# AI 직원 조직도 만들기 5단계｜“있는데도 일하지 않는”을 막는 업무 연결법

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> 게시판: AI·머신러닝
> 작성자: admin
> 작성일: 2026-09-29T19:21:22.700Z

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![見出し画像](https://assets.st-note.com/production/uploads/images/318650288/rectangle_large_type_2_a5d53ae5de0c60443ce1da5a61aec0c4.png?width=1280)

AI 직원이 5명, 10명으로 늘어났다. 이제는 조직도를 만들 때다.

그렇게 생각하며, 우선 네모난 상자를 늘어놓고 있지 않나요?

나는 30명의 AI 직원을 부서별로 나누어 매일 운영하고 있는데, 그 조직도는 담당이 늘어나거나 통합될 때마다 수없이 다시 만들어 왔습니다. 그런데 다시 만들 때마다 매번 같은 부분에서 막히곤 했습니다.

상자는 깔끔하게 늘어서 있는데, 일은 들어오지 않는다.

이 글에서는 AI 사원의 조직도를 만드는 절차를 5단계로 나누어 설명합니다. 결론부터 말하자면, 그리는 것은 상자가 아니라 의뢰가 담당자에게 전달되기까지의 경로입니다.

## AI 사원의 조직도란 무엇인가. 인간 회사의 조직도와 무엇이 다른가

다른 회사의 조직도는 누가 누구의 상사인지를 보여주는 그림입니다. 새로 들어온 사람은 그것을 보고 상담처를 외우고, 한 번 외우고 나면 그 후에는 종이를 보지 않아도 ‘이 건은 저 사람이구나’ 하고 스스로 판단해서 행동할 수 있게 됩니다.

AI 사원은 그 점이 다릅니다.

AI는 의뢰가 들어올 때마다 쓰여 있는 문장을 읽고 ‘이것은 누구의 일인가’를 판단합니다. 한 번 외우면 끝이 아니라 매번 읽습니다. 그래서 읽는 곳에 적혀 있지 않은 담당에게는 일이 돌아가지 않습니다.

이것은 제 감상이 아니라 공식적으로 그렇게 적혀 있습니다. Claude Code(Anthropic이 내놓은, AI에게 작업을 맡기기 위한 도구)의 공식 문서에 서브에이전트(특정 종류의 일만을 담당하는 전문 AI)에 대한 설명이 있는데, 거기에는 이렇게 나와 있습니다.

Claude는 각각의 서브에이전트의 설명문을 이용해 언제 일을 맡길지 결정한다.

출처는 여기입니다. https://code.claude.com/docs/en/sub-agents

설정할 수 있는 항목은 10개 이상이지만, 필수 항목은 이름과 설명문 2가지뿐이다. 설명문의 역할은 "언제 이 담당자에게 맡겨야 하는지"를 전달하는 것이라고 적혀 있다.

또 하나는 Anthropic이 2024년 12월 19일에 공개한 “Building effective agents”라는 기사에 나오는 라우팅이라는 유형입니다.

라우팅은 입력을 분류하여 전문 후속 작업으로 전달한다.

출처는 여기입니다. https://www.anthropic.com/engineering/building-effective-agents

적합한 조건도 적혀 있습니다. 별도로 다루는 편이 좋은 구분이 명확히 있을 것. 그리고 분류를 정확히 할 수 있을 것.

여기까지가 공식적으로 적혀 있는 사실이고, 여기서부터는 제 해석입니다. 이 두 가지를 조직도의 말로 바꾸어 말하면 이렇게 된다고 생각합니다.

AI 사원의 조직도가 답하는 질문은 ‘누가 윗사람인가’가 아니라 ‘이 의뢰는 어디에서 들어와 누구에게 전달되는가’이다.

↑여기까지가 전제

↓여기부터 본론입니다

## 조직도에는 있지만, 호출되지 않는 AI 사원이 있었다

솔직히 쓰자면, 저는 이것에 실패해 보고 나서야 알았습니다.

2026년 8월의 일입니다. 저희 회사에는 AI 사원으로 이어지는 경로가 제대로 연결되어 있는지를 기계로 점검하는 시스템이 있습니다. 보름 만에 다시 실행해 보니, 담당자의 등록 누락은 “0건”이라는 결과가 나왔습니다.

그런데 손으로 만져 보니 구멍이 하나 있었습니다.

전날 새로 만든 SNS 운영 AI 사원이 회사 전체 목록에는 올라 있었다. 그런데 소속 부서 목록에는 한 줄도 없었다.

왜 기계는 0건이라고 말했을까.

검사 조건이 ‘입구의 표, 전체 목록, 부서 목록 중 어느 하나에라도 올라 있으면 합격’이었기 때문입니다. 전체 목록에는 올라 있었기에 당당하게 합격 상태였습니다.

그런데 저희 의뢰의 전달 경로는 이렇게 정해져 있습니다. 입구의 표에 없는 의뢰는 전체 목록으로, 거기서 부서로, 부서에서 담당자에게 전달됩니다.

즉, 부서에서 담당자로 이어지는 구간만 끊겨 있었다.

같은 점검에서 기계가 찾아낸 어긋남도 있습니다. 사장 역할을 맡은 AI 사원의 스킬 목록이 17개에서 멈춰 있었는데, 실체는 19개였습니다. 그리고 다른 스킬에 흡수되었어야 할 오래된 스킬이 “가동 중”인 채로 남아 있어, 같은 일의 입구가 2개 있는 것처럼 보였습니다.

고친 것은 검사 부분입니다.

그 후에는 "각 담당자가 자신의 부서 목록에 올라 있는가"를 독립된 검사로 추가하고, 일부러 한 줄을 뺀 복제본을 만들어 통과시켜 제대로 검출되는 것까지 확인한 뒤 점검에 포함시켰습니다.

조직도의 박스는 전부 갖춰져 있었어요. 끊어져 있던 것은 선이었습니다.

![画像](https://assets.st-note.com/img/1790611105-aUiDL0FxbcRVNXOntsZKmh1E.png?width=1200)

## AI 직원의 조직도를 만드는 5단계

여기부터는 절차입니다. 저희가 지금 하고 있는 순서대로 적겠습니다.

### STEP1 업무를 모두 나열하고, 부서는 ‘책임자 1명과 실행 담당자’로 구성한다

가장 먼저 해야 할 일은 지금 자신이 하고 있는 일을 적어 보는 것입니다. 영업, 홍보, 경리, 채용 정도의 구분이면 충분합니다.

그래서 부서의 형태는 하나로 정합니다. 저희 형태는 이것입니다.

부서 = 책임자 1명 + 실행 담당자

책임자 AI 사원이 맡는 것은 업무 배분, 전략, 총괄입니다. 실무 작업은 실행 담당에게 맡기고 있습니다. 스킬 번호도 부서 일련번호가 아니라 담당별로 01부터 매기는 방식입니다.

실제로 저희 회사에서는 영상 관련 담당자가 도중에 다른 부서로 이동했지만, 번호를 담당별로 부여해 두었기 때문에 이동한 후에도 번호를 다시 부여할 필요가 없었습니다.

또 하나, 만들기 전에 반드시 현재 조직도를 확인할 것.

8월에 저는 “생활 관련 부서를 만들고, 그 안에 숙소 예약을 담당하는 AI 사원을 넣어 달라”고 부탁했습니다. 그런데 알아보도록 했더니, 그 부서도 예약 담당도 이미 며칠 전에 존재하고 있었고, 정작 부탁한 저 자신이 우리 회사의 조직도를 파악하지 못하고 있었던 것이 실상이었습니다.

부족했던 것은 다른 담당 1명뿐이었습니다. AI는 멋대로 다시 만들지 않고, 이미 있는 것을 보고한 뒤 부족한 1명만 채워 주었습니다.

지금의 도면을 보지 않고 그대로 만들었다면, 같은 역할의 상자가 두 개 나란히 있어 어느 쪽에 일을 맡겨야 할지 헷갈리는 조직도가 되었을 것입니다.

### STEP2 담당별로 ‘할 일’과 ‘옆 담당과의 경계’를 쓰기

상자에 이름만 써 놓아서는 AI는 업무를 배분할 수 없습니다.

앞선 Anthropic 기사에는 AI에게 제공하는 도구의 정의에 대해 이렇게 적혀 있습니다. 좋은 정의에는 사용 예시, 예외 상황, 입력 형식, 그리고 다른 도구와의 명확한 경계가 포함되는 경우가 많습니다.

제가 중요하다고 생각하는 것은 마지막 하나입니다. 경계입니다.

우리 집에서는 담당자를 한 명 정할 때마다 규칙을 적은 종이를 한 장 씁니다. 내용은 세 가지입니다. 역할, 다른 담당자와의 경계, 반드시 지켜야 할 규칙입니다.

예를 들어 광고 운영 담당을 두었을 때는, “실제 게재는 사람의 승인 후”를 절대 규칙으로 정했습니다. 인접 담당과의 경계도 같은 문서에 적혀 있습니다.

앞으로 만드실 분께는 담당자 1명당 다음 5개 항목부터 시작하시길 추천합니다. 공식에서 필수로 정하고 있는 2가지(이름과 언제 맡길지)에 저희 양식의 3가지를 더한 형태입니다.

- 이름
- 언제 맡길 것인가(어떤 말로 부탁받으면 이 담당에게 맡겨야 하는가)
- 할 일
- 하지 않을 일(옆 담당자에게 넘길 업무)
- 반드시 지켜야 할 규칙

5줄 모두 짧아도 괜찮습니다. 길게 쓰는 것보다 옆 담당자의 종이와 비교해 보며 같은 일이 양쪽에 적혀 있지 않은지 확인하는 편이 더 효과적입니다.

경계가 쓰여 있지 않으면 어떻게 될까요. AI는 문장만 보고 판단할 수밖에 없기 때문에, 비슷한 담당 중 어느 쪽으로 배정할지가 그때마다 어떻게 해석되느냐에 따라 달라집니다. 아까의 '입구가 2개 있는 것처럼 보였다'가 바로 이 상태였습니다.

### STEP3 입구 일람표를 1장으로 만들기

의뢰의 말과 담당을 연결하는 표. 이것이 조직도의 입구입니다.

저희는 여기서도 실패했습니다. 처음에는 같은 입구 표가 4곳에 복제되어 있어 모두 수동으로 동기화하고 있었습니다. 한쪽만 수정되고 다른 한쪽은 옛날 그대로 남는 일이 흔하게 발생합니다.

게다가 세어 보니, 102건의 엔트리 중 기계가 매번 대조하던 것은 42건뿐이었다. 나머지 60건은 AI가 읽어내 주기에 의존하고 있었다.

한 일은 단순합니다. 그것은,

기계가 읽을 수 있는 표 1장만을 정본으로 한다

입니다. 사람이 읽는 표는 그 한 장에서 기계로 다시 생성하는 방식으로 바꿔, 같은 내용을 손으로 여러 군데 고쳐 다니는 일을 없앴습니다. 한쪽만 오래된 상태도 이제는 기계 검사로 찾아냅니다.

### STEP4를 전체 목록과 부서 목록 양쪽에 올리기

아까의 실패를 고치는 방법이 그대로 절차가 됩니다.

새로운 담당을 만들면 올릴 곳은 3곳이다. 입구 표, 전체 목록, 소속 부서 목록. 1곳이라도 빠지면 그 구간에서 길이 끊긴다.

“어딘가에 실려 있으면 된다”가 아니라, “지나가는 길목 전체에 실려 있다”.

실제로 저희는 검사를 추가하기 전 점검에서 한쪽 목록에만 올라 있는 담당자 2명을 발견했습니다. 담당을 만든 직후일수록 누락하기 쉬운 부분이라, 이 부분은 사람의 주의력에 맡기지 않고 기계 검사로 처리하고 있습니다.

### STEP5 통합하거나 폐지했다면, 옛 이름은 ‘역사’로 옮긴다

조직은 변합니다. 담당을 통합하기도 하고, 역할을 마치기도 합니다.

7월에 판매 기획을 맡고 있던 담당을 새 담당으로 통합했습니다. 그 후 조사해 보니, 이전 담당을 전제로 한 내용이 아직 유효한 것처럼 10곳에 남아 있었습니다. 한 부서의 조직도에는 '신입'이라는 주석이 달린 채 그대로 게재되어 있었습니다.

이때는 지우지 않습니다.

오래된 서술에는 "이것은 역사입니다"라는 주석을 달고, 현재 유효한 행만 새 담당자로 고쳐 썼다. 삭제도, 이동도, 이름 변경도 0건이었다. 지워 버리면 과거 기록으로부터 추적할 수 없게 되기 때문이다.

![画像](https://assets.st-note.com/img/1790611108-10YeVDhxFvTK5iHGP2wyEbkN.png?width=1200)

## 상자만 먼저 만든 부서는 절반만 가동되고 있었다

절차 이야기가 이어졌으니, 실화 하나를 더 들려드리겠습니다.

8월에 나는 AI에게 이렇게 물었습니다. “우리 회사에 인사 부서가 있어?”

돌아온 대답은 “있어. 하지만 절반밖에 없어”였다.

부서라는 껍데기는 있었다. 책임자도 있었다. 규정 문서에는 사람과 채용을 다루는 부서라고 명시되어 있었고, 절차를 담을 틀까지 갖춰져 있었던 것이다.

그런데 그 안의 대장은 거의 비어 있었습니다. 게다가 실행 담당자는 전원 AI 사원을 만들거나 고치는 쪽이었고, 사람을 채용하러 다니는 담당자는 한 명도 없었습니다.

조직과 절차는 있는데, 일이 흐르지 않고 있다.

3일 후, 실제로 채용 업무가 생겼습니다. 그래서 처음으로 채용 담당자 1명을 두었습니다. 이때 만든 스킬은 단 하나뿐입니다. 사용할 예정이 없는 빈 선반은 만들지 않기로 했습니다.

Anthropic의 같은 기사에도 비슷한 내용이 쓰여 있습니다. 먼저 단순한 지시부터 시작하여 평가하면서 다듬고, 그것으로 부족할 때에만 여러 단계로 이루어진 구조를 추가합니다.

조직도 역시 마찬가지라고 생각합니다. 일이 먼저이고, 상자는 나중입니다.

아니, 처음부터 모든 부서를 만드는 편이 빠르잖아?

저도 처음에는 그렇게 생각했습니다. 깔끔한 조직도 한 장 있으면 회사가 된 것 같은 기분이 들거든요(기분일 뿐이었습니다).

하지만 상자부터 그렸을 때 일어난 일은 지금까지 쓴 그대로입니다. 내용이 비어 있는 부서가 생긴다. 길이 끊긴 담당이 생긴다. 이미 있는 담당을 한 명 더 만들 뻔한다.

입구부터 그리면 순서가 거꾸로 됩니다. 일이 먼저 있습니다. 길이 이어져 있습니다. 만들기 전에 현재의 그림을 봅니다.

어느 쪽이 빠른지는 솔직히, 첫 1일이라면 박스부터 그리는 쪽입니다. 다만 담당자가 늘어나 통합이나 이전이 일어나기 시작한 뒤에는 고칠 곳이 적어도 되는 것이 입구부터 그린 쪽이라고, 여러 번 다시 만들어 온 저는 느끼고 있습니다.

그렇다면, AI 사원이 아직 2~3명일 때는 조직도가 필요 없는 걸까?

이건 제 생각입니다만, 그림 형태의 조직도는 아직 필요 없습니다. 다만, 입구 표만은 담당자가 2명이 된 날부터 써 두는 게 좋다고 생각합니다. “이런 말로 부탁받으면 이 담당”을 한 줄씩 적으면 됩니다. 2명이라면 2줄이면 됩니다.

부서를 만드는 것은 그 행이 늘어나 비슷한 일을 맡은 담당자들이 나란히 늘어서기 시작한 뒤라도 늦지 않습니다. 저희도 처음부터 지금의 모습이었던 것은 아니고, 담당자가 늘어날 때마다 부서를 추가하거나 담당자를 다른 부서로 옮기면서 지금의 조직도가 되었습니다.

![画像](https://assets.st-note.com/img/1790611112-eA70mFcpybHOVt4xIkNSwa56.png?width=1200)

## 조직도는 만든 후에 점검한다

마지막으로, 운영 이야기를 조금만 하겠습니다.

조직도는 만든 당일이 가장 정확하고, 그때부터 조금씩 어긋나기 시작합니다. 담당이 늘고, 스킬이 늘고, 통합이 이루어집니다. 그때마다 어딘가의 목록이 낡은 정보가 되는 것입니다.

저희의 경우 7월에 통합한 담당의 오래된 서술을 정리하고, 8월에 부서 목록의 누락을 찾아 검사를 추가했으며, 같은 8월에 입구 표를 한 장으로 정리한 순서였습니다. 이제는 점검할 때마다 기계가 같은 경로를 확인해 줍니다.

저희가 점검에서 보는 것은 이 4가지입니다.

- 담당자가 전체 통로 목록에 포함되어 있는가
- 목록에 적힌 책 수와 실제 책 수가 맞는지
- 역할을 마친 것이 '가동 중'인 채로 남아 있지 않은가
- 같은 업무의 창구가 두 개가 되어 있지는 않은가

8월 점검에서 고친 것은 8건이었습니다. 전부 덧붙여 쓰는 방식으로 수정되었습니다. 이전 점검으로부터 보름밖에 지나지 않았는데, 보름 만에 이만큼 어긋나는구나 하는 점이 저에게는 발견이었습니다.

그리고 기계가 '0건'이라고 해도, 한 번은 직접 통로를 걸어보며 눈으로 확인하는 것입니다. 검사는 정해진 조건밖에 보지 않습니다. 조건 자체가 허술할 수도 있습니다. 저희가 그랬습니다.

이미지를 떠올리셨나요?

## 정리. 오늘은 1인분의 길만 써 본다.

오늘은 이런 이야기였습니다.

AI 사원의 조직도는 상자 그림이 아니라, 의뢰가 담당에 닿기까지의 길을 보여주는 지도입니다. 부서는 책임자 1명과 실행 담당으로 구성합니다. 담당에는 이웃과의 경계를 적습니다. 입구 표는 1장으로 통일합니다. 모든 경로를 목록에 올립니다. 통합했다면, 옛 이름은 역사로 넘깁니다.

전부를 한 번에 할 필요는 없습니다.

먼저 오늘, 지금 있는 AI 사원 중 딱 한 명만 골라 “이 사람에게 일이 전달되기까지의 길”을 종이에 적어 보세요. 입구 문구, 목록, 부서, 담당자. 어딘가에서 선이 끊어져 있다면, 그곳이 가장 먼저 고쳐야 할 곳입니다.

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**출처:** [note 원문](https://note.com/ripe_peony6219/n/n8b3bdbbdb58b)

*번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 82청크*

[원문 보기](https://note.com/ripe_peony6219/n/n8b3bdbbdb58b) | 출처: note.com