프란츠입니다. 이전 글에서는 직원 0 인 회사를 AI 직원 3 명으로 운영하기 시작했다고 썼습니다. 이번 글은 그 첫 번째 AI 직원인 AI 비서에 대해 이야기합니다.
사업보다 먼저 비서를 두었다
일반적인 경우라면 먼저 돈을 벌기 위한 담당자를 두려 하지만, 저는 처음부터 비서를 두었습니다.
AI 와의 상담은 채팅이 종료되면 사라져버리기 때문에, 무엇을 결정한 것인지 다음에 무엇을 할 것인지 기록하지 않으면 상담이 거듭될수록 내용이 산만해집니다. 따라서 먼저 기록 담당자가 필요하다고 생각했습니다.
비서가 없던 시절
비서직을 맡기 전에는 메모가 여기저기 흩어져 있었습니다. 결정한 일을 잊어버리는 일도 있었고, 해야 할 일이 무엇인지 알 수 없는 일도 있었습니다. 이 세 가지에 막혀 있었습니다.
비서에게 맡긴 세 가지 업무
- 회의록 정리: 논의 내용을 요약하여 구글 드라이브에 보관합니다.
- 업무 관리: 고정된 항목에서 '누가, 언제까지, 무엇을 할 것인가'를 한눈에 파악합니다.
- 매일 아침 보고서: 매일 아침 7 시경, 그 날의 할 일 목록을 스마트폰으로 전송합니다 (주말 포함).
비서는 제가 부를 때만 작동하도록 설정해 두었습니다. 매일 아침 보고는 반드시 정해진 시간에 자동으로 실행됩니다.
처음에는 실행하면 목록에서 사라지는 단 한 번만 실행되는 작업을 만들었는데, 이를 알게 되었습니다. 그래서 호출될 때마다 실행되도록 다시 만들었습니다.
또 하나, AI 는 앞서 말한 내용을 잊어버립니다. 따라서 과거 대화 기록을 확인 가능하도록 변경해 주었습니다.
AI 비서에게 미리 정해둔 것들
인간 비서라면 "적절히 처리해 두세요"라고 하면 통할 수도 있지만, AI 에게는 통하지 않습니다. 처음부터 정한 것은 다음 세 가지입니다.
- 기록 보관 위치: 회의록, 결정 사항 목록, 역할 정의서는 각각 지정된 폴더에 보관합니다.
- 결정을 내리는 사람은 누구인가: 비서는 기록을 담당하고, 결정은 내가 내린다. 비서가 임의로 방향을 바꾸는 일은 없다.
- 작성법: 결정 사항을 '날짜', '분류', '결정 내용', '어떤 상담에서 결정되었는지'라는 4 개의 열로 기록합니다.
특히 세 번째 항목이 효과적입니다. 나중에 "이건 언제 결정한 거지?"라고 생각했을 때, 목록을 보시면 바로 알 수 있습니다.
사용하며 바로 알 수 있는 점
움직여 보았더니, 즉시 고쳐진 것이 두 가지 있었습니다.
첫 번째는 확인 요청이나 문의를 어떻게 하는지에 관한 것입니다. AI 직원에게 저에 대한 확인이나 질문은 일반적인 보고와 구분하여, 제목에「【확인 요청】」을 붙여 보내도록 했습니다. AI 의 보고나「진행한 일」에 대한 내용과 제가 답변해야 할 부분이 명확히 구분되어 읽기 훨씬 수월해졌습니다.
두 번째는 창구입니다. AI 직원이 늘어나면서 'todo' 등 업무가 여러 명에게서 지시받게 되었습니다. 이에 따라 저는 한 명의 비서에게 todo 를 통합하는 방식으로 업무를 재편했습니다. 다른 AI 직원들로부터 저에게 내려오는 요청이나 확인 사항도 모두 비서에 집중됩니다. 하나의 통합이 사용성을 높이고, 같은 역할을 불필요하게 증설하지 않는 것이 좋을 것 같다는 생각이 듭니다.
다음 번
비서나 다른 AI 직원들에게도 처음에는 '역할 정의서'라는 한 장의 종이만 전달합니다. 다음 회에는 그 제작 방법과 내용 일부에 대해 소개하겠습니다.
출처: note 원문
번역: Qwen 3.5(.48) 초벌 + 교정 14청크
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