# 필수 업무 효율화 – 마감 기한 준수에 늦어지는 인쇄 사슬에서 당신의 시간을 되찾으세요!

> https://bookfactory.kr/board/publishing/22961
> 게시판: 출판·책 제작
> 작성자: admin
> 작성일: 2026-10-21T12:15:58.052Z

---

## **서론**

이번 주에는 본격적인 업무 효율화 시리즈 2탄을 선보입니다. ※단, gif 동영상 첨부가 불가능하여 동영상 없이 기사가 제공됩니다. 양해 부탁드립니다.

먼저 여러분께 질문 드립니다. 여러분의 직장에서는 지금도 종이 매체로 주고받는 서류가 많으신가요?

최소한 간병 산업계에서는 점차적으로 태블릿이나 PC를 이용한 기록 업무가 늘어나고 있습니다. 정부에서 추진하고 있는 데이터 연계 시스템 역시 “종이 기반의 교환을 데이터로 공유합시다”라는 의미의 메커니즘이기 때문에, 시대는 조금씩 데이터화로 나아가고 있습니다.

하지만 현실 현장은 여전히 “오래된 좋은 일본의 종이 문화”를 답습하는 곳이 대부분이 아니겠습니까? 오늘은 이 피할 수 없는 “출력(인쇄) 업무”의 효율화에 대해, 제 개인적인 경험을 바탕으로 이야기하고 싶습니다.

## 목차

지난, 독서회에서 『汝、星のごとく』를 읽어 완료했습니다.
이 소설은 스타야 아이의 데뷔작이며, 2022년 6월 간행된 미스터리 소설입니다.

이야기는 어느 날, 주인공 사키 리지가, 돌아가신 할머니로부터 상속받은 낡은 일기를 발견하면서 시작됩니다.
일기에는 할머니가 젊을 때 겪었던, 어떤 사건에 대해 기록되어 있었습니다.

사키 리지는 할머니의 사건의 진실을 밝히기 위해, 할머니가 마지막으로 살던 집을 방문합니다.
그곳에서 그녀는, 할머니가 과거에 맺었던, 어떤 인물과의 관계를 알게 됩니다.

그 인물은 소설가 카와무라 쇼입니다.
사키 리지는 카와무라 쇼가, 할머니의 사건에 연루되어 있었을 가능성을 의심합니다.

사키 리지는 카와무라 쇼에게 만나, 사건에 대해 묻습니다.
카와무라 쇼는 사건에 대해 모호한 답변을 되려 합니다.

사키 리지는 카와무라 쇼의 말을 믿을 수 없습니다.
그녀는 할머니의 사건의 진실을 밝히기 위해, 더욱 조사합니다.

조사를 진행하는 동안, 사키 리지는 할머니의 사건이 단순한 사건이 아니었음을 깨닫습니다.
할머니의 사건은 어떤 비밀을 감추고 있었습니다.

그리고 사키 리지는 할머니의 사건의 진실을 밝히는 데 성공합니다.
하지만 그 진실을 알게 된 순간, 사키 리지는 충격을 받습니다.

충격을 받은 사키 리지는 카와무라 쇼에게 사건에 대해 다시 묻습니다.
카와무라 쇼는 사건에 대해 더욱 모호한 답변을 되려 합니다.

사키 리지는 카와무라 쇼의 말을 믿을 수 없습니다.
그녀는 할머니의 사건의 진실을 밝히는 데 포기합니다.

이 소설은 미스터리로서 뿐만 아니라, 가족의 끈과 인간의 심연을 그린 작품이기도 합니다.
독서회에서는 등장인물들의 심경을 깊이 파고들며 토론했습니다.
특히 사키 리지의 갈등과 카와무라 쇼의 수수께끼 같은 존재가 인상적이었습니다.
또한 소설 전체를 통해 독자들에게 다양한 질문을 던지고 생각하게 만드는 작품이었습니다.

- **서론**
- 제1장｜현장 사용 영수증들
- 제2장｜그 결과물은 대체 ‘누구’의 일인가?
- 제3장｜업무와 작업을 분리하고, 소유주의 함정에서 벗어나도록 하십시오.
- 제4장｜서류 출력 업무를 “원클릭화” 하십시오
- 마무리

## 제1장｜현장 사용 영수증들

먼저, 사업장에서 매달, 매일 인쇄해야 하는 서류들을 다시 한번 정리해 봅시다. 단순히 적어보는 것만으로도 눈이 부신 듯한 양이 있습니다.

시설 관리 관련 냉방 시설 및 실내 온도 체크리스트, 기저귀 사용 기록지 등 현장에서 직접 작성해야 하는 서류가 있습니다. 이용자 분들이 낮 시간 동안의 레크리에이션 및 재활 치료에 사용하는 그림 그리기, 뇌 훈련 등의 인쇄물도 있습니다. 또한, 통원 관리 계획서, 개별 기능 훈련 계획서, 목욕 계획서 등 계획서 관련 서류는 이용자 분이나 가족에게 설명하고 서명을 받아야 하므로, 반드시 종이로 출력하는 것을 피할 수 없습니다.

이렇게 다시 마주보며 고심하는 것만으로도 노인 돌봄 현장이 어떠한 ‘종이를 찍어내는 작업’에 얼마나 지쳐있는지를 알 수 있습니다.

## 제2장｜그 결과물은 대체 ‘누구’의 업무에 해당하고 있는가?

여기 중요한 것은, 그 모든 양의 서류를 “누가 시간을 들여 인쇄하고 있는지”라는 문제라는 점입니다.

시설 관련 인쇄물은 현장 담당 직원이 업무를 마친 후, 남아서 꿋꿋이 출력합니다. 시설 관리 관련 체크리스트는 매달 말일에 정규직 직원이 바쁘게 인쇄합니다.

또한, 가장 강력한 ラスボス인 “계획서 관련”은 바로……. 누구나 다 건드리지 않고, 당연히 문서에 책임을 지는 상담원이나 관리자가 혼자서 모든 것을 짊어지고 밤늦도록 인쇄 버튼만 누르고 있는 모습이 일본 곳곳에서 일상적인 풍경이 되고 있습니다.

하지만 잠시만, 그게 정말 관리자가 그렇게 많은 시간을 쏟아 투자해야 할 일이 맞을까요?

## 제3장｜업무와 작업을 분리하고, 소유주의 함정에서 벗어나기

전 직장에서도 당연히 계획서 관련 출력은 “담당자가 매월 말에 하는 정형화된 패턴”으로 이루어져 있었습니다. 매달 월말이 되면 PC를 붙잡고 괴로워하며, 끊임없이 인쇄 버튼을 누르는 일상을 보냈습니다.

하지만, 저는 한 발짝 물러서서(메타사고이시네요!) 이 상황을 조망하고, 업무를 두 가지로 분할하여 생각했습니다.

① “계획서의 내용을 구성한다”는 업무용 사용자의 현황을 분석하고, 목표를 설정하여 계획서에 반영하는 것은 인간만이 할 수 있는, 상담원이나 관리자가 담당해야 할 소중한 “업무”입니다. ② “계획서를 종이에 인쇄한다”는 업무로 작성된 데이터를 종이에 출력하는 것은, 명백히 말해서 누가 하든 결과가 달라지지 않는 단순한 “작업”입니다.

그럼에도 불구하고, 이것이 관리자의 업무로서 특정 개인에게만 의존하는 상태였던 이유는 엑셀을 이용한 출력 절차의 ‘번거로움’ 때문이었습니다.

다음 달 서명받을 이용자 목록을 추출하여 해당 이용자의 이름을 엑셀에 붙여넣고, 함수를 활용하여 데이터를 계획서에 전송하도록 설정한 후, 서명용과 사본용 2부를 출력하고, 다음 이용자의 이름을 복사하여 붙여넣습니다.

이런, 끝없이 돌아가는 헛된 굴레.

이 단계를 하나하나 설명하고 사무직 직원에게 부탁하는 것도 오히려 번거롭네요…

그렇게 생각한 저는 다른 사람을 거절하는 것을 멈추고 엑셀 안에 어떤 ‘기법’을 구축하는 것을 결정했습니다.

## 제4장｜문서 출력 업무를 “한 번 클릭”으로 효율화하십시오

제가 만든 것은 Excel 데이터 위에 버튼 하나를 배치하고, 그것을 누르는 것만으로 “대상 이용자 전원분의 계획서(2부씩)를 자동으로 연속으로 출력해주는 시스템”(VBA·매크로)입니다.

버튼을 누르면 한 번 클릭합니다. 그 후 복합기가 웅성웅성하고 자동으로 모든 사람의 계획서를 출력해주는 것을 커피를 마시면서 지켜보고 있습니다.

![画像](https://assets.st-note.com/img/1780527028-AXInwqMhf5NWSCv4VmToGK2l.png?width=1200)

이 장치를 만드는 과정에서, 저는 매달 빼앗기던 엄청난 시간을 온전히 제 손으로 되찾는 데 성공했습니다.

더욱 놀라운 점은 “자신 혼자서는 한 번의 버튼 누름으로도 출력이 가능한 상태”를 만들 수 있었다는 점입니다. 절차 공유가 불필요했습니다. “이번 달 말에 이 버튼을 누르면 된다”는 식으로 바로 해결될 수 있었죠. 이것이 바로 족벌화 해소이자, 현장을 더 편하게 만드는 진정한 시스템화입니다.

## 마무리하며

간병 관련 서류 업무가 많습니다. 국가에서 정한 규칙에 따라 종이를 사용해야 하는 것은 어쩔 수 없습니다.

하지만 “종이 작업을 위한 무의미한 복사-붙여넣기 작업”까지 포기할 필요는 전혀 없습니다. 손안의 Excel에 약간의 트릭만 만들어도 당신의 시간은 몇 시간이나 절약됩니다. 그리고 절약된 그 시간은 현장 스태프를 지원하거나, 더 많은 이용자와 소통하기 위한 “가치 있는 시간”으로 변화할 수 있습니다.

업무 때문에 매일 PC를 사용하는 여러분, 좀 더 편안하게 하지 않을까 생각하는 여러분, 꼭 손안의 ‘무한 루프하는 작업’을 의심해 보는 것부터 시작해 보세요!

**출처:** [note 원문](https://note.com/hamukoba_ham/n/ne058d5a98ed8)

*번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 18청크*

[원문 보기](https://note.com/hamukoba_ham/n/ne058d5a98ed8) | 출처: note.com