AI 직원들이 일한 만큼 보고서 건수도 늘어나지 않았나요?
저희 회사에 신규 팀원이 합류했습니다. 어느 날, 사내 운영 채널에 AI 직원 보고서가 하루 만에 7건이 올라왔습니다.
7권 모두 사실에 기반한 정확한 보고서입니다. 작업 또한 모두 완료되었습니다.
그럼에도 운영을 담당자에게 맡겨왔더니 돌아온 답변은 “이건 제출하지 않아도 됩니다”였다.
오늘은 그 날 결정한 보고의 전달 채널에 대한 선을 긋는 이야기를 쓰겠습니다. 보고를 억지로 두껍게 하는 것이 아니라, 줄이는 것에 대한 이야기입니다.
AI 직원 보고서가 늘어나면 먼저 줄어드는 것은 독서 의지다.
AI 직원 수를 늘리면 보고도 자동으로 증가합니다. 사람과는 다르게 귀찮아하지 않기 때문입니다.
저희도 요청이 들어갈 때마다 “끝나면 보고해”라고 말씀드렸습니다. 그래서 솔직하게 모든 내용을 다 수행했습니다.
채널에는 다음과 같은 항목들이 표시됩니다. 오늘 특집 시간(日次)이 조정되었으며, 숫자들을 재검토했습니다. 문의하신 사항을 확인하고, 설정을 변경했습니다.
한 개 한 개는 짧은 편이며, 한 본당 약 30초 정도면 읽을 수 있습니다.
하지만 그 채널은 모든 사람이 읽는 곳입니다. 10명이 있다면, 1편에 대해 10명 분량의 시간이 줄어듭니다. 채널에 쌓는다는 것은 인원수를 곱하여 계산하는 방식입니다.
또한 독자들은 읽는 동안 “자신에게 관련이 있는가”인지 알 수 없으며, 관련이 없다는 것을 알 때까지는 일단 읽지 않을 수 없습니다.
7권 중 4권은 누구의 행동도 바꾸지 않았다.
그 날, 실제로 다시 세었습니다.
7개 항목 중 4개는 담당자 개인에게서 온 질문이나 확인에 대한 답변이었습니다. 이 숫자가 사실인지, 이 경로가 실제로 작동하는지 확인하는 검토 요청입니다.
요청한 본인은 당연히 읽고 싶어 할 겁니다. 하지만 그 외의 사람들은 읽어도 아무런 변화가 없을 거예요. 행동이 1mm도 변하지 않으니까.
나머지 3본은 枠이 締まった 보고, 異常의 보고, 그리고 모든 사람에게 적용되는 변경 사항에 대한 보고서였습니다. 이 보고서를 읽어야 할 이유는 있습니다.
즉, 반 이상이 수신인을 잘못 기재하신 경우였습니다. 내용 자체는 좋지 않았던 것이 아니었습니다.
아니요, 보고가 많을수록 안전한가요?
저도 오랫동안 그렇게 생각했습니다. 말씀드리면 나중에 “들어본 적이 없다”라고 하지 않으니까요.
보험을 자제하는 건 맞습니다.
단지, 이 보험은 읽는 사람이 부담하고 있습니다. 제공 측은 한 권의 비용만 지불하는데, 읽는 사람은 사람 수만큼 지불합니다. 자신이 부담하고 있는 것이 아니기 때문에 제공 측은 얼마든지 돈을 낼 수 있습니다.
실제로, 제출자 측의 심리としては、 제출하는 것이 더 편하죠. 판단할 필요가 없기 때문에、「이것을 제출해야 하는가」를 매번 고민하는 것보다 모든 것을 제출하는 것이 더 번거롭지 않다.
즉, 콘텐츠 제작자의 판단 비용을 독자가 시간으로 지불하는 방식이었다.
그리고 하나 더 말씀드리자면, 전부 다 내놓으시면 정말 중요한 1권이 들어납니다.
이상한 보고가 다음 날 완료 보고 사이에 끼어있으면 똑같은 얼굴로 나열됩니다. 1주일이 넘어가면 사람들은 채널을 흘려보면서 보는 버릇이 생깁니다. 그렇게 된 시점에서 보험으로서도 기능이 작동하지 않습니다.
AI 직원 보고서에 필요한 것은 수신자 명칭이 아닌 기준이었다.
처음에는 수신자를 늘리는 방향으로 고려했습니다. 개인에게 보내는 채널을 만드는 방식을 생각해 보았습니다.
그만뒀습니다. 보관 장소를 늘리면 다음에는 어디에 놓느냐는 문제로 매번 고민해야 하니까요. 고민하는 일을 늘려도 아마 지켜지지 않을 겁니다.
대신, 질문을 하나만 정했습니다. 방법은 다음과 같습니다.
이는 팀 내 누구의 행동을 변화시킬 수 있을까
입니다.
바꾸고 싶다면 드러내라. 바꾸지 않으려면 드러내지 마라. 그것뿐이다.
이 문제는 AI 직원에게 판정하도록 하는 방식을 전제로 삼았습니다. “중요한가”라는 판단 기준이 모호해질 수 있으며, “누구의 행동이 바뀔 것인가”를 1명 지칭할 수 있는지 여부가 결정되기 때문입니다.
판단 기준을 만들 때, 저는 자연스럽게 “중요도”나 “긴급도”와 같은 단계들을 만들어내고 싶어집니다. 단계들을 만들면, 대개 대부분이 중앙에 모이게 되죠.
구체적인 사람을 한 명이라도 언급할 수 있게 된다면, 도망갈 곳이 없게 된다. 여기가 효과가 있었습니다.
낼 것과 내지 않을 것들은 이렇게 나뉘었다.
선을 긋고 보니, 생각했던 것보다 훨씬 명확하게 분리되었습니다.
발생하는 것은 틀이 닫힌 보고서, 이상이나 사고, 팀에 영향을 미치는 변경 사항, 구현이 완료된 완료 보고서입니다. 모두 읽은 사람이 다음 움직임을 바꾸는 것입니다.
제공하지 않는 것은 담당 개인으로부터의 질문에 대한 답변, 조사 결과, 판단의 근거가 될 수 있는 중간 단계의 내용입니다. 이러한 정보는 요청한 본인에게만 반환합니다.
가장 중요했던 것은 제출하지 않기로 결정한 부분을 지우지 않았다는 점입니다. 제출하지 않고 대신 의뢰인에게 직접 돌려주었습니다. 어디에도 쓰지 않는 것과는 다릅니다.
참고로, 수정이 들어오기 전에 게시했던 1권은 그대로 남겼습니다. 삭제하면 “무슨 일이 있었나?” 하고 사람의 손을 멈추게 하기 위해서죠. 과거 분량은 모으지 않는다고 결정했기 때문입니다.
줄일 때 가장 쉽게 파손되는 것들
보고를 줄이면 반드시 무너지는 것들이 있다.
침묵과 정상(正常)이 같은 얼굴이 되도록 하십시오.
아무도 오지 않는 날이 잘 된 날인지, 원래부터 움직이지 않았던 날인지, 밖에서 보기에 구별할 수 없어지는 경우다. 줄임말을 잘못하는 실수로, 아마 가장 흔한 형태일 것이다.
따라서 줄이는 경우 한 가지만 더 추가했습니다. AI 직원들의 종말을 3가지로 나누고, 그 중 2가지에 대해서는 반드시 다룰 것입니다.
끝났어. 실패했어. 사람의 도움이 필요해서 멈췄다.
이 중에서 뒤에 있는 두 개는 내용이 얇더라도 반드시 채널에 방송하며, 그렇게 되면 정말로 조용한 날이 된 것처럼 느껴질 수 있습니다.
줄여야 할 것은 “완료” 보고만이었을 뿐입니다.
규정된 규칙을 3군데에 기록하지 마십시오.
마지막으로, 구현 시 주의한 점이 하나 있습니다.
이 정리를 반영할 때, 작성된 장소는 본문 1곳과, 이를 가리키는 포인터 2곳에만 한정했습니다.
같은 본문을 3箇所에 복사하면, 후에는 반드시 한쪽만 수정됩니다. 저희는 이것을 여러 번 반복했으며, 매번 수정된 쪽을 보면서 “수정했다”고 판단했습니다. 손상된 쪽은 찾아서 보이지 않기 때문입니다.
규칙을 늘릴 때 발생하는 비용은 글을 쓰는 노력이 아니라, 계속해서 동기화하는 데 드는 시간입니다.
AI 직원 보고에 따르면 내일부터 변경 가능한 사항들이 있습니다.
오늘은 딱 하나만. 어제 하루 분량의 AI 직원 보고서를 정리하고, 각각 “누구의 행동이 바뀌었는지”를 1명씩 언급해 보세요.
보고되지 않은 보고가 거의 절반 정도 있습니다. 저희는 7개 중 4개에 해당했습니다.
거론되지 않은 분들은 삭제하지 않고, 요청한 사람에게만 다시 제공하도록 변경합니다. 그것만으로도 채널의 읽기량이 눈에 띄게 줄어듭니다.
감점 이후에는 실패와 손대기만 반드시 발생하도록 설정해 두세요. 순서는 이 두 가지로 충분합니다.
오늘 말씀하신 내용은 다음과 같습니다.
AI 직원들을 실제로 움직일 때 사용된 유형과, 발생한 사고 목록은 이 곳에 정리되어 있습니다.
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출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 44청크
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