안녕하세요. AI 사원 연구소의 사루입니다. 🐵 뜬금없지만, 메일 아직도 매번 처음부터 직접 쓰고 계신가요? 저는 지금 메일을 거의 직접 쓰지 않습니다. AI 사원에게 초안을 만들게 하고, 저는 검토만 합니다. 메일을 쓰는 일에서 메일을 확인하는 일로. AI를 쓰기 시작한 뒤 바뀐 일 중에서도, 이것은 꽤 큰 변화였습니다.
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메일은 의외로 시간을 많이 잡아먹습니다
메일 한 통이라면 대단한 일은 아닙니다. 하지만 “어떻게 쓸까?” “이 표현, 실례가 되지 않을까?” “조금 더 부드럽게 하는 게 좋을까?” 이런 것을 매번 생각하다 보면 조금씩 시간이 걸립니다. 게다가 메일은 하루에 몇 통씩 옵니다. 그래서 저는 첫 초안을 만드는 일을 AI 사원에게 맡기기로 했습니다.
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🐵 제 일은 ‘쓰기’에서 ‘검토’로
흐름은 매우 간단합니다.
메일이 온다
↓ AI 사원에게 답신을 부탁한다
↓ AI 사원이 초안을 만든다
↓ 제가 검토한다
↓ 발송
이것뿐입니다. 어려운 AI 지식은 필요하지 않습니다.
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🔒 여기서부터 실전편
여기서부터는 제가 실제로 실천하고 있는 방법을 바로 쓸 수 있는 형태로 소개합니다.
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① 실제로, AI 사원에게는 뭐라고 부탁할까?
처음에는 이 정도면 충분합니다.
“이 메일에 답장을 써 주세요. 정중하고 자연스러운 문장으로 해 주세요.”
이렇게 시켜서 한 번 만들어봅니다.
마음에 들지 않으면, “조금 더 짧게 해줘.”라고 하면 됩니다. “조금 더 부드럽게 해줘.”라고 해도 됩니다. 영어라면, “영어로 답장해줘.”라고 해도 됩니다.
처음부터 완벽한 지시를 쓸 필요는 없습니다. AI 사원이 만든 것을 보면서 추가로 부탁하면 됩니다.
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② 복붙해서 쓰는 ‘메일 AI 사원’ 기본 세트
먼저, 이 5가지만 기억해 두면 충분합니다.
평범한 답신
“이 메일에 답장을 써 주세요. 정중하고 자연스러운 문장으로 해 주세요.”
짧게 하고 싶을 때
“내용은 바꾸지 말고, 더 짧게 해 주세요.”
부드럽게 하고 싶을 때
“조금 더 부드럽고 느낌 좋은 문장으로 해 주세요.”
재촉하고 싶을 때
“상대를 탓하지 않도록, 부드럽게 재촉하는 메일을 써 주세요.”
영어로 하고 싶을 때
“이 내용을 자연스럽고 정중한 비즈니스 영어 메일로 해 주세요.”
이것만으로도 상당수의 메일에 대응할 수 있습니다.
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③ ‘나쁜 부탁 방식’과 ‘좋은 부탁 방식’
여기서 의외의 이야기를 하겠습니다.
❌ 나쁜 예
“최고의 비즈니스 메일을 작성하는 프로 카피라이터로서, 최적의 톤과 구성을 사용해서……”
초보자일수록 AI에게는 길고 어려운 지시를 써야 한다고 생각하기 쉽습니다. 저는 그 정도까지는 필요하지 않다고 생각합니다.
⭕ 좋은 예
“이 메일에 답장해줘. OK라고 전해줘. 정중하게 부탁해.”
이 정도면 됩니다. AI가 만든 것을 보고, “조금 딱딱한데. 부드럽게 해줘.”라고 추가하면 됩니다.
AI와의 대화는 한 번으로 끝내는 승부가 아닙니다. 사람 부하에게 일을 부탁할 때와 같습니다.
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④ 단, AI 사원에게 통째로 맡기지는 않습니다
여기는 매우 중요합니다. AI가 메일을 써 줘도 마지막에 발송하는 책임은 사람에게 있습니다. 저는 최소한 다음 사항을 확인합니다.
* 상대방의 이름이 맞는지
* 날짜와 금액이 맞는지
* AI가 함부로 사실을 덧붙이지 않았는지
* 약속해서는 안 되는 것을 약속하지 않았는지
* 문구가 너무 강하거나 실례가 되지 않는지
* 첨부하겠다고 썼다면, 실제로 첨부했는지
즉, 작성은 AI 사원, 확인·판단은 사람입니다. 이 역할은 바꿔서는 안 됩니다.
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⑤ Microsoft 365 Copilot이라면, 더욱 간단
회사에서 Microsoft 365 Copilot을 쓸 수 있는 분이라면, 메일 업무에 특히 잘 맞습니다. Outlook에서 메일 내용을 확인하면서 답장 초안을 만들어 달라고 할 수 있습니다. 저라면, “이 메일에 답장해줘. 수락했다고 전해줘.” 정도부터 시작합니다. 완성된 문장을 보고, “조금 더 짧게.”
메일을 쓰는 시간, 사실은 더 줄일 수 있습니다.
다음에는 AI에게 초안을 만들게 하고, 제가 확인만 하는 업무 방식을 실제 사례를 들어 소개하겠습니다.🐵
원문이 보이지 않습니다. 번역할 내용을 입력해 주시면 자연스럽고 정확한 한국어로 옮겨 드리겠습니다.
출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 2청크
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