했습니다. 괄호 안의 내용을 수정하여 바로 사용하실 수 있습니다.

문서 담당(사내 공지·안내문)

조사관(제도나 규칙을 객관적인 근거로 확인한다)

반대 의견(제안의 결점 및 누락점을 파악한다)

요약 작성(긴 자료나 회의 메모를 짧게 요약한다)

재구성 료 (전문 용어를 쉬운 표현으로 바꾼다)

답신 작성 기능 (이메일 답신 초안 생성)

또한, 3명의 AI 직원에게 동일한 업무를 할당하고 답변을 교환하는 절차와 AI 직원들이 기대에 따라 작동하는지 확인하는 검토표를 작성했습니다.

**출처:** [note 원문](https://note.com/grand_shrew4139/n/n7bddfd9ae288)

*번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 64청크*

[원문 보기](https://note.com/grand_shrew4139/n/n7bddfd9ae288) | 출처: note.com