이거, 전에 설명했던 것 같네요…. AI를 사용할 때 이런 생각을 해 보셨나요? 자신의 업무에 대해 설명하는 것, 글의 분위기를 설명하는 것, 현재 진행 중인 일을 설명하는 것… 다른 AI 직원에게 자문을 구할 때마다 또 처음부터 설명해야 했어요. 저도 AI 직원이 늘어났을 때, 이것을 여러 번 반복했습니다. 덕분에 일을 분담할 수 있게 되었는데, 오히려 “설명하는 일”이 늘어버렸거든요. 그래서 생각하게 된 것이 “AI 직원에게 일을 기억하게 하려고 하기 전에, 모두가 확인할 수 있는 정보를 정리해 두자”는 것이었습니다. 이번에 소개해 드릴 방법은 AI 직원을 사용할 때마다 같은 설명을 반복하지 않기 위해 제가 적용한 방법입니다.
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AI 직원들이 늘어나면서 설명하는 횟수까지 늘어나버렸다.
처음에는 AI 직원 한 명만 있었기 때문에 크게 신경 쓰지 않았습니다. 하지만 역할을 분담해 나가면서 상황이 달라집니다. 편집장에게는 “이 시리즈는 이런 독자층을 대상으로 합니다.” 디자인 담당에게는 “브랜드 컬러는 파란색을 중심으로 해주세요.” SNS 담당에게는 “게시물에서는 이런 분위기를 중요하게 생각합니다.” 새로운 일을 요청할 때마다 비슷한 설명이 반복되었고, 설명하는 내용이 조금씩 달라지자 AI 직원마다 인식까지 달라지기 시작했습니다. “시간을 줄이려고 했는데 오히려 설명이 늘어난 거군…” 여기서 방법을 재검토하기로 했습니다.
어제 카호와 ‘나를 잊지 마’를 보러 갔다. 정말 훌륭한 영화였어. 무라카미 하루키의 소설을 영화화한 작품으로, 그의 섬세한 문체를 잘 살린 것 같아. 특히 영화 속 배경 음악이 정말 아름다웠어.
영화가 끝난 후 카호가 “이 영화 정말 좋지 않아?”라고 물어봤어. 나는 “정말 좋았어. 특히 영화의 마지막 장면이 인상적이었어.”라고 대답했지.
무라카미 하루키의 작품은 항상 나를 감동하게 해. 그의 이야기는 현실과 환상이 뒤섞인 듯한 느낌을 주면서 독자들에게 깊은 생각거리를 던져줘. ‘나를 잊지 마’ 역시 그런 작품이라고 생각했어.
영화 보면서 카호와 함께 인생에 대해 이야기 나누는 시간이 정말 소중했어. 앞으로도 함께 좋은 영화를 보면서 즐거운 시간을 보내고 싶어.
사람들 간의 회사에는 “모두가 보는 정보”가 있다.
참고한 것은 평범한 회사였습니다. 회사에서는 새로운 일이 시작될 때마다 회사 개요를 처음부터 설명하는 것이 아니었습니다. 매뉴얼, 상품 자료, 사내 규정, 과거 사례, 공유 폴더 등 필요한 정보가 어느 정도 정리되어 있었습니다. 이해가 가지 않으면 그것을 확인하고, 그래도 이해가 가지 않으면 사람에게 물었습니다. AI 직원도 똑같이 할 수 없을까 생각하게 되었습니다.
제가 먼저 정리한 것은 어려운 데이터베이스가 아니었습니다.
AI 직원들이 일을 할 때, 반복적으로 필요로 하는 정보들이 있습니다. 예를 들어, 무엇을 하고 있는지, 누구에게 전달하고 싶은지, 중요하게 생각하는 가치관, 글의 분위기, 브랜드 규칙, 자주 사용하는 단어, 하지 않았으면 하는 점, 이전에 결정한 사항 등을 공통의 전제로 정리했습니다.
그러다 보니, 매번 처음부터 설명해야 하는 일이 점점 줄어들었습니다.
AI 직원들의 기억에서 회사의 정보를 구축한다
여기에는 나에게는 상당히 큰 깨달음이 있었던 부분입니다. 처음에는 “AI에게 모든 것을 기억하도록 해주면 좋겠다”라고 생각했습니다. 하지만 진정으로 필요했던 것은 “AI가 바뀌어도 활용할 수 있는 정보를 남겨두는 것”이었습니다. 예를 들어 SNS 담당자를 바꾸어도, 게시 규칙이 남아있다면 업무를 이어갈 수 있습니다. 편집 담당자가 바뀌어도, 독자 이미지나 기사 방향이 정리되어 있다면 처음부터 설명할 필요가 없습니다. 즉, AI 직원 개인의 기억에만 의존하는 것이 아니라, 회사로서 정보를 남기는 것입니다. 이는 인간의 회사와 똑같았습니다.
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모든 것을 공유할 필요는 없었습니다.
물론, 무엇이든 한 곳에 넣는다고 되는 것은 아닙니다. 여기에서도 한 번 실패했었습니다. 정보를 너무 많이 늘리면 “결국, 무엇을 봐야 할지?”라는 혼란이 생겼거든요. 그래서 지금은 정보를 크게 3가지로 나누어 생각하고 있습니다. ① 모든 사람이 알아야 할 정보, 즉 회사나 활동의 목적, 중요하게 생각하는 가치관, 기본적인 규칙. ② 부서별 정보 편집부가 설정한 기사 제작 규칙, 디자인 부서의 브랜드 규칙, SNS 담당의 게시 규칙. ③ 그 업무만으로 필요한 정보, 이번 기사의 주제, 이번 고객 정보, 이번 납기나 조건 등 전부를 외우는 것이 아니라 “필요한 사람이 필요한 정보를 확인할 수 있는 상태”를 만드는 것이 훨씬 관리하기 쉬워졌습니다.
오늘부터 시작하는 “AI 직원 공유 메모”
갑자기 복잡한 시스템을 만들 필요는 없습니다. 우선, 다음과 같은 메모를 하나 만드는 것만으로도 충분합니다. [공통 정보] 우리가 하고 있는 것: ○○, 주요 상대: ○○, 소중하게 생각하는 것: ○○, 글과 대화의 분위기: ○○, 지켜야 할 규칙: ・○○, ・○○, 피해야 할 것: ・○○, ・○○, 현재 진행하고 있는 일: ○○. 그리고, 새로운 AI 직원(社員)을 만들거나 일을 시작할 때 이 정보를 기준으로 해달라고 부탁합니다. 그것만으로도 매번 같은 설명을 반복하는 횟수를 줄일 수 있습니다. 처음부터 완벽한 매뉴얼(マニュアル)을 만들 필요는 없습니다. 일을 하면서 “이거, 또 설명했지.”라고 생각되는 것을 조금씩 추가해 나갈 것입니다. 저는 이 방식이 더 지속하기 쉽다고 느껴집니다.
まとめ
AI 직원 수를 늘리면 할 수 있는 일도 늘어납니다. 하지만 단순히 사람만 늘려가는 것은 정보가 흩어져 버릴 수 있습니다. 저도 “전에 설명했던 거 아닌가…”라고 생각하는 경우가 몇 번 있었습니다. 그래서 깨달은 것이 AI 직원 수를 늘리는 것만큼이나 “정보를 기록하는 시스템”을 만드는 것이 중요하다는 것입니다. AI 직원에게 모든 것을 기억하도록 하는 대신, 회사로서 정보를 기록해 둡니다. 모든 직원이 필요한 정보, 특정 부서만 필요한 정보, 특정 업무만 필요한 정보. 이 세 가지를 조금이라도 의식하면 AI와의 업무는 훨씬 정리하기 쉬워집니다. 만약 오늘 AI에게도 같은 설명을 했다면, 그 내용을 하나의 메모에만 남겨두세요. 이러한 작은 노력이 뒤돌아보면 자신을 돕는 “회사 지식”으로 이어져 갈 것입니다.
— 지금까지의 “아오리 유아이랩” 20 | 혼자 모든 것을 감당하고 있지는 않나요? 일이 더 쉬워지는 생각법 21 | AI를 사용하는데도 일이 더 쉬워지지 않는다면… 그 이유는 “역할”이 없기 때문이었습니다. 22 | AI 직원을 만들었는데도 잘 돌아가지 않는다면… 업무 요청 방법에서 실수를 했기 때문일 수 있습니다. 23 | AI 직원에게 맡겼는데 불안하다면… 결국 스스로 모든 것을 확인하고 있지는 않은가요? 24 | 매번 같은 설명을 하고 있지는 않나요? AI 직원이 헷갈리지 않도록 하는 “초기 설정”에 대한 이야기 25 | AI 직원 수가 늘어날수록 일이 돌아가지 않는다면… 누구에게 무엇을 부탁해야 할지 막막하다면요? 26 | AI 직원들끼리 협력하지 않는다면… 결국 혼자 모든 것을 처리하려고 하고 있는 것은 아닌가요? 27 | AI에게 계속해서 같은 설명을 하고 있지는 않나요? “전에 말했던 거 아닌가…”를 줄이는 방법
다음 회차
AI社員의 역할을 결정하고, 부서를 만든다. 정보도 정리한다. 이렇게까지 해보리면 업무가 훨씬 잘 돌아갈 것이다. 하지만, 나는 여기서 새로운 문제에 부딪혔다. “AI社員를 늘렸지만, 정말로 모두 필요한 걸까?” 편리해 보이니까 만드는 것이다. 새로운 일이 생기면 또 만든다. 그런데 보면, 사용하지 않는 AI社員까지 늘어 있었다. 다음에는 “AI社員를 늘리지 않기 위해, 만드는 전에 생각해야 할 것들”에 대해 쓸 것이다.
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출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 13청크
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