AI 직원, 외주를 둘러봐야 할지, 아니면 자사에서 직접 만들어야 할지.
최근 가장 많이 드는 질문입니다.
저희는 30명의 AI 인력을 자체적으로 개발하여 매일 운영하고 있습니다. 동시에 외부에서 “만들어달라는” 요청을 받아 상담하는 제공자 역할도 하고 있습니다.
어느 쪽이 맞는지 결정할 수 없어 멈춰 서 있는지 확인하시겠습니까?
그 두 가지를 모두 시도해보고 알게 된 것은 이 질문 자체가 근본적인 전제가 빠져 있다는 점입니다.
빼놓는 중요한 점은 “만들다”와 “운영하다”가 완전히 다른 업무라는 점입니다. 이 글에서는 그 점을 구분한 후의 판단 기준을 제시합니다.
가장 큰 부담은 ‘제작 비용’이 아니었다.
결론부터 말씀드리겠습니다.
AI 직원들을 활용하여 실제로 돈과 시간이 소요된 것은, 지속적으로 관리하고 발전시켜 나가는 과정입니다.
만드는 단계는 생각보다 빨리 끝난다. 해주고 싶은 일을 적어 실행해 보고 수정한다. 첫 번째 것이 움직이는 데까지는 생각보다 짧다.
문제는 그 다음입니다. 우리 경우에는 만들자마자보다 운영에 들어간 이후에 더 많은 손이 필요했습니다. 또한, 손이 들어가는 양이 예상과 다르게 나타났습니다.
나타난 것은 이러한 종류의 작업이었습니다.
지시서를 수정했음에도 불구하고 해당 지시서가 전혀 호출되지 않았다. 병렬적으로 진행 중이던 다른 작업이 업데이트된 내용을 기존 내용으로 덮어쓰면서 되돌아가고 있었고, 내가 처리해야 했던 프로세스는 사실상 중간에 조용히 멈추고 있었다.
그것들은 만들 때부터 존재하지 않았던 문제들입니다.
따라서 외주를 맡길지 여부를 결정할 때는 금액을 ‘제작 비용’으로 비교하는 것만으로는 의미가 없습니다. 실제로 운영에 들어가서 누가 수리할 것인지가 진짜 중요한 논점이었기 때문입니다.
외주가 적합한 일, 적합하지 않은 일
그뿐만 아니라, 사람마다 잘 맞는 것은 다릅니다.
외부 위탁이 적합한 것은 이미 세상에 존재하는 업무입니다. 흔히 발생하는 업무 프로세스 자동화, 정형화된 서류 처리, 일반적인 조사 등은 경험 있는 사람에게 맡기는 것이 빠르고 품질도 높습니다. 스스로 시행착오를 거치는 시간이 완전히 확보됩니다.
잘 맞지 않는 일은 회사의 사정 자체가 내용이 되는 업무입니다. 누구의 승인이 필요한가. 무엇을 절대로 해서는 안 되는가. 과거에 어디에서 실패했는가.
이것은 내부 사람만이 알 수 있는 정보이기에, 아무리 뛰어난 외부인이 써도 불가능합니다. 톤을 잡아내려고 노력해도, 본인이 스스로 언어로 표현하지 못하는 경우가 대부분이었습니다. 우리 역시 우리들의 규칙을 정리하는 데 가장 많은 시간을 할애했습니다.
그러므로 현실적인 선 구분은 다음과 같이 됩니다. 기반은 외주, 내용은 자사.
견적서를 볼 때 주목해야 할 3가지 사항
외저를 고려하신다면, 금액보다 먼저 확인해야 할 사항이 3가지 있습니다.
인계되는 것은 무엇입니까?
가장 중요한 것은 바로 여기에 있습니다.
배송 대상이 “움직일 수 있는 것”인지, 지시서나 설정 자체인지 여기서부터 자유도가 완전히 달라집니다.
내용이 형태가 잡히지 않은 형태로 배송되기 때문에, 수정하고 싶을 때마다 계속 요청하게 된다. AI 직원들은 업무가 바뀌면 반드시 수정하고 싶어지기 때문에, 이는 상당히 큰 영향을 미친다.
저희가 직접 만들기로 결정한 이유 중 절반은 바로 이것 때문이었습니다. 매일 수정하고 싶었기 때문입니다.
누가 수리하는가.
인계된 후 누가 수리할 것인가.
외부 위탁처가 수정 작업을 계속 진행해 준다면, 그 비용은 매달 발생합니다. 자체적으로 수정한다면, 수정 가능한 사람이 회사 내부에 필요합니다. 어느 쪽이든 원하지 않는 선택지는 없습니다.
납품만으로 끝나는 견적이 저렴해 보이는 이유는 이 부분에 예상 금액이 포함되지 않았기 때문이다. 단순히 포함되지 않은 금액일 뿐이다.
움직임이 멈췄을 때 어떻게 알아차릴 수 있을까요.
이것을 듣고 상대방의 실력을 대략적으로 알 수 있습니다.
AI 직원들이 고장나면, 대부분 오류가 발생하지 않고 출력은 정상적으로 나오지만 내용만 틀리거나, 마치 작동하는 것처럼 보이지만 멈춰있는 경우도 있습니다.
이 이야기가 견적이나 제안에 포함되는지 여부는 실제로 운영한 경험이 있는지에 따라 판단되는 중요한 기준입니다. 실제로 제작한 경험이 없는 사람은 이 이야기를 제시하지 않습니다.
자사에서 제작하는 경우, 정말 필요한 사람
저희가 직접 만든다는 사실에 대해, 기술자가 필요하시겠다고 자주 묻습니다.
여기는 저희의 현실과는 다릅니다. 필요한 것은 자신들의 일을 절차로서 글로 쓸 수 있는 사람들이었습니다.
AI에게 일을 맡길 때, 글은 기본적으로 일본어로 작성되며, 어떤 상황이 되면 끝나는지 명확하게 설명할 수 있느냐가 훨씬 더 중요했습니다.
반대로 말하면, 업무에 대한 이해가 부족한 사람이 만들면 반드시 얕은 수준이 됩니다. 기술적으로는 겉으로 보기에는 잘 작동하지만, 실제 현장에서는 사용되지 않는 결과물이 만들어집니다. 이는 아웃소싱이든 자체 제작이든 동일하며, 업무에 대한 이해가 없는 사람이 작성한 지침서는 대부분 사용되지 않고 중단됩니다.
따라서 자사에서 만들 때 찾을べき는 기술자가 아닌, 그 업무를 가장 잘 이해하는 사람의 시간입니다. 여기가 확보되지 않는다면, 내재화는 추천하지 않습니다.
30명을 어떻게 분류했는지
수치를 묻는 경우가 많으므로, 내용에 대해서도 간략하게 설명드리겠습니다.
저희 AI 직원 수는 30명인데, 이는 “30개의 도구를 만들었다”는 의미가 아닙니다. 역할에 따라 분류한 결과, 30명이 되었다는 것이 순서입니다.
구조는 회사의 조직도와 거의 같습니다. 영업, 회계, 채용, 제작, 품질 관리입니다. 이는 단순한 생각 때문이 아니라 실질적인 이유 때문이었습니다.
이유는 두 가지입니다.
어느 한 가지는 누구에게 의뢰해야 할지 명확해지는 것. 역할을 분담하지 않으면, 의뢰할 때마다 “이건 어디에 맡겨야 하는 거지?”라고 생각하게 됩니다. 그 판단이 매번 들어오기 때문에, 거기서 멈춰버리는 것입니다.
또 다른 장점은 수정할 위치를 특정할 수 있다는 점입니다. 회계 관련 출력이 이상하다면 회계 담당자가 가지고 있는 지침서만 확인하면 됩니다. 모든 내용을 하나의 거대한 지침서에 담고 있다면, 수정할 때마다 관련 없는 다른 부분의 동작까지 바뀌게 됩니다.
처음에는 혼자서 모든 것을 다 해결하고 있었습니다. 솔직하게 만들다 보면, 이렇게 되는 것이죠. 하지만 일을 할수록 출력이 평균적으로 높아지는 것을 알게 되었습니다. 무엇이든 할 수 있는 사람은, 어떤 것에도 깊이 있는 지식이 없는, 그런 현상과 같습니다.
외부 위탁을 하는 경우에도 이 관점은 활용할 수 있습니다. “하나로 전부를 처리한다”는 제안은 결국 분리해야 할 작업이 발생할 것입니다.
비용에 대한 논의(시장 가격이 아닌, 상세 내역)
금액의 기준을 제시하면 오해가 생길 수 있습니다. 업무의 종류와 깊이에 따라 완전히 달라지기 때문입니다.
대신, 비용 내역이 어디에 들어가는지 상세하게 작성합니다. 이를 통해 받은 견적의 타당성을 스스로 판단할 수 있습니다.
이는 크게 네 가지로 나눌 수 있었습니다.
업무를 글로 옮기는 작업입니다. 누가 언제 무엇을 어떻게 판단하고 있는지 기록하는 과정이죠. 우리 경우에는 여기서 가장 많은 시간을 할애했습니다. 외주를 준다 해도, 내부 인력의 시간은 반드시 여기서 필요합니다.
실제로 지시서를 작성하고 실행하는 작업입니다. 전체적으로 보면, 생각보다 작은 비율이었습니다.
검사 제작 작업입니다. “정상적으로 만들어졌는지”를 기계로 확인하는 시스템입니다. 이 부분을 갈면 저렴해 보이지만, 갈면 운영이 전부 사람의 육안 검사로 바뀌게 됩니다. 저희에서 가장 효과가 있었던 투자는 바로 여기였습니다.
업무가 변경되면 AI 직원도 바뀌기 때문에 0이 되지는 않습니다.
견적을 볼 때에는 이 네 가지 요소가 포함되어 있는지 없는지 확인하는 것이 좋습니다. “저렴한” 견적은 보통 3과 4가 포함되어 있지 않은 경우가 많습니다.
흔한 실수 3가지
상담을 받는 과정에서 반복적으로 확인하는 패턴도 함께 기록해 둡니다.
첫 번째. 처음부터 전사적으로 모든 사람을 참여시키려 합니다. 전체 설계부터 시작하면, 실행 가능한 결과가 나오기 전에 체력이 소모됩니다. 하나의 업무에서 1개만 해결한 경우보다 판단 자료가 현저히 많아집니다.
두 번째로, 사람의 작업 절차를 그대로 전달한다. 사람의 절차에는 “봐도 알 수 있는” 내용이 엄청나게 생략되어 있는데, AI는 거기서 멈추거나, 스스로 이를 채워 넣는다.
세 번째로, 성과를 “시간 단축”으로만 측정한다. 짧아진 시간은 직관적이지만, 실제로 효과를 본 것은 하지 않았던 일을 할 수 있게 된 부분이었다. 단축만 보게 되면, 중간에 중단하는 판단이 될 수 있다.
계약 전에 반드시 답해야 할 3가지 질문
외부 위탁을 진행할 때는 이 3가지 질문을 해보세요. 답변 방식에서 상당히 명확하게 파악할 수 있습니다.
배송 후, 직접 수리할 수 있는지 여부를 확인해야 하며, 수리할 수 없다면 그 조건 하에 비용을 산정해야 합니다.
움직이지 않을 때, 어떻게 알아차릴 수 있는 메커니즘이 있을까요? 여기에 답이 있는 상대는 운용 경험이 있습니다.
우리 회사의 업무에 대해 어떻게 확인하시는지 궁금하신가요. 그 정보는 당사 내부 사정에만 해당하며, 해당 정보에 접근하는 방식에 특별한 전략이 있는 사람인지 여부입니다.
세 가지 모두 가격 때문이 아니며, 이 세 가지가 명확하게 드러난 부분은 저희가 파악한 범위 내에서 실패하지 않았다는 점입니다.
그럼에도 불구하고 외주를 권하는 경우
이 정도로 내부 제작물들을 읽을 수 있었을지도 모른다고 생각하여, 반대 의견도 함께 작성해 두겠습니다.
처음 한 권만 외주를 주는 것은 상당히 현명한 판단이라고 생각합니다.
저희도, 돌아갈 수만 있다면 첫 번째는 누군가에게 만들어 달라고 했을지도 모릅니다. 움직이는 실제 물건 하나를 가지고 나서 두 번째는 직접 만드는 것이 합리적입니다.
이 시점에서 중요한 것은 첫 번째 작품을 ‘완성품’이 아닌 시안으로 취급하는 것입니다. 따라서 내용이 읽을 수 있는 형태로 전달되는지 여부가 여전히 가장 중요해집니다.
1년 뒤에는 인공지능이 아닌, 당신 자신만이 남을 것이다.
마지막으로, 가장 하고 싶은 말을.
AI 사원을 1년 동안 임용하고 남은 것은 AI 자체로서는 아니었습니다. 그들의 일이 언어로 구체화된 상태였습니다.
누가 무엇을 판단하고 있는가. 무엇을 하면 안 되는가. 어디에서 과거에 실패했는가. 이 모든 것을 읽을 수 있는 형태로 가지고 있다. 이는 AI 모델이 바뀌어도, 도구가 바뀌어도 남는 것이다.
실제로 지난 1년 동안 사용한 도구는 여러 번 바뀌었습니다. 매번 이사를 해야 한다고 생각했지만, 쓴 것은 그대로 사용할 수 있었습니다. 그 이유는 바탕이 말이 있었기 때문입니다.
반대로 말하면, 내용이 보이지 않는 형태로 배송된 물품은 도구가 바뀌면 함께 사라집니다. 이것이 외부 아웃소싱을 고려할 때의 마지막 판단 기준이 되는 것 같습니다.
남아 있는 것은 만들어진 물건이 아닌, 적어낸 것들이다.
그러므로 “아웃소싱과 내제화”라는 질문은 본질적으로 “자신들의 손으로 하는 작업을 손에 두는 것인지 아닌지”라는 질문이었습니다. 생산 수단 자체는 얼마든지 뒤늦게 바꿔 대응할 수 있습니다.
오늘 할 수 있는 일
외부 위탁이든 자체 제작이든, 판단을 내리기 전에 오늘 할 수 있는 일이 하나 있습니다.
가장 자동화하고 싶은 업무를 1가지 선택하여 “어떤 일이 어떤 식으로 진행되면 작업을 종료하는지”를 3줄로 작성해 보세요.
쓰기만 하면 내부 제작이든 외부 위탁이든 앞으로 나아갈 수 있습니다. 쓰지 못했다면 그것이 첫 번째 작업이며, 이 작업은 외부 위탁하더라도 귀하의 업무로 남게 됩니다.
AI 직원 도입에서 정말 어려운 점은 AI 자체와는 무관했습니다. 그것은 자신의 업무를 명확하게 설명하는 것이었습니다. 이것을 누군가에게 완전히 위임한다고 생각하면 아마도 잘 진행되지 않을 것입니다.
반대로, 이 부분을 우리가 직접 소유한다면, 제작 방식에 관계없이 외주든 자체 제작이든 모두 괜찮습니다.
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출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 71청크
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