효율화의 함정은 “남은 시간에 다시 작업을 더 늘리는” 것이다. 시간 단축의 효과를 실감으로 바꾸는, 작은 설계의 이야기이다.
AI를 사용하면서 작업이 확실히 빨라졌다.
그런데도 불구하고, 어쩐지 바쁨이 변하지 않는데——.
사실 이것은 AI 활용이 발전할수록 누구나 겪는, 그런 일입니다.
떠도는 시간은 방치하면 “다른 작업”으로 채워질 것이다.
1시간이나 걸리던 자료 제작이 15분 만에 끝나는 일입니다. 정말 훌륭합니다.
하지만, 45분이나 멈춰선 곳은 어디였을까요.
대부분의 경우, 다른 작은 작업들이 밀려들어 사라집니다. 이메일 답변, 간단한 부탁과 같은 것들이 있습니다. 바쁜 정도의 총량은 변하지 않습니다.
도구의 잘못이 아닙니다. 흩어진 시간에 대한 목적지를 정하지 않았기 때문입니다.
먼저 목적지를 결정하는 것이 좋습니다.
AI로 시간 절약을 시작할 때, 다음과 같은 사항들을 함께 결정하는 것이 좋습니다.
이 작업으로 인해 생긴 여유 시간을 ◯◯에 활용할 것이다.
어디든 상관없습니다.
미루던 일을 다시 생각할 시간, 공부나 자격증 공부 30분, 그리고 정시 퇴근(이는 멋진 목표입니다).
중요한 것은 떠오르기 전에 미리 결정해 두는 것입니다. 떠서부터 생각하면 반드시 잡무에 휩쓸려 버릴 것입니다.
“요약 기록”을 작성하면 계속된다.
또 다른 효과적인 방법은 간단한 기록을 활용하는 것입니다.
오늘: 회의록 작성 15분 (45분 절약) → 기획 메모에 활용
AI에게 “오늘의 시간 단축 기록을 저장해 줘”라고 요청하면, 기록이 누적되어 목록이 만들어집니다.
AI를 사용하면 시간이 생겨나고, 이를 자신의 시간 활용에 활용하는 긍정적인 순환을 실감하며 지속적으로 활용할 수 있습니다. 반대로, 실감과 동기 부여가 부족하면 원래 방식대로 돌아갈 수 있습니다.
효율화는 목표가 아닌, 교체이다.
AI 활용의 진정한 목적은 빠르고 일하는 것이 아닙니다.
시간 낭비적인 작업을 “자신만이 할 수 있는 일”로 대체하는 것입니다.
오늘 AI로 어떤 일을 단축시키면, 당장 한 가지를 정해보세요.
이 떠도는 시간은 무엇으로 채울까.
그 한마디가 효율화를 “업무 방식의 변화”로 바꿔줍니다.
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AI 직원들이 만든 도구 상자
최근, 회사 내 AI 팀에서 자체적으로 개발한 ‘도구 상자’라는 프로젝트가 진행되고 있다는 소식이 전해졌다. 이 ‘도구 상자’는 간단히 말해, AI 팀원들이 업무 효율성을 높이기 위해 직접 제작한 다양한 툴과 스크립트, 그리고 그에 대한 설명서를 담은 것으로 알려졌다.
특히, 이 ‘도구 상자’는 팀원들의 의견을 수렴하여 만들어졌으며, 실제로 사용하면서 개선해 나가는 방식으로 진행되었다. 그 결과, 단순 반복적인 업무를 자동화하는 스크립트부터, 데이터 분석을 돕는 도구, 그리고 팀원 간의 협업을 촉진하는 기능까지, 다양한 기능을 제공하고 있다는 평가다.
AI 팀장은 “이 ‘도구 상자’는 우리 팀의 업무 효율성을 극대화하는 데 기여할 것으로 기대한다”며 “앞으로도 지속적으로 개선해 나가면서, 회사의 혁신을 이끌어가는 핵심적인 역할을 수행할 수 있도록 노력하겠다”고 밝혔다.
한편, 이 ‘도구 상자’에 대한 관심이 높아지면서, 다른 팀에서도 유사한 프로젝트를 추진하는 움직임이 나타나고 있다는 전언이다.
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복지 현장에서 반년 분량의 서류를 AI로 정리한 경험을 바탕으로, 현재는 중소기업 및 현장의 AI 업무 자동화를 지원하고 있습니다. 기사 내용에 대한 감상이나 질문은 LINE로 편하게 문의해주세요.
출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 26청크
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