1주간의 업무 메모 → AI/사람/나 분류표 → 첫 번째 하나를 고르는 표 → 매주 사용할 수 있는 루틴 카드. 작성 예시가 포함된 시트 4장, 시범 운영에서 “어디를 고칠지”를 확인하는 조견표, 완료 여부를 확인하는 완료 체크 포함.
※ 이 글은 매거진 “매주 업무 3개를 AI 직원에게 맡기기까지”(전 5장으로 완결 예정)의 제2장에 해당하는 내용입니다. 제1장 “채용”에 해당하는 것은 단품으로 공개 중인 키트 “인간은 한 명, 직원은 AI. 1인 회사의 AI 직원을 오늘 1명 채용하는 복붙 키트[개정판]”이며, 10월 하순 이후에 매거진에 추가할 예정입니다. 이 글만으로도 사용할 수 있도록 썼습니다. 키트: https://note.com/kazu_ai_company/n/ncb568a56161c
이 장에서 달라지는 점
AI 사원 1명을 채용한 다음 날 아침 이야기입니다.
새 채팅에 설정을 붙여넣으면, AI는 "작업을 보내주세요"라고 답합니다. 그리고 그대로 기다립니다. 매우 예의 바릅니다.
곤란한 건 이쪽입니다. 어제는 '문의에 대한 답장'이라는 알기 쉬운 일감 하나가 있었습니다. 하지만 오늘은 무엇을 부탁해야 할지 바로 떠오르지 않습니다.
그대로 오늘도 혼자서 전부 해버립니다. 이대로 계속되면 AI 사원은 '가끔 부르는 사람'으로 끝나버립니다.
이 장에서는 당신의 업무 중에서 ‘AI에게 맡길 수 있는 일’을 찾아, 그중 하나를 매주 그대로 쓸 수 있는 의뢰서로 만듭니다.
다 읽고 나면 손에 남는 것은 이것입니다.
- 1주일간의 나의 업무 목록
- 업무별로 ‘AI/사람/자신’을 구분한 표
- 처음에 맡길 1가지와 그것을 선택한 이유
- 그 일을 매번 다시 설명하지 않고 맡길 수 있는 의뢰서(ROUTINE CARD)
준비물
- 평소 사용하는 AI 채팅(ChatGPT나 Claude 등)
- 스마트폰 메모나 종이 한 장
- 3일~1주일 치 자신의 업무 기록(기록 방법은 뒤에서 설명하겠습니다)
- 있으면 좋은 것: 제1장에 해당하는 키트로 만든 AI 직원 설정 (없어도 진행할 수 있습니다)
※ 이 글에서의 'AI 사원', '채용'은 AI 챗에 역할을 정해 일을 맡기는 것에 대한 비유입니다. 실제로 사람을 고용하는 이야기가 아닙니다.
진행 순서는 위에서부터 차례대로입니다. 업무를 적어 보기 → 보낼 곳을 나누기 → 하나 고르기 → 의뢰서로 만들기 → 두 번 시도해 보고 수정하기. 이 장에서 만든 의뢰서는 다음 제3장 '확인'에서 그대로 사용합니다.
준비는 47분, 본 촬영은 31초였다
우리 회사에서 실제로 있었던 이야기부터 시작하겠습니다.
저는 1인 회사를 운영하고 있습니다. 조사, 전략, 제작, 발행, 분석이라는 5가지 업무에 각각 담당 AI 직원을 두고 있습니다.
어느 날 AI 직원이 기사 표지 이미지의 일부(인물의 손)를 수정했습니다. 이미지를 다시 만드는 작업 자체는 31초 만에 끝났습니다.
그런데, 그곳에 도착하기까지 준비하는 데 약 47분이 걸렸습니다.
어디를 고칠지, 어떻게 지시할지, 완성된 것을 어떻게 확인할지. 비슷한 작업은 이전에도 있었는데, 그 절차를 그 자리에서 처음부터 새로 짜고 있었던 것입니다.
그래서 준비를 2단계로 나누었습니다.
- 매번 같은 부분(수정 절차, 확인 방법)은 한 번 적어 둔다
- 매번 바뀌는 부분(어느 이미지의 어디를 고칠지)만 그때마다 쓴다
이 형태로 다시 만드는 데는 처음 한 번만 품이 들었지만, 같은 수정을 이 새로운 형태로 다시 실행해 보니 준비는 몇 초 만에 끝났습니다.
이것은 이미지에만 해당되는 이야기가 아닙니다. 메일에서도, 견적서에서도, SNS 게시물에서도 마찬가지입니다.
AI에게 먼저 넘겨야 할 것은 “어려운 일”보다 “매번 순서를 다시 설명해야 하는 일”입니다.
이어서 그런 일을 자신의 하루 속에서 찾는 방법을 바로 쓸 수 있는 형태로 알려드리겠습니다.
무료로 사용 가능: 맡길 수 있는 일은 이 질문에서 찾을 수 있다
이것만으로 오늘부터 바로 사용할 수 있습니다. 종이든 스마트폰 메모든 괜찮습니다.
오늘 한 일을 동사로 한 줄씩 쓰기
오늘(또는 어제) 한 일을 한 줄씩 적습니다.
‘답장했다’, ‘견적을 만들었다’, ‘게시했다’와 같이 동사로 끝나는 형태로 써 주세요. 나중에 분류할 때 무엇을 했는지 분명해집니다.
10줄 정도면 충분합니다.
1줄씩 3개의 질문에 할당하기
질문 1: 이번 주에 같은 '설명'을 2번 이상 한 일은?
예: 고객마다 견적의 전제 조건(‘수정은 2회까지’ 등)을 매번 작성하고 있다.
상대에게 전달하는 내용이 매번 같다면, 그 내용은 글로 써서 남길 수 있습니다.
질문 2: 해야 할 ‘순서’는 정해져 있는데, 매번 처음부터 시작하고 있는 일은?
예: 회의가 끝난 뒤 보내는 확인 메일. “감사 인사→결정된 사항→할 일→다음 일정” 쓰는 순서는 항상 같은데, 매번 처음부터 새로 쓰고 있다.
순서가 정해진 일은 절차로 인계할 수 있습니다.
질문1은 “전달할 내용”, 질문2는 “작업 순서”가 반복되고 있는지 확인합니다. 둘 중 하나라도 해당하면 글로 남길 수 있는 부분이 있습니다.
질문 3: 완성된 결과물을 보면 스스로 실수를 알아챌 수 있는 일은?
예: SNS 게시물의 초안은 읽어보면 이상한 부분을 알아챌 수 있습니다. 반면, 세금 계산의 실수는 보기만 해서는 알아채기 어렵습니다.
→ 처음에 AI에게 맡기는 일은, 당신이 보고 ‘이건 아니다’라고 판단할 수 있는 일로 하세요.
3가지 질문에 해당할수록, 첫 번째 후보에 적합합니다.
첫 직장으로 삼지 않는 편이 좋은 일
다음과 같은 일은 첫 번째 일로 선택하지 않습니다. 다만, 어떤 것이든 “전반부만”이라면 AI에게 맡길 수 있습니다.
- 돈이나 약속을 그 자리에서 결정하는 일 (예: 할인 여부에 대한 답변)
→ 결정을 위한 자료 수집(과거 견적을 정리하는 등)은 부탁할 수 있습니다.
- 상대와의 신뢰 그 자체가 일의 본질인 경우 (예: 오랫동안 거래해 온 고객으로부터 걸려오는 상담 전화)
→ 전화하기 전에 할 말을 메모로 정리해 달라고 부탁할 수 있습니다.
- 자격이나 전문지식이 필요한 판단(예: 세금·계약·건강에 관한 판단)
→ 전문가에게 물어볼 내용을 정리해 달라고 부탁할 수 있습니다.
5분 만에 해 본 예
혼자서 웹 제작을 도맡고 있는 사람의 어느 하루입니다 (설명을 위한 가상의 예입니다).
- 문의에 답변했다 → 문의1○ 문의2○ 문의3○ → 후보
- 견적서를 만들었다 → 문의1○ 문의2○ 문의3○, 다만 금액은 그 자리에서 정하는 일 → 전반부만 후보(작업 항목 정리까지)
- 고객님과 전화로 상담했다 → 신뢰 그 자체가 본질이다 → 직접 한다
이것만으로도 내일 AI에게 부탁할 1건은 찾을 수 있습니다.
유료 부분에서 얻을 수 있는 것
질문에 대입해 보면 후보는 찾을 수 있습니다. 다만, 실제로 운영하기 시작하면 난관에 부딪히기 쉬운 것은 다음 두 가지입니다.
- 구분하는 데 망설이게 된다. 하나의 일 안에 AI에게 맡길 수 있는 부분과 자신이 결정해야 할 부분이 뒤섞여 있기 때문이다.
- 의뢰 방식이 매번 일정하지 않다. 후보를 찾더라도 의뢰문을 쓰는 방식이 그날 기분에 따라 바뀌면, 돌아오는 결과물도 매번 달라진다.
유료 부분에서는 이 두 가지를 정리합니다.
유료 부분의 내용:
- 업무 정리 메모: 1주일간의 업무를 횟수와 시간과 함께 한 줄씩 적는 시트(작성 예 12건)
- 분류표: AI/사람/자신을 5가지 질문으로 결정하는 판단표와 12개의 작성 예시
- 하나의 일을 ‘준비’와 ‘결정’으로 나누어 전반부만 맡기는 방법
- 선택표: 횟수×시간×복습 용이성으로 첫 하나를 정하는 표(기입 예시 포함)
- ROUTINE CARD: 매주 반복되는 업무를 단 2줄만 고쳐 써서 맡길 수 있는 의뢰서 (템플릿과 작성 예시)
- ROUTINE CARD로 요청했을 때 반환되는 형태의 예
- “이렇게 되면, 여기를 고친다” 조견표(2회 시운전용)
- 시트집: 4장을 한 번에 복사할 수 있는 형태
- 완료 체크: 이 장이 끝났는지 □를 채워 확인하는 표와 제3장으로 가져갈 내용
단품으로 읽으시는 분께: 제1장에 해당하는 키트가 없어도 사용할 수 있습니다. ROUTINE CARD에는 'AI가 임의로 정해서는 안 되는 것'을 적는 칸이 포함되어 있으니, 평소 사용하시는 AI 채팅에 그대로 붙여 넣으시면 됩니다. 제1장에 해당하는 키트를 가지고 계시다면, WORKER 설정을 붙여 넣은 뒤에 사용하시면 돌아오는 형식이 일정해집니다.
이 글을 다 읽고 나면, 자신의 1주일간 업무를 목록으로 정리해 AI/사람/자신으로 나누고, 첫 번째 항목을 ROUTINE CARD로 만들어 첫 의뢰까지 맡긴 상태가 됩니다. 며칠간의 현황 파악 기록을 제외하면, 실제 작업 시간은 45~60분 정도입니다. 마지막에 '완료 체크'가 있으니 끝났는지 스스로 확인할 수 있습니다.
어울리는 사람 · 어울리지 않는 사람
적합한 사람:
- 혼자서 일하면서 매주 반복되는 일이 있는 사람 (1인 사장, 프리랜서, 개인사업자, 작은 가게 주인)
- AI를 사용하고는 있지만, 부탁할 때마다 다시 설명하는 사람
- AI 사원을 1명 채용해 보고, 다음으로 무엇을 맡길지 고민 중인 사람
적합하지 않은 사람:
- AI의 작동 원리나 프로그램 작성법을 배우고 싶은 사람(이 장은 일을 나누는 법과 부탁하는 법에 대한 이야기입니다)
- 일을 AI에게 통째로 자동으로 맡기고 싶은 사람 (이 장에서는 돈·약속·전송은 반드시 당신이 결정합니다)
매거진에서 읽는 경우
이 장은 총 5장으로 완결될 예정인 매거진의 제2장입니다. 제1장에서 첫 번째 AI 사원을 채용하고, 이번 제2장에서는 맡길 업무를 도출하며, 제3장부터 제5장에서는 확인 포인트, 매주 운영하는 방법, 두 번째·세 번째 업무로의 확장으로 이어집니다. 제3장부터 제5장은 10월 중에 공개될 예정입니다. 매거진으로 구매하신 분은 추후 추가되는 장도 추가 결제 없이 읽으실 수 있습니다. 매거진: https://note.com/kazu_ai_company/m/m0a0381e3af7b
제1장은 단품으로 공개 중인 키트입니다 (매거진에도 나중에 추가될 예정입니다): https://note.com/kazu_ai_company/n/ncb568a56161c
출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 67청크
원문 보기 | 출처: note.com