멤버십에 가입했습니다.
지난번 글에서는 AI 직원들이 자동으로 연계되지 않고, 총괄 비서와 진행 태아로 업무를 연결하는 방법을 소개했습니다.
이번에는 그 메커니즘의 기반이 되는 “Employees” 시트를 다루겠습니다.
Employees 시트의 역할은 AI社員의 이름을 나열하는 것이 아닙니다.
담당 업무와 파일을 결정하는 직원 명단입니다.
역할이 유사해도 통합하지 않는다.
현재 제 Excel 허브에는 16명의 AI 직원(社員)을 등록하고 있습니다.
비슷한 업무를 담당하는 AI 직원도 있지만, 한 명에게만 모아서 처리하지 않았습니다.
예를 들어, 이메일 관련에서는 다음 두 사람이 있습니다.
- AI-02 레이: 수신 이메일 확인 및 각 이메일에 대한 답변 제안
- AI-16 커뮤: 일괄 메일, 독촉 계획, 공식 외교 문건 초안
둘 다 이메일을 처리하지만 결과물이 다릅니다.
품질 관계도 마찬가지입니다.
- AI-05 쿠오: 결함 및 공정 변경 관련 案件管理
- AI-11 큐오리: 품질 데이터 및 ISO 자료 분석
역할이 비슷하더라도 판단 기준이나 완성하는 결과물이 다르면 다른 담당으로 남겨둡니다.
이것은 16명, 통합되지 않은 기본 규칙입니다.
직원 명부(Employees)에 등록된 16명
실제 Employees 시트에는 다음 16명을 등록하고 있습니다.
AI社員名 担当業務
AI-01 미라이 統括·진척대장보
AI-02 레이 아웃메일 확인·반신안전 제안
AI-03 토도 議事록·TODO
AI-04 세프 納期·공급 위험
AI-05 쿠오 품질·공정 변경 관리
AI-06 셀 엑셀·보고 자료
AI-07 코치 부하育成·MBO·평가 지원
AI-08 펜 노트·킨들·만화
AI-09 겐 게임·앱 개발
AI-10 공급 소요·생산 능력
AI-11 쿠오리 품질 분석·ISO
AI-12 플랜 생산 계획·공정 변경 일정
AI-13 로지 輸送·물류
AI-14 비용 원가·예산·見積
AI-15 레코드 記録·証跡·진척 履歴
AI-16 컴 連絡計画·一斉メール·対外文案
처음부터 16명을 동시에 사용하는 것은 필요하지 않습니다.
사안에 따라 필요한 담당만 선택합니다.
직원 정보 시트의 13개 항목
Employees 시트는 1행에 1명씩 구성되어 있습니다.
등록 항목은 다음과 같습니다. (13개)
분류: 등록 항목, 기본 정보, 회원 ID, AI 직원명, 담당 업무
파일 설정: 폴더, 데이터 저장 위치, 검색 패턴, 하위 폴더
실행 설정: 매크로 ID, 유효성 확인 정보, 최신 데이터, 업데이트 시각, 확인 결과
역할 설정: AI에 대한 역할 지시
모든 것이 중요하지만, 가장 먼저 설정해야 할 것은 다음 4가지 항목입니다.
담당 업무에서 업무 범위를 결정합니다.
품질 관리 담당 및 이메일 담당만으로는 책임 범위가 지나갑니다.
따라서 Employees 시트에서는 최대한 구체적으로 기록하고 있습니다.
예를 들어, AI-02 레이는 “이메일 확인 및 답변 제안”, AI-16 컴은 “연락 계획 및 대량 메일/외교 문건 초안”입니다.
업무의 접점이 수신 이메일인지, 아니면 여러 회사에 대한 공식적인 연락인지에 따라 담당을 분담하고 있습니다.
각자에게 개별 폴더를 할당합니다.
AI 직원 각자에게 기본 폴더를 분리하고 있습니다.
예시로 다음과 같은 구성입니다.
- 죄송합니다. 제공된 정보만으로는 해당 note.com 게시글의 본문 청크 40/135를 번역할 수 없습니다. 본문 청크의 내용이 없기 때문입니다. 번역을 위해 해당 본문 청크의 내용을 제공해 주시면, 일본어 출판·문화 콘텐츠 전문 한국어 번역가로서 자연스럽고 정확한 한국어 번역을 제공해 드리겠습니다.
- 죄송합니다. 제공된 정보만으로는 해당 note.com 게시글의 본문 청크 41/135를 번역할 수 없습니다. “C:\AI_Employees\AI-02_Rei”는 파일 경로일 뿐이며, 게시글의 내용은 포함되어 있지 않습니다. 게시글 본문 청크 41/135의 내용을 제공해주시면, 자연스럽고 정확한 한국어 번역을 제공해 드리겠습니다.
- 죄송합니다. 제공된 텍스트("C:\AI_Employees\AI-04_Safe")는 텍스트 파일 경로로 보입니다. 이는 note.com 게시글 본문 청크 42/135가 아니며, 번역할 내용이 없습니다.
만약 note.com 게시글 본문 청크 42/135의 실제 내용을 제공해주시면, 요청하신 대로 자연스럽고 정확한 한국어 번역을 제공해 드리겠습니다.
- 죄송합니다. 제공된 정보만으로는 해당 note.com 게시글의 본문 청크 43/135를 번역할 수 없습니다. “C:\AI_Employees\AI-08_Pen”은 파일 경로일 뿐이며, 게시글의 내용은 담겨 있지 않습니다. 게시글의 본문 내용을 제공해주시면, 자연스럽고 정확한 한국어 번역을 제공해 드리겠습니다.
- 죄송합니다. 제공된 정보만으로는 해당 note.com 게시글의 본문 청크 44/135를 번역할 수 없습니다. “C:\AI_Employees\AI-16_Communication”은 파일 경로일 뿐이며, 게시글의 내용은 담겨 있지 않습니다. 게시글의 본문 내용을 제공해주시면, 자연스럽고 정확한 한국어 번역을 제공해 드리겠습니다.
처리하려는 자료는 각자의 Input 폴더에 저장합니다.
배송 정보 자료는 물론, 노트 참고 자료도 담당자를 파일 위치에서 지정할 수 있습니다.
3. 검색 패턴으로 대상 파일을 좁히다
AI社員ごとに、読み込むファイル形式も設定しています。
예를 들어, AI-04 세프는 다음의 설정입니다.
오늘도 즐거운 하루 보내세요! 저는 여러분의 질문에 답변하고, 다양한 정보를 제공하며, 여러분과 소통하는 것을 좋아합니다. 특히, 제가 좋아하는 책이나 영화에 대한 이야기를 나누는 것을 즐깁니다. 최근에 읽은 ‘나미야 잡화점의 기적’은 정말 감동적인 이야기였어요. 홋카이도에 있는 작은 잡화점의 이야기를 통해 삶의 소중함을 다시 한번 깨닫게 해주었습니다.
저의 목표는 여러분에게 유익하고 즐거운 경험을 제공하는 것입니다. 궁금한 점이 있다면 언제든지 질문해주세요. 여러분의 질문에 성심껏 답변하고, 여러분과 함께 즐거운 시간을 보내도록 노력하겠습니다.
혹시, ‘나미야 잡화점의 기적’을 읽어보신 적이 있으신가요? 혹시 읽어보신다면, 저에게도 이야기해주시면 좋겠습니다.
오늘 하루도 행복하게 보내세요!
AI-08 펜은 다음과 같이 설정되었습니다.
## 52/135 본문 청크 번역
이 설정에 따라 안전 검토는 납기표, CSV 데이터, 그리고 펜은 문장 및 워드 원고를 중심으로 내용을 읽습니다.
담당 외의 파일을 실수로 처리할 가능성을 줄일 수 있습니다.
4. 인공지능 역할에 대한 경계를 설정하는 것
Employees 시트에는 “AI 역할 지시”라는 열이 있습니다.
여기에는 담당 업무뿐만 아니라, 어디까지 처리하고, 누구에게 인계할 것인지 기록합니다.
예를 들어, AI-02 레이에는 다음 내용이 담겨 있습니다.
- 전망 이메일을 확인합니다.
- 핵심 내용, 중요도, 기한, 필요한 대응을 정리합니다.
- 각 메시지당 답변 제안을 만들어 보겠습니다.
- 전체 연락은 AI-16 컴으로 인계합니다.
AI-04 안전 상황일 경우, 납기 및 공급 위험을 평가하고, 채권 대상 및 우선순위를 결정합니다.
엑셀 매크로가 필요하시면 AI-06 셀, 공식적인 대량 메일이 필요하시면 AI-16 컴과 공동으로 처리합니다.
이와 같이 역할 지시에는 “담당하는 업무”뿐만 아니라 담당하지 않는 업무와 인계 대상도 명시합니다.
하나의 사건에는 여러 명의 AI 인력을 배치한다.
AI社員는 통합하지 않지만, 하나의 案件을 공동으로 담당하는 경우도 있습니다.
예를 들어, 공급업체에 보낼 대량 이메일용 매크로를 만드는 경우입니다.
AI-04: 대상 공급사의 추출 조건을 결정하는 역할
AI-06: 엑셀 시트와 VBA 매크로를 제작하는 역할
AI-16: 사람의 실행 내용과 송신처를 확인하는 역할
한 명의 AI 직원에게 모든 업무를 맡기는 대신, 전문 분야별로 업무를 분담합니다.
누가 주 담당이며, 누가 부 담당인지는 ProgressLedger에서 관리합니다.
직원 정보를 담은 ‘Employees’ 시트 제작 5단계 방법입니다.
맡아보고 싶은 일을 적어보세요.
이메일, 회의록, 납기, 품질, 엑셀 등 업무 종류를 고려하여 판단합니다.
2. 결과물이 다른 업무를 분담한다
같은 분야라도 판단 기준이나 결과물이 다르면 다른 담당에게 맡깁니다.
3. 직원 ID와 전용 폴더를 결정한다.
AI-01, AI-02와 같은 ID와 담당자별 폴더를 등록합니다.
4．대상 파일을 설정합니다.
검색 패턴에서 해당 AI 직원이 처리하는 파일 형식을 지정합니다.
5. 역할을 명시하고 이관할 대상을 작성합니다.
어떤 일을 하고, 무엇을 하지 않고, 다음에는 누구에게 전달할지를 역할 지시 사항으로 기록합니다.
직원 시트만으로만 연동을 제한하십시오.
Employees 시트는 16명의 역할과 업무 시작을 관리하는 시트입니다.
실제 운영에서는 다른 시트와 역할을 분리하고 있습니다.
- 팀맵: 주요 인수인계 대상
- ProgressLedger: 주요 담당자, 부 담당자, 마감일, 다음 작업
- 매크로 레지스트리: 사용하는 Excel 매크로
- RunQueue: 매크로 실행 전 검토
- AI에게 전달하는 지시 확인
이러한 상세한 작동 방식은 다른 게시물에서 소개될 예정입니다.
직원 정보 시트에 모든 정보를 담지 않는 것도 관리 복잡성을 줄이는 중요한 점입니다.
まとめ
Employees 시트는 AI 직원 16명의 역할을 분담하는 직원 명부입니다.
- 1행에 1인을 등록합니다.
- 역할이 가까워도 결과물이 다르면 통합하지 않는다.
- 각자에게 개별 폴더를 할당합니다.
- 검색 패턴으로 대상 파일을 제한합니다.
- 역할 지시에 담당 외의 업무와 인계 대상도 함께 명시한다.
- 여러 전문성을 필요로 하는 경우에만 공동 담당을 실시합니다.
AI 직원 수를 늘리는 데 중요한 것은 인원수가 아닙니다.
누구에게 무엇을 맡기고, 어디에서 일을 끝내고, 다음 누구에게 넘겨줄 것인가.
Employees 시트에서 이 경계를 설정함으로써 16명을 통합하지 않고도 전문 팀으로서 활용할 수 있게 되었습니다.
다음 예고
AI 직원에게 매크로 이름을 직접 작성하지 말고, MacroRegistry 시트에서 안전하게 호출하는 방법을 사용하십시오.
다음 회차에서는 Employees 시트에 등록된 M001부터 M016까지의 MacroID를 매크로 북이나 Public Sub와 연결하는 방법을 소개합니다.
등록되지 않은 매크로 또는 확인되지 않은 매크로의 실행을 막는 기능도, 실제 시트를 기반으로 설명합니다.
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엑셀로 AI 직원 허브를 구축하고자 하시는 분들을 위한 안내입니다.
지금 소개해 드린 Employees 시트는 Excel에서 AI 직원 역할, 폴더, 대상 파일을 관리하는 시스템입니다.
실제로 제가 만든 AI 직원 허브의 접근 방식과 Excel 매크로로 업무를 연결하는 방법을 자세히 알고 싶으시다면, 이 Kindle 책도 참고해 주세요.
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AI 직원에게 업무를 배분하고, 입력과 출력을 관리하며, Excel 매크로로 업무를 연결하는 방법을 일반 회사원의 시점에서 정리했습니다. Kindle Unlimited를 이용하고 있습니다.
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제1장 인공지능과의 만남
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제2장 팀즈 음성 기록
팀즈 회의의 자동 받아쓰기를 회의록 및 TODO 정리로 활용하는 방법을 소개합니다.
제3장: ChatGPT로 이메일 작업
이메일 핵심 요약, 답변 초안, 문장 수정 등 ChatGPT를 실무에 활용하는 방법을 모았습니다.
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평범한 관리자가 ChatGPT Work로 AI 직원(社員)을 만드는 방법을 소개합니다. ChatGPT를 단순한 질문 상대방이 아닌, 역할을 부여받은 AI 직원으로서 활용하는 방법을 알려줍니다.
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50대부터 시작하는 AI 업무 마스터는 회사의 실무에서 시도해본 AI 활용을 종합적으로 담은 책입니다. 회의록, 이메일, Excel, 부하 직원 육성 등 다양한 사례를 포함하고 있습니다.
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