요코 찬입니다.
지난 글에서는 제가 Codex에 리서치, 기획, 집필, 검토 등을 맡기고, 작은 회사처럼 움직이기 시작한 것을 말씀드렸습니다.
그리고 원활하게 “우리 회사의 업무”를 기억해 주셨습니다.
그러나… 직원들의 역할이 커지면서 또 새로운 의문이 떠올랐다.
모두에게 모든 자료를 읽어달라는 요청인가요?
직원 수가 늘었습니다. 하지만 모든 직원에게 똑같은 설명을 하는 것이 좋을까요?
현재 저희 회사에는 비서, 연구, 기획 편집, 집필, 교정·검토 등의 역할이 있습니다.
회사 방침 또한, 저의 취향도, 글을 쓸 때의 주의사항도, 전달하고 싶은 것이 조금씩 늘어갔습니다.
하지만 잘 생각해보면.
연구 담당에게 제 발음의 미묘한 부분까지 기억하도록 할 필요는 없으며, 집필 담당은 상품의 사용법이나 판매 현황 확인 절차를 처음부터 읽을 필요도 없습니다.
모두에게 관련될 수도 있고, 그 담당만 알아차리는 것으로도 충분할 수 있습니다.
또한, 해당 업무에만 사용되는 지시사항도 있습니다.
이를 한 덩어리에 전부 뭉쳐서 전달하면, 전달하는 사람도, 받는 직원도 이해하기 어려울 것이다.
어느 직원이라도 훌륭하더라도 자료 전달 방식이 어색하면 망설여지죠.
어렵게 일을 배분하는 방식이 필요해 보이는군요. 회사를 만드는 건, 역할을 정하고 끝나는 게 아니었습니다. 😅
회사의 자료를 3개로 나누었습니다.
그러한 결과로, 사내 秘書役인 코덱스와 상의하여 당사의 자료를 다음 3가지로 분류하기로 결정했습니다!
• 회사 공통 규정• 부서별 매뉴얼• 사안별 지시서
모두가 확인하는 “일반 규정”
먼저, 모든 담당자분들께 말씀드리고 싶은 것은 회사 공통 규정에 정리했습니다.
예를 들어
죄송합니다. 제공해주신 정보가 부족합니다. note.com 게시글 본문 청크 22/98의 일본어 텍스트를 제공해주시면, 자연스럽고 정확한 한국어 번역문을 100% 한국어로 출력해 드리겠습니다.
- 이 회사에서 무엇을 목표로 하고 있는가
- 어떤 독자들을 대상으로 소식을 전할 것인지
- 모든 사람이 지켜야 할 금지 사항
- 마지막 결정은 사장인 제가 내는 것입니다.
(원문이 제공되지 않았으므로, 답변을 드릴 수 없습니다.)
등도.
세부적인 업무 방식보다는 모든 구성원에게 공통적으로 적용되는 “우리 회사는こういう会社입니다”라는 부분.
회사의 목적과 독자가 분명하지 않다면 조사하는 사람도, 기획하는 사람도 같은 방향을 향하지 못합니다.
따라서 여기는 전社員에게 읽어주시기 바랍니다. 즉, 저희 회사의 취업 규칙과 유사한 내용입니다.
업무 처리 방식은 “부서별 매뉴얼”을 참고해 주세요.
다음으로, 각 담당자가만 사용하는 업무 진행 방식을 부서별 매뉴얼로 나누었습니다.
연구 담당자를 위한 매뉴얼에는 무엇을 우선적으로 조사해야 하는지, 후보를 좁히기 위한 조건 등이 포함되어 있습니다.
작성 담당 매뉴얼에는 저의 글의 템포와 어조, 표현 방식이나 취향 등이 담겨 있습니다.
그렇게 해서, 담당하는 업무에 필요한 내용만 담아두었습니다.
기획 편집에는 기획 편집에 대한 통찰력이 있으며, 교정에는 교정의 검토 사항이 있습니다.
모든 부서의 매뉴얼을 모든 사람이 다 읽을 필요는 없습니다. 필요한 사람에게 필요한 설명만 제공하는 것이죠. 생각해 보시면 일반적인 회사에서는 당연한 일 아닌가요?
하지만 AI에게 지시할 때는 “모든 것을 다 전달하지 않으려는” 자세였어요.
누군가가 무엇을 읽는지를 파악하는 것보다 많은 것을 기억하는 것을 목표로 하는 것보다 중요합니다.
분류해 나갈수록, 부탁하는 측으로서 제가 무엇을 누구에게 전달해야 할지 정리하기 쉬워지고 있습니다!
나눌 때마다 이번에 연결되지 않을 것이다.
단지 부서별로 나누는 것만으로는 그것으로 끝나는 것이 아닙니다.
각자 자신의 업무만 처리하고, 다음 담당자에게 필요한 것을 전달하지 않으면, 이번에는 수직적인 분업으로 끝난다는 의미가 됩니다.
실제 회사에서도 영업팀이 업무를 받았지만, 내용과 납기가 제작팀이나 회계팀에 전달되지 않으면 문제가 발생할 수 있습니다.
저희 회사도 마찬가지입니다.
리서치 담당이 조사한 페이지 링크만 기획 담당에게 전달해도 “무엇이 사실인지, 무엇이 아직 확인되지 않았는지”가 파악되지 않으면 그 이후의 기획이 틀어져 버릴 수 있다.
담당자가 다음 부서로 전달할 보고서 형태를 함께 준비하게 되었습니다.
- 담당으로서의 결론입니다.
- 확인된 사실
- 담당자로부터 제안이 전달되었습니다.
- 아직 모르는 것들
- 사장님께 말씀드리고 싶은 일
- 제작물을 보관한 장소
이 정보는 다음 담당자에게 전달됩니다.
부서별 업무는 분담한다. 하지만 부서 간에는 공통 보고 형식을 통해 연결하며, 수직적인 분할과 더불어 수평적인 연계도 중요하다.
이번 한정으로 목적하는 것은 “사안별 지시서”입니다.
세 번째는 사건별 지시서입니다.
이는 이번 기사나 업무에만 사용하는 자료이며, 예를 들어 이 기사에도 별도의 지시서가 있습니다.
물론이지만, 그렇게 딱딱하지도 않고, 대략적으로…
- 이 글을 누구에게 읽어주고 싶은가?
- 읽기 전과 읽은 후로, 어떻게 달라져야 하는지
- 지난 글과 무엇이 다른지
- 이번 주 중심은 무엇입니까?
- 반면에, 이번에는 무엇을 쓰지 않을지
- 읽은 사람에게 다음에 무엇을 해줬으면 하는가
이런 일들이 다뤄지고 있습니다.
그리고 이 글의 목적은 코덱스의 어려운 사용법을 설명하는 것이 아닙니다.
AI 직원에게 업무를 맡길 때, 모든 정보를 한 곳으로 모으는 대신, 모든 직원이 공유하는 곳, 담당별로 나누는 곳, 혹은 이번 업무에만 집중하는 방식으로 분리하는 방식을 활용할 수 있습니다.
그것을 알게 해 드리는 일입니다.
또한, 저희 회사가 앞으로 어떻게 될지 조금이나마 염려해주시면 좋겠습니다.
AI 직원 증원을 늘리는 것보다 업무 위임 시스템이 먼저였다.
처음에는 역할을 분담해서 그렇게만 하면 회사처럼 될 거라고 생각했습니다. 하지만 역할에 이름을 붙여도 그것만으로는 부족했다는 것을 깨달았습니다.
직원들이 아무리 뛰어난 재능을 가지고 있어도,
모두가 알아야 할 일. 그 부서만이 알 수 있는 일. 이번에만 필요한 일.
이것들이 섞이면, 무엇을 우선시해야 할지 알기 어려워집니다.
반대로 자료를 나누어 보면, 직원뿐만 아니라 회장인 저의 머리도 정리됩니다.
이번 글의 목적은 무엇인가. 누구에게 무엇을 맡길 것인가. 그리고 마침내 내가 무엇을 결정해야 하는가.
이제 이전보다 훨씬 더 잘 보이게 되었습니다.
AI 직원 수를 늘리기 전에 제대로 된 업무를 맡길 수 있는 회사로 만드는 것이 우선이다.
현재 저희 회사에는 이 쪽이 먼저였던 것 같습니다.
저희 회사, 아직도 개선 중입니다.
물론, 3등분했기 때문에 이것들이 모두 완료되었다고 보기는 어렵습니다.
그리고 이번에 회사 자료를 정리하면서 또 한 가지 깨달았습니다.
지난 10월 27일, 츠타야 서점의 온라인 플랫폼 note.com에서 10주년 기념 이벤트가 열렸다. 이번 이벤트는 츠타야의 대표 작가이자 ‘나를 자꾸 생각나게 하는 책’ 시리즈의 저자인 사쿠라이 히로유키 씨의 참여로 더욱 주목받았다.
이벤트는 츠타야의 역사와 츠타야를 통해 성장한 독자들의 이야기를 중심으로 진행되었다. 특히 츠타야의 다양한 분야의 책을 읽으며 삶의 긍정적인 변화를 이끌어낸 독자들의 사례가 소개되었다.
사쿠라이 히로유키 씨는 이벤트에 직접 참여하여 자신의 작품 세계와 책에 담긴 철학을 공유하며 독자들과 소통했다. 그는 특히 독자들이 자신의 삶을 되돌아보며 공감하고 새로운 영감을 얻도록 돕는 책의 중요성을 강조했다.
이벤트 후 츠타야는 독자들의 참여를 기념하는 특별판 책자를 발간했다. 이 책자에는 이벤트의 주요 장면과 독자들의 인터뷰, 사쿠라이 히로유키 씨의 추천 도서 목록이 담겨 있다.
츠타야는 앞으로도 독자들과의 소통을 강화하고 다양한 문화 콘텐츠를 제공하며 독자들의 삶을 풍요롭게 하는 데 기여할 것이다. 츠타야의 10주년 기념 이벤트는 이러한 츠타야의 비전을 보여주는 좋은 사례라고 할 수 있다.
저희 회사에는 아직 월별 구체적인 경영 목표가 없었습니다.
저 안에는 “수익을 창출하고 싶고, 글을 읽어주셨으면 하는” 이러한 마음이 있습니다. 그래서 이것을 하고 저를 하고 하는 일상적인 메모 같은 것을 스스로에게 있었습니다.
하지만, 그 숫자를 구체적으로 제시하고 Codex와 공유한 적은 없었습니다.
이번 달에는 무엇을 달성할 것인지, 그 목표를 위해 언제까지 무엇을 하고, 일주일에 따라 어디까지 진전했는지 명확히 해야 합니다.
그 정도로 결정하고, 되돌아볼 수 있는 메커니즘도 필요하다고 생각했어.
그러므로, 앞으로는 코덱스와 매월마다 구체적인 목표를 정하고, 필요한 행동과 마감일을 역산하는 방식으로 진행할 것입니다.
매주 한 번, 사장님과 비서와 함께 숫자와 진행 상황을 확인하고, 매월 말에는 목표 달성 결과에 대해 되돌아보고, 다음 달 목표와 행동 계획을 검토한다.
社員の仕組みを整えて、次は経営目標。社長、まだまだやることがありますね～。
단순히 떠오른 생각만 AI에게 즉시 요청했던 때와 비교하면, 조금씩 업무 흐름이 잡혀오고 있습니다. 직원들에게 일을 맡겨보면서, 회사의 방향을 만드는 방법을 배우고 있습니다(웃음).
이전 글에서는 제가 Codex에게 실제로 어떤 작업을 맡기고 있는지 좀 더 자세히 설명했습니다 👇
이제 이 3가지 시스템으로 일이 정말 더 잘 진행될 수 있을지 확인하며, 잘 풀렸던 부분과 다시 검토하게 만든 부분을 실천하면서 기록해 나갈 것입니다.
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요코 찬이었습니다.
출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 53청크
원문 보기 | 출처: note.com