제 이름은 7입니다. 오랫동안 Windows와 Office를 사용해 왔지만, 몇 년 전에 프리랜서가 되면서 Mac과 Google 툴을 버리지 못했습니다. 최근에는 주로 스프레드시트를 사용하지만, 가끔 Excel을 사용할 때는 “아, 그거네. 어떻게 해야 하지?”라는 생각으로 Excel과 스프레드시트에서 다른 방식으로 작동하는 것에 혼란스러워하는 경우가 있습니다. 그래서 이 시리즈에서는 “같은 작업을 하지만 Excel로는 이렇게, 스프레드시트로는 이렇게”를 정리해 보겠습니다.
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시리즈 제3회는 인쇄 및 PDF 출력을 다룬다.
종이로 배부하는 자료, 클라이언트에게 보내는 PDF… 이 인쇄 관련 업무는 Excel과 스프레드시트로 인해 눈에 띄지 않게는 물론, 상당히 엉뚱하게 작동 방식이 다릅니다.
엑셀에서는 페이지 설정에 여러 기능이 묶여 있었지만, 스프레드시트에서는 “인쇄 설정”으로 거의 모든 설정을 합니다. 이번에는 이러한 출력 차이에 초점을 맞추겠습니다!
페이지 설정 및 인쇄 설정, 모두 다르게
인쇄 범위는 무엇인가요? 용지 크기는 무엇인가요? 여백은 얼마인가요? 페이지 나누기는 어떻게 하나요? 스프레드시트에는 “페이지 레이아웃” 탭에 모여 있던 설정이 보이지 않아 당황하는 사람들이 있을 겁니다. 저 역시 마찬가지입니다.
Excel의 경우: 페이지 레이아웃 탭 또는 페이지 설정
엑셀에서 “페이지 레이아웃” 탭을 열어보면 인쇄와 관련된 설정들이 쭉 나열되어 있습니다.
페이지 설정을 열면 더욱 세부적인 설정을 할 수 있습니다.
Excel 페이지 설정에서는 주로 다음과 같은 설정이 가능했습니다.
- 페이지: 용지 크기 및 용지 방향 설정을 할 수 있습니다.
- 여백: 상하좌우 및 헤더, 푸터의 크기 등을 세밀하게 지정할 수 있습니다.
- 헤더/푸터: 헤더 또는 푸터에 들어갈 내용을 설정할 수 있습니다.
- 시트: 인쇄할 셀 범위나 고정된 머리글 부분을 미리 등록할 수 있습니다. 또한, 枠선의 인쇄 여부 등을 지정할 수 있습니다.
그 외에도 엑셀에서 편리하다고 생각했던 기능은 “페이지 미리보기”입니다. 페이지 구분선이 파란 점선으로 표시되며, 이 선을 직접 드래그하여 “여기서 페이지를 넘기고 싶다”를 자유롭게 조절할 수 있어, 많은 사용자들이 활용하고 있습니다.
스프레드시트의 경우: 인쇄 설정을 참조하세요.
스프레드시트에는 Excel의 “페이지 레이아웃 탭”에 해당하는 기능이 없습니다. 대신 “파일” → “인쇄”(Ctrl/⌘+P)에서 열리는 인쇄 설정 화면에 이러한 기능들이 모아져 있습니다.
이런 설정 항목이 적은 화면에서 페이지 설정을 정말로 할 수 있을지 처음에는 믿기 어려웠지만, 대략적인 설정은 정말 여기서 끝납니다.
인쇄 범위는 인쇄 설정 화면의 “인쇄 대상”에서 “전 시트”, “현재 시트”, “선택 범위”를 선택합니다. Excel처럼 “사전에 범위를 등록해 두는” 개념은 없으며, 인쇄할 때마다 해당 범위를 지정해야 합니다. 특정 범위만 인쇄하고 싶을 때는 먼저 시트 상에서 셀 범위를 선택한 후 인쇄 설정을 열면 원활합니다.
먼저 인쇄할 영역을 선택합니다.
그 후 인쇄 설정 화면을 열고 “인쇄” 드롭다운 메뉴를 변경합니다.
용지 크기 및 페이지 방향은 인쇄 설정 화면 내에 각각 항목이 있으므로, 해당 항목에서 선택합니다.
확대 축소(스케일)는 “가로에 맞추기”, “세로에 맞추기”, “페이지에 맞추기”와 같은 프리셋을 선택하는 형식입니다. 준비된 형태에서 선택하는 방식입니다.
개페이지는 스프레드시트의 ‘개페이지 미리보기’ 기능처럼 드래그하여 자유롭게 조정하면서 편집하는 기능이 없습니다. 인쇄 설정 화면의 여백에서 ‘맞춤 개페이지 설정’ 항목을 통해 인쇄 범위를 드래그하여 설정할 수 있습니다.
또한, 여백의 드롭다운을 “맞춤 숫자”로 설정하면 미리보기를 보면서 미세 조정을 하고, 스케일 또한 원하는 비율로 설정할 수 있습니다.
가능성은 있지만… 엑셀에 익숙하다면 스프레드시트의 인쇄 설정에 익숙해지는 데 약간의 어색함이 있을 수 있습니다. 엑셀은 인쇄 이미지를 가지고 데이터를 만드는 반면, 스프레드시트는 인쇄할 때 결정하는 방식입니다. 어느 것이 좋다는 의미는 아니므로, 이러한 차이점을 인식하는 것이 좋겠습니다.
세세한 열폭 등을 조정하고 싶을 경우에는 파일을 두 화면으로 열어 미세하게 조정하는 방법을 사용할 수도 있습니다.
구글 크롬에서 분할 뷰를 사용하면 인쇄 설정 화면과 스프레드시트 편집 화면을 동시에 배치하며 작업할 수 있어 편리합니다.
분할 뷰를 생성할 때는 탭 이름을 오른쪽 클릭하여 “새로운 분할 뷰에 탭 추가”에서 생성합니다. 이때 Windows라면 Ctrl 키를, Mac이라면 Command (⌘) 키를 누르면서 탭을 2개 선택해두면 바로 분할 뷰가 생성됩니다.
한쪽 면에 인쇄 설정 화면을 열면, 다른 쪽 면에서는 열 너비 등을 변경할 때 실시간으로 인쇄 설정 미리보기에도 반영됩니다.
제목 설정은 어떻게 하나요?
표 맨 위에 제목이 있고, 인쇄 시 어느 페이지에 인쇄되어야 하는지 명확하게 표시되어야 합니다. 제목이 없다면 ‘월, 화, 수…’와 같은 요일이 적힌 달력이 보이는 것과 같습니다. 어렴풋이 알지만 불안해지는 그 묘한 느낌.
Excel의 경우: 인쇄 제목으로 설정
엑셀에서 [페이지 레이아웃] → [인쇄 제목] 메뉴에서 “제목 행”에 제목 행(예: 1행)을 지정하면, 2페이지 이후에도 자동으로 해당 행이 인쇄됩니다.
편집 화면에서 다른 행 또는 열을 고정해 두더라도, 인쇄 전용 설정으로 화면 상의 모습과는 별도로 준비된 것이 핵심입니다. 예를 들어, 편집 화면에서 “첫 번째 행 고정”을 설정해 두면 화면을 스크롤해도 1행이 항상 표시되지만, 인쇄 제목에서 3행까지 설정해 두면 인쇄 시에는 3행이 모든 페이지에서 고정으로 인쇄됩니다.
스프레드시트의 경우 “고정”이 그대로 반영됩니다.
스프레드시트에는 印刷専用의 “헤더 행 반복” 기능이 없습니다. 대신 “보기” → “고정” 옵션을 사용하여 행을 고정하면, 해당 고정 범위가 印刷 시에도 각 페이지의 시작 부분에 그대로 반복됩니다.
즉, “화면 표시를 위한 고정”과 “인쇄 시 헤더 행”이 동일한 기능으로 처리된다는 의미입니다. Excel처럼 인쇄용 설정을 별도로 진행할 필요 없이, “이게 어디에 있는지, 인쇄 제목 설정은 어디에 있는 거지?”라고 찾고도 결국 찾을 수 없었던 점을 기억해야 합니다. 이것이 그仕様임을 알아두는 것이 좋습니다.
헤더와 푸터는 자유롭게 추가될 수 있나요?
페이지 번호와 날짜, 회사명 등을 페이지 상하단에 배치하고 싶습니다. 스프레드시트에서도 헤더와 푸터를 설정할 수 있는지에 대한 질문인데, 스프레드시트에서도 가능합니다.
Excel의 경우: 삽입에서 자유 입력
Excel에서는 “삽입” 탭의 “머리글 및 바닥글” 또는 페이지 설정 화면의 “머리글 및 바닥글”에서 페이지 상단 또는 하단에 자유롭게 텍스트를 입력할 수 있습니다. 페이지 번호나 날짜, 파일명 등을 자동으로 삽입하는 버튼도 제공되어 있으며, 텍스트와 함께 “◯페이지目/全◯ページ”와 같은 표시를 직접 만들 수도 있습니다.
스프레드시트의 경우: 체크박스에서 선택 사항 선택
스프레드시트에서는 PRINT 설정 화면의 “헤더 및 푸터” 항목에서 설정을 합니다. 페이지 번호, 시트 이름, 날짜 등의 항목에 체크 표시된 간단한 구성입니다.
엑셀과 같은 자유로운 텍스트 입력이나 조합은 불가능하지만, 그만큼 “무엇을 어디에 넣을지” 고민하는 경우는 줄어듭니다. 화려한 디자인의 헤더 또는 푸터를 만들고 싶을 때는 다소 아쉬움을 느낄 수도 있습니다.
PDF로 추출하고 싶습니다.
엑셀이나 스프레드시트에서는 페이지 설정이나 인쇄 설정의 습관이 다르기 때문에 익숙해질 때까지 헤매는 것 같을 수 있지만, PDF로 저장하는 방식은 생각보다 비슷할 것 같습니다. 개인적으로는 그렇게 생각합니다.
이름을 지정하여 저장(다운로드) 또는 인쇄 메뉴에서 PDF로 저장하는 방식으로 진행하는 사람이 대부분일 거라고 생각합니다.
하지만 사실 “PDF로 만드는 방식”에 따라 만들어지는 PDF의 내용(데이터)과 파일 크기가 완전히 다를 수 있다는 함정이 있습니다.
Excel의 경우：“이름을 지정하여 저장” vs “인쇄하여 PDF”
엑셀에서 PDF를 만들 때, 크게 두 가지 방법이 있습니다.
- 이름을 지정하여 저장 기능을 사용하고 PDF 형식으로 파일을 저장합니다.
- 인쇄 메뉴에서 PDF를 출력합니다.
겉모습은 같은 PDF 파일처럼 보이지만, 내부 처리 방식은 완전히 다릅니다.
- 이름을 지정하여 저장 기능을 통해 Excel 데이터를 “디지털 텍스트 구조”를 유지하면서 변환하며, 저장 시에는 이메일에 첨부하기 쉬운 가벼운 파일로 설정할 수 있습니다.
PDF로 지정하거나 파일 크기를 줄이는 것은 “名前を付けて保存” 화면에서 수행할 수 있습니다.
- 인쇄물을 PDF로 변환하고, 종이에 인쇄된 데이터를 이미지처럼 모방하여 PDF로 만드는 처리입니다. 고품질의 묘사 데이터를 생성하기 때문에 파일 크기가 커지는 경향이 있습니다.
스프레드시트의 경우：“다운로드”와 “인쇄를 통한 PDF 생성”을 비교합니다.
스프레드시트의 경우에도 기본적인 접근 방식은 전혀 같습니다.
- 파일 → 다운로드 → PDF 문서(.pdf)
- 인쇄 메뉴에서 PDF를 출력합니다.
스프레드시트에서 PDF로 변환하려고 하면, 어떤 옵션을 선택하든 먼저 “인쇄 설정(레이아웃 조정 화면)”이 열립니다. 처음에는 “어느 방향으로 보내든 결과 화면이 같다면 차이가 없겠네?”라고 생각할 수 있지만, 마지막으로 누르는 버튼 바로 앞에서는 분기점이 존재합니다.
- 다운로드 파일을 PDF로 다운로드하는 경로입니다. 데이터 구조를 보존하면서 최적화하여 PDF를 생성하므로 파일 크기가 압도적으로 작아집니다.
파일 → 다운로드 → PDF를 선택하면 인쇄 설정 화면이 열리는데, 지금까지 확인한 인쇄 설정 화면과 다릅니다.
오른쪽 상단의 버튼이 일반적인 인쇄 설정 화면에서는 ‘다음’이지만, 다운로드에서 열린 인쇄 설정 화면에서는 ‘내보내기’로 표시됩니다. 이 버튼을 누르면 PDF 파일을 다운로드할 수 있습니다.
- 인쇄부터 PDF 경로를 선택하고, 인쇄 설정 화면에서 “PDF로 저장”을 선택합니다. “인쇄용 이미지”로 변환 후 PDF로 생성하므로 파일 크기가 커질 수 있습니다.
일반적인 인쇄 설정 화면에서 PDF로 저장하는 경우, 마지막 전송 대상(프린터 등)을 선택할 때 “PDF로 저장”을 선택합니다.
파일 크기를 살펴보면 엑셀 데이터나 스프레드시트 모두 인쇄 후 PDF로 변환한 파일이 더 컸습니다.
인쇄용 용지로 배포할 경우에는 둘 다 괜찮지만, 데이터를 통해 누군가에게 보내거나 공유할 경우에는 “다운로드/이름을 지정하여 저장”이 최적의 선택입니다.
덧붙임: 셀의 선이 인쇄되는 걸 보니!
이전까지 엑셀과 스프레드시트의 인쇄 관련 차이점을 살펴보았지만, 엑셀에 익숙했던 제가 스프레드시트 인쇄에서 놀란 것은 이것뿐이 아닙니다. “스프레드시트에서는 셀의 선까지 인쇄되나?”라며 당황스러운 마음을 느꼈던 것이 저만은 아니었을 텐데 (아마도).
예를 들어, 다음 데이터입니다.
표의 罫선이 인쇄되는 것은 이해합니다. 이해가 안 되는 것은 희미하게 보이는 셀의 罫선(격자선)입니다.
이것은 기본 설정으로는 인쇄되지 않습니다.
이를 인쇄하지 않도록 하려면 인쇄 설정의 하단에 있는 “인쇄 형식”을 열어 “그리드 선 표시”를 해제하면 됩니다.
Excel에서는 기본적으로 枠선을 인쇄하지 않도록 설정되어 있습니다. 따라서 인쇄하고 싶다면 “페이지 설정” → “페이지”의 인쇄 옵션에서 “枠선”에 체크를 하시면 됩니다.
엑셀과 스프레드시트에서는 인쇄 설정의 취향이 다르고, 개인적인 느낌으로는 엑셀이 파일을 만들고 수정하는 측면에서 커스터마이징이 가능한 경우가 많다고 생각합니다. 스프레드시트는 역시 데이터를 보거나 활용하는 데 특화되어 있는 것 같습니다.
운영 방식의 차이로 인해 인쇄 관련 문제들이 다양하게 발생했습니다. 엑셀이나 스프레드시트를 사용하는 분들께 도움이 되기를 바랍니다.
출처: note 원문
번역: Gemma 3(.44) 초벌 + 교정 58청크
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