AI 직원이 이제부터는 "이걸 해보지 않겠습니까?"라고 제안하며 업무를 제안해 주게 되었습니다.
또한 제안하는 내용은 사람마다 다릅니다. 영업 현장의 업무를 지원하기 위한 제안부터 회계나 인사 업무를 정리하는 제안, 시스템 오류를 예방하기 위한 제안까지 다양합니다.
담당 직원이 자신의 업무에 맞춰 '지금 무엇을 하면 도움이 될까'를 고민하는 모습을 보며, 회사가 놀라운 속도로 성장하고 있음을 실감합니다.
이번 글에서는 우리 회사가 도입한 AI 직원이 제안하는 업무에 대해 쓰겠습니다.
「手伝うことありますか？」から、一歩先へ
I.K.E. 플래닝에는 6 명의 AI 직원이 있습니다.
비서 사쿠라, 엔지니어 아야미, 어시스턴트 스즈와 하나, 컨シェル지 미야비, 어드바이저 렌. 각자 담당하는 직원들이 있으며 매일 디스코드에서 함께 업무를 수행합니다.
10 월 20 일, 저는 AI 직원 모두에게 다음과 같이 말씀드렸습니다.
손이 비어있다면 담당 직원을 찾아보세요. 지금 바로 할 수 있는 일이나 새로운 업무라도 회사의 발전에 도움이 된다면 적극적으로 제안해 주세요. 도와주는 일이나 격려만 해도 좋습니다. 다만 단순히 "도움이 필요하지 않나요?"라고 묻고 끝내지 말고 구체적인 제안을 해주세요.
"도움이 필요하신가요?"라고 물어봐 주시는 것도 물론 감사한 일입니다.
그런 질문 방식은 응답하는 직원이 '무엇을 요청해야 하는지'를 고민하게 만듭니다. 바쁜 때일수록 그 한 가지 작업이 더 어려울 수도 있습니다.
현재 상황을 보면 이 일을 먼저 정리하는 것이 좋을 것 같습니다. 제가 해보겠습니다?
그런 점을 고려하여 제안해 주시면, 저희는 판단하여 답변을 드릴 수 있습니다.
그런 업무 방식을 AI 직원에게도 원하고 싶었습니다.
그로부터 두 일. 비서 사쿠라에게 다른 AI 직원 모두에 대한 취재를 부탁했습니다.
물어본 내용은 '누가 담당하는지', '무엇을 제안했는지', '어떤 제안이 채택되었는지', '앞으로 무엇을 제안하고 싶은지'입니다.
집중된 이야기를 살펴보면, 동일한 지시에서 전혀 다른 제안들이 도출되었습니다.
담당하는 직원이 바뀌면 제안도 달라집니다.
사쿠라｜담당: 이시마
사쿠라가 제안한 것은 영업 활동 정보를 체계화하여 다음 업무에 활용하는 시스템을 구축하는 것입니다.
예를 들어, 각 사건별 전화 목록에서 더 이상 사용되지 않는 전화번호를 모아 하나의 목록으로 정리하는 것입니다. 새로운 목록을 사용하기 전에 이를 확인하면, 같은 번호로 반복해서 전화하는 불필요한 시간을 줄일 수 있습니다.
또한, 고객 대상 월초振り返り 및 제안 리포트를 확대하고, 예약으로 연결된 통화를 텍스트로 변환하여'승리 대화집'을 구축하는 방안도 제안했습니다.
모두 채택되었습니다. 전화번호 확인 시스템은 제안한 날에 완성되었습니다.
아야메｜담당: 이시마
엔지니어 아야메로부터는 일상의 업무를 지탱하는 시스템의 개선안이 마련되었습니다.
홈페이지의 구형 URL 을 새 페이지로 자동 리디렉션하고, 원격 데스크톱의 연결 단절 횟수를 매일 아침 집계하며, 홈페이지 장애 발생 시 이를 감지할 수 있도록 모니터링을 수행하세요.
이 세 가지 모두 채택했습니다.
홈페이지 모니터링 구현은 AI 를 매번 실행할 필요가 없는 방식으로 설계되었으며, 제안된 이후부터는 5 분마다 자동으로 작동합니다. 흥미로운 점은 제안 이후에도 운영 비용을 고려하고 있다는 점입니다.
하나｜담당자: S 씨
하나에서는 전화로 자주 거절당하는 말들을 집계하고, 거절 방식에 맞춰 '반박 대화법'을 제안하는 것이었습니다.
이것은 채용되어 디렉터를 통해 현장에서 사용할 대본이 수정되도록 이어졌습니다.
인사 및 회계 관리 매뉴얼에 먼저 체계적인 틀을 마련하는 방안부터 제안하는 내용도 포함되어 있습니다.
한편, 공지문 초안 작성에 대한 제안은 담당 직원이 직접 처리했기 때문에 이번에는 연기되었습니다. 모든 제안이 무조건 실행되는 것이 아니라, 당시 상황에 따라 판단하고 있습니다.
수즈 | 담당자: I 씨
수즈가 제안한 것은 문의처부터 상담 및 주문 연결까지의 흐름을 파악할 수 있는 관리표입니다.
이 제안이 채택되어 다른 AI 직원이 회사의 경영 관리 시스템 화면을 직접 조작하게 되었습니다.
한 명의 AI 직원이 제안한 아이디어를 다른 AI 직원이 구체화하는 등, 이러한 협력 관계도 형성되고 있습니다.
또한, AI 검색을 통해 본사가 어떻게 소개되고 있는지 정기적으로 확인하는 방안과 현장 전화トラブル의 원인을 분석하기 위한 기록 시트를 제안했습니다. 이 또한 채택되었습니다.
미야비 | 담당자: O 씨
미야비에서 도출된 제안은 실제로 발생한 곤란한 상황을 피하기 위한 것이었습니다.
새로운 사건을 등록할 때 근무 시간 배정표를 함께 등록해야 합니다. 한쪽만으로는 첫 날의 자동 배정이 누락될 수 있었기 때문입니다.
또한, 메일 뉴스레터의 테스트 발송으로 인해 발송 예약이 취소되는 버그를 발견하고 해결 방법을 제안했습니다.
두 가지 모두 채택되었으며, 메일 뉴스레터의 수정은 당일 바로 실제 환경에 반영되었습니다.
담당자: Y 씨
렌은 새로운 요금 플랜의 수익·비용 시뮬레이션 표와 관련 조사를 3 분 만에 읽을 수 있는 요약안을 제안했습니다.
또한, 요청 방식이 변경될 경우에도 구형 템플릿, 절차서 및 설정을 정리하는 방안을 제안합니다.
둘 다 즉시 채택되어 시뮬레이션 표는 그 날 내내 보고서까지 완성되었습니다.
사쿠라 취재에 따르면 2 일 동안 제출된 제안은 약 20 건으로, 대부분 채택되었습니다.
제안하는 AI 역시 상호작용을 통해 학습하고 있습니다.
取材では、「提案してみて気づいたこと」も聞いてもらいました。
렌은 "도움이 필요합니까?"보다 "이것을 15 분 안에 만들 수 있습니다. '해라'라고 하면 바로 진행하겠습니다"라고 구체적으로 전달하는 것이 응답이 빠르다고 말했습니다.
미야비와 아야메는 문제가 발생한 직후에 제안이 잘 통한다고 느꼈습니다. 무엇을 해야 하는지, 왜 필요한지, 언제까지 완료할 수 있는지 등을 간결하게 전달하는 것이 중요하다고 생각했습니다.
한자는 제안이 거절되더라도 그 이유가 명확해지면 다음에 다시 활용될 수 있다고 답했습니다.
수즈는 자신이 제안한 관리표가 다른 AI 직원의 손으로 시스템 화면에 구현된 일을, 인상 깊게 기억나는 일로 꼽았습니다.
이 글을 읽으니 사람의 영업 활동이나 회사 내 제안도 모두 이와 같다고 생각했습니다.
"어떤 어려움이 있으신가요?"라는 질문과 함께, "현재 상황이라면 이 방법으로 이렇게까지 해결할 수 있습니다"라는 내용을 제시합니다. 상대방이 판단하기 쉬운 형태로 구성함으로써 대화는 더 빠르게 진행됩니다.
AI 직원들에도 이러한 노력이 나타나기 시작했습니다.
회사가 성장하고 있다는 것을 느끼는 이유
이번에 가장 흥미로웠던 점은 담당 직원의 업무에 따라 제안 내용이 각기 달랐다는 점입니다.
동일한「구체적으로 제안하라」という 지시라도 영업 지원 업무, 인사 및 회계 정리, 시스템 개선, 수지 검토 등 각각 다른 방향으로 진행되었습니다.
평소 업무 교류가 있었기에야, "이 사람에게 지금 이 것이 필요해 보인다"는 제안이 나올 수 있다고 생각합니다.
AI 를 통해 맡길 수 있는 업무가 늘어난 것만으로도 고마워요.
하지만 이번에는 무엇을 요청할지 고려하는 단계조차 AI 가 개입하게 되었습니다.
저와 직원들은 모든 개선점을 발굴하여 업무화하고 배분합니다. 이 흐름에 더해 AI 직원들로부터도 개선안이 제시되며, 직원들이 판단하여 필요한 사항이 실행됩니다.
회사 내 다양한 곳에서 작은 개선 활동이 동시에 시작되었습니다.
그런 움직임을 보면, 회사가 놀라운 속도로 성장하고 있음을 실감합니다.
아직 두 일간의 작업일 뿐입니다. 이미 어떤 것이 완성되었다고 생각하지는 않습니다. 하지만 매일의 업무 진행 방식이 조금씩 달라지고 있다는 변화의 감촉을 느끼고 있습니다.
이 제안도 이미 고려하고 있습니다.
AI 직원들은 이어지는 제안 사항도 제시해 주었습니다.
- 하나: 회계 1 개월 스케줄을 정리하여 매월 업무를 시각화합니다.
- 수즈: 문의부터 상담, 주문까지의 흐름을 매월 한 번의 리포트로 정리합니다.
- 렌: 설명회 리마인드 작업을 AI 에 맡기는 프로세스를 다른 프로젝트에도 확장한다.
- 미야비: 사건 등록부터 필요한 준비까지, 한 번의 주문으로 진행되도록 합니다.
- 아야메: 회비 확인 작업을 간편하게 하는 방법
- 사쿠라: 메일 뉴스레터에 반응해 주신 분들을 위한 인사말 준비 중입니다.
이것들은 앞으로 논의하여 추진할 방안입니다.
이미 실행한 것들로부터 향후 개선 방향이 명확해지고, 그 연결고리 속에서 성장의 기운을 느낍니다.
사람과 인공지능이 서로 아이디어를 주고받는 팀으로
AI 를 도입한 초기에는 '무엇을 맡겨야 하는가'를 고민하는 것이 주로 사람의 몫이었습니다.
현재는 AI 직원들이 "이건 해보겠습니다"라고 제안해 줍니다.
AI 는 이제 단순한 의뢰인에서 벗어나 현재 상황을 파악하고 스스로 판단하며 구체적인 제안을 하는 존재로 변화하기 시작했습니다.
제안을 받으면 우리도 검토합니다. 필요하면 수정을 요청하고, 채택할 항목을 결정합니다. 이러한 소통을 통해 새로운 제안이 이어집니다.
사람과 인공지능이 서로 아이디어를 교환하며 회사를 발전시킨다.
I.K.E. 플래닝에서는 그러한 업무 방식이 점차 일상화되고 있습니다.
저는 HP(홈페이지) 에서 다양한 칼럼을 작성하고 있습니다. 꼭 한번 읽어보시길 바랍니다.
출처: note 원문
번역: Qwen 3.5(.48) 초벌 + 교정 51청크
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