월례 보고서 자료 제작을 Gamma와 Canva에 맡긴 38세 PM의 3개월 및 그동안의 수작업을 정리했습니다.
월간 보고서 슬라이드 한 개를 만드는 데 얼마나 시간을 쏟고 있을까요?
제 경우에는 3월에 손안의 달력을 세어보니, 한 달 마지막 날 3일 동안 총 11시간이었습니다. 숫자를 적어놓고 그래프를 정리하고, 글꼴이 일관되지 않은 페이지는 밤늦게까지 직접 수정한 거죠. 그 11시간 중 생각하는 시간은 아마도 1시간도 없을 거예요. 남은 시간은 ‘정리 작업’이었고, 그것을 3개월 동안 Gamma와 Canva에 맡겨보니까 6월의 월간 목표는 3시간 반으로 끝났습니다.
하지만 모든 것이 잘 풀린 것은 아니었습니다.
지금 쓰고 있는 것은 누구의 작품인가요.
도쿄 에도구에 거주하는 38세 IT 회사원입니다. 기혼이며, 자녀는 아직 어립니다. 경력은 BI 엔지니어로 시작하여 5년 동안 이어졌고, 이후 광고 운영을 담당하다가 현재는 PM(프로젝트 매니저)으로서 회사 내 AI 도입 관련 업무를 담당하고 있습니다. 과거에는 대시보드를 만드는 역할을 했으나, 현재는 대시보드를 보고 자료를 정리하는 역할을 하게 되었다는 설명과 유사합니다.
그래서 자료 제작에 대해서는 솔직히 자부심이 있었다. 그래프 축을 맞춰주는 것, 색상 수를 3가지로 줄이는 것, 결론을 상단 좌측에 배치하는 등 “원래 BI 디자인 방식”을 5년 동안 몸에 익히고 있었다고 생각했다.
그 자존심이 이번에 가장 큰 방해였습니다.
이 글에서 얻어갈 수 있는 것
세 가지를 먼저 따로 둡시다.
- 감마에게 월례 보고서의 “뼈대”를 맡기고, 캔바로 “제작 방식”을 마무리하는 실제 절차가 진행되었습니다.
- 3개월 동안 제가 중단한 수작업 목록과 중단하지 못한 수작업의 이유
- 상사에게 제출했을 때 뭐라고 하셨는지, 어디에서 한 번 거절당해서 다시 제출했는지
툴의 기능 소개는 공식 웹사이트를 참고하는 것이 더 빠를 겁니다. 여기서는 제가 현장에서 겪었던 일만 기록하겠습니다.
주변을 살펴보며 느껴지는 것들
체감상으로는 지난 1년간 “자료 초안은 AI에게 맡기고 있다”고 말하는 사람들이 제 주변에서는 분명히 늘어난 것을 느낄 수 있습니다. 회사 내 같은 층에서 세었더니, PM(프로젝트 매니저)이 8명 있었고, 그 중 5명이 어떠한 생성 툴을 월별로 활용하고 있는 것으로 보입니다. 다만, 그 5명 중 “끝까지 연속적으로 사용하고 있다”고 말할 수 있는 사람은, 들은 바에 따르면 2명뿐입니다. 나머지는 중간에 수작업으로 돌아가고 있습니다.
저 또한 그 “돌아온 쪽”이었다.
작년 가을, 한 번 Gamma에서 월별 데이터를 전체적으로 생성하여 상사에게 제출했던 적이 있다. 겉보기에는 깔끔했다. 하지만 숫자 부분의 전월 대비가 한 페이지만 달라서 회의 시간에 그것이 지적되었다. 원인은 내가 프로ンプ트에 오래된 CSV 파일을 첨부했던 데서 비롯된 것이었고, 도구의 문제는 아니었다. 그럼에도 불구하고, 그 날의 분위기는 아직도 기억에 남아 있다. “기계에 맡아 편하게 했던 결과”로 여겨졌기 때문이다. 그 날부터 반 년 동안 나는 다시 수작업으로 돌아갔다.
개인적으로는 그 때 돌아간 것 자체는 틀린 것이 아니라고 생각한다. 다만, 돌아가는 방식이 어설펐다. 무엇이 좋았고 무엇이 나빴는지 구분하지 않고, 전부를 버린 것이 문제였다. 그것이 헛된 짓이었다.
또 다른 걱정되는 점은 “깔끔하게 보이는”와 “정확한”이 혼재되어 사용되고 있다는 것이다. 생성 툴에서 내놓은 슬라이드는 시각적으로 매우 깔끔하다. 정돈되어 보인다는 것은 사람들에게 내용까지 믿게 만들고 싶어지게 한다. 나는 이것을 BI 현장에서 대시보드를 구성할 때 겪은 경험과 거의 같다고 생각한다. 색깔이 아름다운 그래프일수록 숫자에 대한 의심이 줄어든다. 따라서 자료 제작을 기계에 의존한다면 “시각적 설득력”을 어떻게 억제할지에 대해서까지 고민하지 않으면 위험하다,라고 나는 개인적으로 생각한다.
선배와의 대화로 시작되었습니다.
기차는 같은 팀의 후배, 사사키(29세)와의 잡담이었다.
선배, 또 한 달 말에 머무르시는 건가요?
기다리지 않는 거야. 마지막 급행 열차. 필요한 숫자들은 다 갖추고 있는데, 슬라이드 자료가 준비되지 않았다.
선배 자료는 정말 깔끔하시지만, 매달 같은 구성인데 매달 처음부터 새로 만드시는군요.
그렇다고 그렇게 보일 수도 있겠어요.
보입니다. 글꼴이 매달 조금씩 다르게 보이는군요.
아픈 곳을 찔렀다.
그건 캔바로 템플릿을 만들어내면 좋겠네요. 저희 부서도 이미 거의 반을 그렇게 하고 있습니다.
캔바는 디자이너들이 사용하는 프로그램입니다.
선배, 그건 2년 전의 생각입니다.
반박하지 못했다. 나는 자신이 BI 출신이라는 사실에 기대어 디자인 툴을 훑어보았다. 숫자를 제대로 계산할 수 있는 사람이 중요하다는, 외모는 둘째로 하는 듯한 생각이 어딘가에 남아 있었다.
자, 그럼 Gamma는 어떻게 됐는지 물어보는데, 작년에는 큰 코가 깨진 적이 있었다.
그것은 템플릿을 생성하는 데 필요한 것입니다. 숫자를 입력하는 자리가 아닙니다.
그건 작년의 나에게 말해줬으면 좋았을 텐데.
말했지, 아마도.
누군가 그것을 말해줬을 거라고 생각했을 뿐인데, 들어본 적이 없었던 것뿐입니다.
이 대화 이후, 저는 세 가지 조건을 스스로에게 정했습니다. 첫째, 숫자는 반드시 제 비즈니스 지표에서 뽑아 생성 툴에 입력하지 않습니다. 둘째, 월별 ‘형’은 한 번 만들어 고정합니다. 셋째, 3개월 동안 실행해 보고, 한 달 말의 작업 시간을 매달 기록합니다. 숫자로 표현할 수 없다면, 제 비즈니스 지표로서 패배했다는 생각이 들었습니다.
이런 시도는 기한을 정하지 않으면 반드시 중간에 무너질 것이라고 생각한다. 작년의 실패가 바로 그것이었는데, ‘별로 안 무서워서’ 무작정 시작해서 ‘별로 안 편해서’ 끝났다. 이번에는 3월부터 6월까지 월별 보고를 3회 진행하고, 그것으로 판단하겠다고 선배에게도 그렇게 선언했다. 선언한 이상, 쉽게 물러나기 어렵다.
다음 부분에서는 3월 첫 회차, 제가 Gamma에게 무엇을 전달했고 무엇을 전달하지 않았는지 그 선을 긋는 부분부터 시작한다. 첫 회차에서 갑자기, 선을 헷갈린 부분도 포함하여 설명한다.
감마에 전달한 것과 전달하지 않은 것
3월의 마지막 주, 월요일 아침이었다. 나는 Gamma의 입력란 앞에서 10분 정도 망설이고 있었다.
붙일 내용을 고민하는 것이 아니라, 무엇을 붙이지 않아야 할지 고민하고 있었다.
무엇을 하는 도구인지 말씀하시는 건가요?
먼저, 용어를 일치시켜 말씀드리겠습니다.
감마는 문장을 입력하면 슬라이드의 뼈대를 구성해주는 서비스다. 제목을 잘라내고 핵심 내용을 나열하며 페이지 분할까지 결정한다. “카드”라고 불리는 1페이지 분량의 단위로 제공되기 때문에 순서의 변경이 자유롭다. 나는 이것을 “구성 지원”이라고 부른다. 단락을 페이지로 나누는 담당자.
캔바는 원래 브로셔나 SNS 이미지 제작 도구였지만, 현재는 자료의 시각적 일관성을 맞추는 방향으로 사용하는 사람들이 늘고 있다. 제 사용법은 “템플릿 저장고”와 유사하며, 회사의 로고, 색상, 폰트를 한 번 등록해두면 다음 달에도 동일한 느낌으로 템플릿이 생성된다. BI(Business Intelligence) 분야에서는 대시보드 템플릿을 고정하는 방식과 같다.
두 번째는 경쟁이라기보다는 담당이 다른 부분입니다. Gamma는 문단을 페이지로 분리하고, Canva는 페이지의 디자인을 고정하는 역할을 합니다. 숫자를 내는 것은 어느 쪽도 아닌, 제가 BI를 담당합니다. 이 분담을 결정하는 데 작년에는 실패하여 1년이나 걸렸습니다.
후배 말에 따르면 “처음부터 그렇게 말씀하셨던 것 같습니다.”
2025년부터 올해까지, 주변에서 일어난 변화들
지난 1년 반 동안, 제 주변 5미터 이내에서 일어난 일들을 쭉 정리해 보았습니다. 업계 전체적인 이야기는 다루기 어렵고, 제가 직접 본 것들만 기록한 것입니다.
첫째, 같은 부서의 후배가 회의록 전체를 Gamma에 붙여서 다음 날 회의 자료를 만들었다. 작년 봄에는 “문장이 길면 중간에 깨진다”라고 불평했지만, 가을쯤부터는 조용히 사용하기 시작했다. 긴 글의 처리에 변화가 생긴 것 같다고 생각한다. 내가 시도했을 때도 3000자 회의록을 12장에 나누어 주고, 순서도 대체로 적절했다.
두 번째. 옆 부서에서 Canva 브랜드 키트를 “부서 공식”으로 만든 사람이 있습니다. 색상과 로고를 등록하여 부서 내 모든 구성원이 동일한 템플릿에서 자료를 제작합니다. 이전에는 자료의 디자인이 담당자마다 달라서 팀장이 “누구의 자료로 색깔이 다른지”라며 불평을 하던 문제가 해결되었습니다.
세 번째 눈. 아내의 직장에서도 월례 보고서에 칸바로 사용했다는 이야기를 들었다. 의료 관련 사무 업무인데, IT 회사와는 관련이 없는 것이 개인적으로는 매우 크다. 도구가 ‘IT 전문가의 것’에서 ‘사무직의 것’으로 내려오고 있는 현상이 나타나고 있다.
이제부터 제가 실제로 손으로 진행했던 절차와, 겪었던 문제점, 그대로 따라 할 수 있는 템플릿이나 프롬프트까지 순서대로 제공합니다. 같은 부분에서 멈춰 계신 분들은 이 부분부터 그대로 활용하실 수 있습니다.
출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 42청크
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