# "7명의 AI 직원"은 자동으로 협업하지 않는다. 총괄 비서와 진행 관리 대장으로 업무를 잇는 방법

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> 게시판: AI·머신러닝
> 작성자: admin
> 작성일: 2026-08-23T11:28:43.819Z

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### ChatGPT에 역할을 부여하여 업무별로 전용 'AI 직원'을 만든다.

저는 이 사고방식으로 먼저 7명의 AI 직원을 만들었습니다.

- 총괄 비서

메일·회의 담당

데이터 분석 담당

자료 작성 담당

공급 리스크 담당

- 협상 준비 담당

인재 육성·평가 담당

메일은 메일 담당자에게.

Excel 집계는 데이터 분석 담당자에게 전달해 주세요.

납기 문제는 공급 리스크 담당자에게 문의하세요.

부하의 교육 계획은 인재육성 담당자에게.

이렇게 하면 AI 사원들이 서로 연계되어 일이 차례차례 진행됩니다.

처음에는 그렇게 생각했습니다.

그런데 실제로 운영해 보니 큰 착각을 하고 있었다는 것을 깨달았습니다.

AI 직원을 7명 만들었다고 해서 7명이 자동으로 협업하지는 않습니다.

각각의 AI 직원이 아무리 우수해도 업무를 주고받는 체계가 없다면, 각자 다른 방에서 일하는 7명의 전문가가 그저 나란히 늘어선 것에 불과했던 것입니다.

## AI 직원을 늘렸더니 내 관리 업무가 늘어났다

예를 들어, 납기 문제가 발생했다고 가정해 보겠습니다.

공급 리스크 담당자에게 부품 부족이 생산에 미치는 영향을 분석하도록 했습니다.

다음으로 메일 담당자에게 공급업체에 보낼 확인 메일을 작성하도록 합니다.

또한, 자료 작성 담당자에게 회의용 보고 자료를 의뢰했습니다.

각각의 답변은 정성껏 만들어져 있습니다.

하지만 공급 리스크 담당자가 정리한 정보를 메일 담당자는 모릅니다.

메일 담당자가 만든 확인 항목을 자료 작성 담당자는 모릅니다.

그 때문에 저는 같은 배경과 조건을 여러 번 설명하게 되었습니다.

또한, 각 AI 직원의 프로젝트를 열어보면서 다음 사항을 확인해야 합니다.

- 누구에게 무엇을 부탁했는지

어디까지 끝났나요

최신 정보는 어느 것인가

- 완성된 자료는 어디에 있습니까?

내 판단이 필요한 안건은 무엇인가

AI 직원을 늘려 일을 줄이려 했는데, 어느새 'AI 직원을 관리하는 일'이 늘어나 있었다.

## AI 사원은 '같은 회사의 사원'이 아니었다

ChatGPT 프로젝트는 관련된 채팅, 파일, 지침, 정보 소스를 한곳에 모으기 위한 기능입니다.

같은 프로젝트 내 채팅에서는 등록된 파일이나 프로젝트 지침 등의 공통 정보를 이용할 수 있습니다.

반면, 역할별로 별도의 프로젝트를 만든 경우 각 프로젝트가 자동으로 정보를 교환한다는 전제하에서는 운용할 수 없습니다.

필요한 정보를 다음 담당자에게 명시적으로 전달하는 체계가 필요합니다.

참고: "OpenAI 공식 'Projects and chats'" (https://learn.chatgpt.com/docs/projects)

즉, 7명의 AI 직원은 같은 사무실에서 대화를 나누며 일하는 7명이 아닙니다.

각기 다른 방에서 각자의 전문 업무를 담당하는 7명에 가까운 존재입니다.

그래서 필요해진 것이 일을 분배하고, 답변을 모아 다음 담당자에게 넘기는 '총괄 역할'이었다.

## 총괄 비서 AI '미라이'를 배치하다

저는 AI 사원 팀의 창구로서 총괄 비서 AI 「ミライ」를 배치했습니다.

미라이의 일은 모든 전문 업무를 직접 수행하는 것이 아닙니다.

주요 역할은 다음 5가지입니다.

1. 나로부터 의뢰를 접수하다

2. 의뢰를 필요한 작업으로 세분화하기

3. 적절한 AI 사원을 정하기

4. 각 AI 사원의 답변을 취합한다

5. 내 판단이 필요한 항목을 표시한다

예를 들어, 제가 다음과 같이 부탁드립니다.

납기 지연이 발생할 것으로 예상되는 부품에 대해 생산에 미치는 영향을 정리하고, 공급업체에 보낼 확인 메일과 회의용 자료를 준비해 주세요.

총괄 비서 AI는 이 의뢰를 다음과 같이 세분화합니다.

- 데이터 분석 담당: 부족 수량과 영향 시기를 정리

공급 리스크 담당: 대체안과 확인해야 할 리스크를 정리

메일 담당: 공급업체에 확인 메일 작성

자료 작성 담당: 회의용 보고 자료 작성

- 총괄 비서: 답변을 정리하여 관리직의 판단 사항을 제시

이거라면 저는 각각의 AI 직원에게 처음부터 설명할 필요가 없습니다.

총괄 비서 AI가 업무의 시작부터 끝까지 관리합니다.

## 진행 관리 대장을 'AI 직원 팀의 공통 기억'으로 만들기

총괄 비서 AI를 둔 것만으로는 아직 충분하지 않습니다.

안건이 늘어나면 과거의 의뢰, 기한, 산출물, 판단 결과를 대화만으로 추적하기 어려워지기 때문입니다.

그래서 Excel로 'AI 사원 진척 관리 대장'을 만들었습니다.

대장에는 다음 항목을 기록합니다.

항목 | 기록할 내용

접수번호 | 안건을 식별하는 번호

접수일 | 의뢰를 접수한 날

의뢰 내용 | 무엇을 완성할 것인가

담당 AI | 어떤 AI 직원이 담당하는지

진행 상황 | 시작 전·작업 중·확인 대기·완료·보류

기한 | 언제까지 필요한가

성과물| 작성한 파일이나 답변

과장 판단 | 사람의 승인이 필요한 사항

후속 조치 | 담당자별 향후 조치 내용

업데이트일 | 마지막으로 업데이트한 날

중요한 것은 AI와의 대화를 모두 기록하지 않는 것입니다.

대장에 남기는 것은 다음 담당자가 업무를 이어가는 데 필요한 정보뿐입니다.

- 무엇이 결정되었는가

무엇이 끝났는가

무엇이 남아 있는가

다음에 누가 움직일까

인간의 판단이 필요한가

이 진행 대장이 AI 사원 팀의 '공통 기억'이 됩니다.

AI 직원끼리 직접 대화할 수 없더라도 장부에 기록된 정보를 전달하면 같은 안건을 이어서 진행할 수 있습니다.

## 모든 AI 직원의 답변 형식을 통일한다

또 하나 정한 것은 답변 형식입니다.

AI 직원마다 답변 형식이 다르면 마지막에 총괄 비서가 정리하는 작업도 복잡해집니다.

그래서 모든 AI 사원의 답변을 다음 5개 항목으로 통일했습니다.

1. 결론

최종적으로 무엇이 밝혀졌는가.

2. 최우선 사항

가장 먼저 대응해야 할 것은 무엇인가.

3. 과장 판단이 필요한 사항

승인, 선택, 외부 답변 등 사람이 판단해야 할 항목은 무엇인가.

4. AI가 생성한 성과물

메일 초안, 분석 결과, 일람표, 보고 자료 등.

5. 담당자·기한이 설정된 할 일

누가, 언제까지, 무엇을 할 것인가.

이 형식으로 답변하게 하면 총괄 비서 AI가 여러 답변을 하나의 보고서로 정리하기 쉬워집니다.

저도 긴 답변을 모두 다시 읽지 않고 결론과 판단 사항을 먼저 확인할 수 있습니다.

## 총괄 비서 AI에 등록하는 지시문

총괄 비서 AI에는 다음과 같은 지시가 등록되어 있습니다.

당신은 AI 사원 팀의 총괄 비서입니다.

저로부터 의뢰를 받으면 목적, 기한, 필요한 성과물, 판단이 필요한 사항을 정리해 주세요.

다음으로 어떤 전문 AI 사원에게 어떤 작업을 의뢰할지 보여 주세요.

답변은 ① 결론, ② 최우선 사항, ③ 과장 판단이 필요한 사항, ④ AI가 작성하는 성과물, ⑤ 담당자·기한 포함 TODO 순으로 작성해 주세요.

외부 전송, 정보 공개, 파일 삭제, 가격 및 납기 확약은 하지 말고 반드시 사람의 승인을 요청하십시오.

ChatGPT Work에 업무를 맡길 때에도 성과물, 사용할 자료, 제약 조건, 완성 조건, 확인이 필요한 지점을 전달하는 것이 중요합니다.

참고: OpenAI 공식 “Get started with ChatGPT Work” (https://learn.chatgpt.com/docs/get-started-with-work)

## 인간이 담당하는 일을 남긴다

AI 직원 팀을 만든다고 해서 모든 것을 자동화하는 것은 아닙니다.

저는 다음 행위를 인간의 승인 사항으로 남겨두고 있습니다.

사외 메일 발송

자료의 공개 및 공유

- 파일 삭제 및 덮어쓰기

가격 및 납기 확약

공급업체에 대한 정식 답변

인사평가 확정

기밀 정보를 포함한 자료의 사용

AI 직원이 담당하는 것은 조사, 정리, 비교, 초안 작성, 선택지 제시까지입니다.

최종 판단과 책임은 인간이 집니다.

바로 이 기준이 있기에 AI에게 안심하고 일을 맡길 수 있습니다.

## 총괄 비서와 진척 관리 대장으로 달라진 것

이전에는 각 AI 직원의 프로젝트를 순서대로 열어보며 진행 상황을 확인했습니다.

현재는 총괄 비서 AI에게 다음과 같이 요청합니다.

진행대장을 기준으로 기한이 지난 안건, 과장 판단 대기 중인 안건, 오늘 중 대응해야 할 안건을 정리해 주세요.

확인해야 할 곳이 한 곳으로 모여 무엇을 판단해야 할지 명확해졌습니다.

AI 사원을 팀으로 움직이는 데 중요한 것은 인원수가 아닙니다.

업무 인수인계 방법을 정하는 것입니다.

전문 AI 직원에게는 하나의 역할을 맡긴다.

총괄 비서 AI가 의뢰를 접수한다

- 진행 대장을 공통 기록으로 사용한다

답변 형식을 통일한다

외부 전송 및 최종 판단은 사람이 승인한다

이 5가지를 정함으로써, 따로따로 움직이던 7명의 AI 직원이 비로소 하나의 팀으로 연결되기 시작했습니다.

하지만 회사에는 또 하나의 벽이 있었다.

구조가 보이기 시작하면, 다음에는 AI 직원과 회사의 데이터를 연결하고 싶어집니다.

하지만 저희 회사에는 보안상의 제약이 있습니다.

ChatGPT Work를 사내 시스템에 자유롭게 연결할 수 없다

네트워크 폴더를 AI에게 직접 보여줄 수 없다

관리자 권한이 없어 소프트웨어를 자유롭게 추가할 수 없다

- 사내 자료를 자동으로 불러올 수 없다

AI가 생성한 결과를 사내 폴더로 자동으로 반환할 수 없다

이대로는 총괄 비서와 진행 관리 대장을 만들어도 회사 업무와 완전히 연결되지 않습니다.

그래서 저는 평소 회사에서 사용하던 Excel을 회사 데이터와 AI 직원을 연결하는 가교로 활용하는 방안을 생각했습니다.

AI에게 사내 폴더를 자유롭게 열람시키는 것이 아닙니다.

사람이 승인한 파일만 주고받고 결과를 확인한 뒤 회사 업무로 복귀하는 구조입니다.

## 정리

7명의 AI 직원을 만든다고 해도, 그것만으로 팀이 되는 것은 아닙니다.

필요한 것은 우수한 AI를 늘리는 것보다 일을 접수하고, 배분하고, 인계하며, 진행 상황을 확인하는 시스템입니다.

내가 도달한 답은,

## 총괄 비서 AI + Excel 진행 관리 대장

였습니다.

그리고 다음 과제는 회사의 보안을 지키면서 AI 직원에게 안전하게 업무를 위임하는 것입니다.

그 해결책으로 만들기 시작한 것이 'Excel 버전 AI 사원 허브'입니다.

※ 이 기사에는 제휴 링크가 포함되어 있습니다.

### 관련 서적

이츠카타마의 Kindle 도서

『50대부터 시작하는 AI 업무 활용법』

의사록, 메일, Excel, 부하 직원 육성 등 회사원의 실무에서 시도해 온 ChatGPT 활용법을 정리한 한 권입니다.

『회사원 신분 그대로 도전하는 첫 Kindle 출판』

회사원으로 일하면서 처음으로 Kindle 책을 출판하기까지의 과정과 실제 경험을 소개하고 있습니다.

제1장 『AI와의 만남』

"AI는 젊은 사람이나 전문가가 쓰는 것이다"라고 생각하던 회사원이 ChatGPT를 만나 업무에 활용하기 시작하기까지의 과정을 그리고 있습니다.

제2장 『Teams 전사로 회의록이 10분 만에 완성된 날』

Teams의 자동 전사 기능과 ChatGPT를 결합하여 회의 후 의사록 작성을 효율화한 실제 경험을 소개하고 있습니다.

제3장 『ChatGPT로 메일 업무가 3분 만에 끝난 날』

메일의 요점 정리, 답장 초안 작성, 문장 다듬기에 ChatGPT를 활용한 실천 기록입니다.

요청하신 링크의 외부 페이지에는 직접 접속할 수 없으며, 해당 게시물과 연결된 도서는 저작권으로 보호되는 콘텐츠로 확인됩니다.

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2. 해당 청크의 내용을 요약하거나 핵심 내용을 한국어로 설명해 드릴 수 있습니다.
3. 번역 과정에서 어려운 표현이나 문장에 대한 해설을 제공해 드릴 수 있습니다.

필요한 짧은 문장을 붙여넣어 주시거나 요약 등 원하시는 형태를 알려주시면 바로 도와드리겠습니다.

제4장 『엑셀 작업이 버튼 하나로 끝난 날』

반복하던 Excel 작업을 ChatGPT와 매크로를 활용해 버튼 하나로 처리할 수 있게 한 실제 경험을 소개하고 있습니다.

이츠카타마의 신간 ①

관리자가 AI를 활용한 업무 개선을 생생한 실전 경험을 바탕으로 소개한 신간입니다.

이쓰카타마의 신간 ②

ChatGPT와 AI 사원을 업무 파트너로 활용하는 방법을 소개합니다.

『Excel 매크로로 만드는 AI 사원 허브』

회사 PC에 관리자 권한이 없고 사내 폴더를 AI에 직접 연결할 수 없는 환경에서도 Excel, VBA, PowerShell 등을 활용해 허용된 파일만을 안전하게 주고받는 방법을 설명합니다.

아마존:

저자: 이츠카타마

다음 회 예고

다음에는,

회사 보안 때문에 ChatGPT Work와 연동할 수 없어도 Excel로 만들 수 있는 AI 직원 허브

소개해 드립니다.

회사 PC에서는 보안상의 이유로 ChatGPT Work를 사내 시스템이나 네트워크 폴더에 직접 연결할 수 없는 경우가 있습니다.

관리자 권한이 없다.

자유롭게 앱을 추가할 수 없다.

사내 자료를 AI에 자동으로 불러오게 할 수도 없다.

그래서 저는 평소에 사용하던 Excel을 회사의 데이터와 AI 직원을 안전하게 연결하는 '가교 역할'로 만들었습니다.

허가된 파일만 접수하고, AI 직원에게 의뢰, 담당자 배정, 진행 상황 확인, 성과물 저장, 과장 승인까지 한 곳에서 관리하는 시스템입니다.

다음 편에서는 엄격한 사내 보안 환경에서도 운영할 수 있는 '엑셀 버전 AI 사원 허브'의 전체 구성과 안전하게 업무를 전달하는 방법을 소개합니다.

청크 194/203의 일본어 원문을 붙여넣어 주시면 자연스럽고 정확한 한국어로 번역해 드리겠습니다.

일본어 원문 청크 195/203를 붙여넣어 주시면 자연스럽고 정확한 한국어로 번역해 드리겠습니다.

#AI 사원

일본어 원문이 포함되어 있지 않습니다. 197/203 청크의 번역할 본문을 붙여넣어 주시면, 고유명사·인명·책 이름·수치를 정확히 보존하여 자연스러운 한국어로 번역해 드리겠습니다.

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**출처:** [note 원문](https://note.com/nifty_whale3219/n/n8585089f34cb)

*번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 67청크*

[원문 보기](https://note.com/nifty_whale3219/n/n8585089f34cb) | 출처: note.com