깔끔한 슬라이드 자료가 완성되었다. 그 후, 동료에게 숫자 확인을 부탁하고 상사의 수정 사항을 반영하여 거래처에 전달했다. 자료 제작 시, 이 ‘완성 후’에도 업무가 남아있는 경우가 많다. ChatGPT Slides를 보면서 인상 깊었던 점은 생성 속도만이 아니었다. 자료를 어디에서 수정하고 어떤 상태로 상대방에게 전달할 것인지, 그 선택 방식에 따라 나중에 파일을 찾는 수도 달라질 것이다.
공동으로 편집하는 자료는 원본을 하나로 지정한다.
OpenAI 공식 소개에서는 대화, 파일, 개요를 슬라이드로 만들고, 같은 자료를 팀에서 편집할 수 있다고 설명하고 있다. 템플릿을 제공하여 스타일이나 레이아웃을 참고할 수도 있다. 여기서 미리 결정하고 싶다면 수정 사항을 모으는 장소를 정해야 한다. 예를 들어, 회의용 자료를 세 사람이 함께 검토한다고 가정해 보자. 한 사람은 다운로드한 파일을 수정하고, 다른 한 사람은 공유 중인 자료에 댓글을 작성하며, 제작자는 다른 복사본을 업데이트한다. 모두 필요한 수정 사항이지만, 결국 마지막에 맞춰야 하는 작업이 발생한다. 이는 제품의 결함과 관련 없는 문제이며, 여러 원본이 생성되는 운영상의 문제이다. 공동 편집 기능을 사용한다면 “확인 중 여기로 모아주세요”와 같이 하나의 자료를 지시하는 것이 좋다. 또한, 누가 숫자를 확인하고, 누가 최종 버전을 결정할지도 함께 명시하면 혼란을 줄일 수 있다.
배포 파일은 작성 후 열어 주십시오.
공식 도움말에 따르면, 웹 버전에서는 PowerPoint, PDF, Google Slides로 내보내기가 가능하다. ChatGPT 내에서 바로 발표하는 방법도 있다. 이용 대상 및 단계별 제공 상황은 계정마다 확인이 필요하다. 상대방에게 편집을 요청하는 경우에는 편집 가능한 형식과 내용을 확인해 달라고 요청하는 것, 당일 현장에서 발표하는 경우에는 표시 환경까지 포함하여 선택해야 한다. 형식을 결정하기 전에 “상대방은 무엇을 하는가”를 한 번만 질문하면, 결과를 좁히기 쉽다. 또한, 내보내기가 완료된 후에 확인을 마치지 않는 것이 중요하다. 공식 도움말에서도 내보낸 자료를 열어 내용과 형식을 확인한 후 사용하는 것을 안내하고 있다. 확인해야 할 사항은 먼저 숫자와 단위, 글자 초과, 그래프의 범례 등이며, 원본 자료를 수정했다면 먼저 만든 배포 파일이 오래된 채로 남아있지 않는지 확인해야 한다. 이는 시각적인 마무리와는 별개로, 받는 사람을 위한 최종 확인으로 남겨두는 것이 좋다.
첫 번째 요청에 “마지막 방법”을 반영합니다.
슬라이드를 요청할 때, 주제나 페이지 수 외에도 마지막 사용법까지 전달해 달라고 요청합니다. “내부 검토 회의에서 사용할 6페이지 분량. 먼저 공동 편집으로 내용을 확인하고 합의 후 배포용 PDF를 제작한다. 미확정 숫자는 확정 값과 분리하여 표시한다”는 요청 예시처럼, 무엇을 생성할지에 더하여 무엇을 완료했는지 확인하면 명확해집니다. 트렌드에 따른 신규 기능이 출시될 때일수록 완성된 슬라이드의 다음 내용을 생각하는 것이 중요하며, 보여줄 자료를 만들고 망설임 없이 바로 수정할 수 있도록 하는 상태로 만들어야 합니다. 이 두 가지를 결정해 놓으면 새로운 도구를 일상 업무에 연결하기가 쉬워집니다.
출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 6청크
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